Podatnicy planujący wyjazd powinni ustanowić pełnomocnika do doręczeń lub wystąpić do skarbówki o przesyłanie pism e-mailem.
Naczelny Sąd Administracyjny wydał orzeczenie, które jest ważne dla osób czasowo wyjeżdżających i nieprzebywających pod swoim dotychczasowym adresem w Polsce, pod który organy podatkowe wysyłają korespondencję. Sąd w wyroku z 27 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 2097/10) uznał, że zawiadomienie organu o czasowym wyjeździe w celach turystycznych lub służbowych za granicę (krótszym niż dwa miesiące) ma jedynie walor informacyjny i nie powoduje żadnych skutków prawnych w zakresie doręczania pism. Ma to szczególne znaczenie, gdy przeciwko danej osobie toczy się postępowanie podatkowe.
W sprawie, którą rozpatrywał sąd, dyrektor urzędu kontroli skarbowej wszczął postępowanie kontrolne wobec małżonków. W kilka miesięcy później złożyli oni do urzędu pismo, że w określonym terminie ich adresem do doręczeń będzie miejscowość w Hiszpanii.
Reklama
W czasie nieobecności małżonków w Polsce dyrektor wydał decyzję określającą zobowiązanie z tytułu sprzedaży nieruchomości i przesłał ją na adres w Polsce. Pisma tego małżonkowie oczywiście nie odebrali i stracili możliwość złożenia odwołania od tej decyzji, którego termin minął, zanim wrócili do Polski. Organ uznał, że nastąpiło tzw. doręczenie zastępcze, ponieważ dwukrotnie awizowana korespondencja nie została przez małżonków odebrana z poczty. Nie uwzględnił też wniosku małżonków o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Według fiskusa nie było do tego podstaw, ponieważ przepisy Ordynacji podatkowej regulują kwestie doręczania pism na terenie Polski. Tym samym wskazanie przez małżonków adresu do doręczeń w Hiszpanii nie ma żadnych skutków prawnych.

Reklama
Małżonkowie złożyli skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie. Sąd uchylił postanowienie organu i orzekł z korzyścią dla małżonków. Według sądu urząd, posiadając wskazany przez strony adres do korespondencji w Hiszpanii, powinien albo przesłać decyzję na ten właśnie adres, albo wstrzymać się do czasu powrotu z zagranicy z doręczeniem decyzji na adres zamieszkania bądź adres miejsca pracy małżonków. To rozstrzygnięcie, od którego izba skarbowa złożyła kasację, NSA uchylił. W czasie pobytu małżonków za granicą wystąpiła tzw. fikcja doręczenia w Polsce, a organy miały prawo przesłać pismo na polski adres.

Fikcja prawna

Zasady doręczania pism przez organy podatkowe określają przepisy Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.). Regułą jest, że pisma doręcza się stronie za pokwitowaniem przez pocztę, pracowników organów podatkowych lub przez inne osoby uprawnione. W pewnych wypadkach jednak pismo może zostać uznane za doręczone skutecznie nawet wówczas, gdy adresat faktycznie nie zapoznał się z jego treścią. W takiej sytuacji ma miejsce tak zwana fikcja doręczenia.
Adwokat Maciej Żukiel przypomina, że jeżeli doręczenie pisma do rąk adresata w miejscu zamieszkania lub pracy albo pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu okaże się niemożliwe, pismo przechowywane będzie przez placówkę pocztową przez okres 14 dni. O tym fakcie adresat zawiadamiany jest dwukrotnie, przy czym powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania bądź też w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Po upływie terminu 14 dni doręczenie jest skuteczne, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
– Dla zakwestionowania doręczenia zastępczego szczególnie istotne jest dokonanie starannego zbadania prawidłowości potwierdzenia odbioru oraz wyjaśnienia okoliczności, które mogły spowodować brak zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej – dodaje Maciej Żukiel.

Zawiadomienie o czasowym wyjeździe za granicę ma jedynie walor informacyjny

Jeśli jednak w działaniach organu i poczty nie zostaną wykazane żadne uchybienia, to podatnik poniesie wszystkie negatywne konsekwencje fikcyjnego doręczenia.



Powołanie pełnomocnika

Karolina Brzozowska, ekspert podatkowy w ECDDP, mówi, że w przypadku częstych wyjazdów podatnika skutecznym sposobem chroniącym przed zastosowaniem fikcji prawnej jest umocowanie pełnomocnika w prowadzonym postępowaniu.
Przepisy nakazują podatnikom ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń, ale tylko jeśli planują co najmniej dwumiesięczny wyjazd zagraniczny. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby postępować tak w trakcie krótszych wyjazdów.
W takiej sytuacji organ podatkowy będzie musiał doręczać pisma nie podatnikowi, lecz pełnomocnikowi.
Według Andrzeja Ossowskiego, adwokata z Kancelarii Adwokackiej A. Ossowski, jest to rozwiązanie lepsze niż ustanowienie tylko tzw. pełnomocnika do doręczeń. Wynika to z faktu, że pełnomocnik do doręczeń, inaczej aniżeli zwykły pełnomocnik, nie może reprezentować podatnika w postępowaniu podatkowym, a jego rola ogranicza się wyłącznie do odbioru przesyłek.
Andrzej Ossowski dodaje, że dobrym rozwiązaniem jest również udzielenie innemu domownikowi pełnomocnictwa pocztowego w trybie rozporządzenia ministra infrastruktury z 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych. Takie pełnomocnictwo będzie upoważniać domownika do odbioru pism na poczcie w sytuacji, gdy nie mógłby ich odebrać sam adresat (np. z powodu pobytu w szpitalu).

Możliwy e-mail

Kilka lat temu do Ordynacji podatkowej wpisany został przepis, że doręczenie może zostać dokonane także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o ile podatnik wyrazi na to zgodę.
W opinii Andrzeja Ossowskiego dziwi fakt, że w dobie daleko idącej cyfryzacji życia codziennego jeszcze nikt nie wpadł na pomysł, aby każdemu obywatelowi przypisać elektroniczną skrzynkę odbiorczą, a wszelkich doręczeń dokonywać nie przez klasyczną pocztę, lecz elektronicznie.
– Póki taki pomysł nie zostanie wdrożony, to w przypadku planowanego dłuższego wyjazdu najlepszym rozwiązaniem jest ustanowienie pełnomocnika – stwierdza Andrzej Ossowski.

Adres do doręczeń

Zarówno dla samego podatnika, jak i jego pełnomocnika istotne jest również rozumienie adresu doręczenia. Zgodnie z Ordynacją podatkową w trakcie postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ o zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego.
NSA we wspomnianym orzeczeniu stwierdził, że potocznie adres rozumiany jest jako miejsce zamieszkania lub pobytu osoby albo oznaczenie miejsca siedziby instytucji, przedsiębiorstwa. Zmiany adresu nie można jednak utożsamiać z czasową nieobecnością w miejscu stałego pobytu, co w konsekwencji oznacza, że nie jest zmianą adresu wyjazd za granicę na czas określony.
Artur Oleś, doradca podatkowy w Tax Leader Szymik Oleś Kancelaria Doradztwa Podatkowego, zgadza się z definicją przyjętą przez sąd. W innym przypadku każde czasowe przebywanie w innym miejscu aniżeli miejsce zamieszkania powodowałoby konieczność informowania organu podatkowego o zmianie adresu.
Jeśli jednak strona wniosła o doręczanie pism w drodze elektronicznej, każdorazowa zmiana adresu e-mail powoduje już, że trzeba powiadomić o tym organ podatkowy.