Urzędnicy skarbowi podpisujący się pod pismami i decyzjami nie przestrzegają tego, czego żądają od podatników. Często ich podpisy są niewyraźne i nieczytelne.
ikona lupy />
Kiedy wymagany jest podpis w sprawach finansowych / DGP

Konsekwencje podatkowe

Sprawa na pierwszy rzut oka wydaje się groteskowa. Nie do śmiechu jest jednak przedsiębiorcom, handlującym np. olejem opałowym, którym organy każą płacić idący w miliony złotych podatek akcyzowy. Tylko dlatego że podpisy nabywców nie są czytelne albo nieczytelny jest podpis księgowej sporządzającej zestawienie oświadczeń, choć jest opatrzony jej pieczątką imienną. Dla celników niewyraźny podpis odręczny to błąd formalny w zestawieniach oświadczeń oraz w dołączanych do nich oświadczeniach.
Organy podatkowe, karząc przedsiębiorców naliczaniem podstawowej stawki akcyzy od oleju opałowego, powołują się na art. 89 ust. 8 i 9 ustawy z 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 108, poz. 626 z późn. zm.). Zgodnie z nim warunkiem uprawniającym sprzedawcę do zastosowania obniżonej stawki akcyzy jest posiadanie stosownego oświadczenia uzyskanego od nabywcy oleju opałowego. Powinno ono zawierać: w przypadku przedsiębiorców nabywających olej opałowy – czytelny podpis składającego oświadczenie, a w przypadku osób fizycznych – datę i miejsce sporządzenia oświadczenia oraz czytelny podpis składającego oświadczenie.

Pełne imię i nazwisko

Zdaniem organów podatkowych za czytelny podpis składającego oświadczenie (osoby sporządzającej zestawienie) można uznać napisany znak graficzny określonej osoby. Powinien on wskazywać tę osobę, a więc przedstawiać nie tylko jej charakter pisma, ale i dane, które ją indywidualizują, np. imię i nazwisko. Dla celników najistotniejsze są dane osobowe podatnika. Jak twierdzą, nie chodzi wcale o dowolną postać pisanego znaku ręcznego (parafa, inicjały), lecz o napisane nazwisko. Dlatego, w przekonaniu urzędów celnych, podpisem jest wyłącznie znak napisany, który w sposób czytelny wskazuje nazwisko osoby podpisującej. Pieczęć imienna może pełnić jedynie funkcję uzupełniającą.
Urzędnicy sami postępują jednak wbrew tym zasadom, których przestrzegania wymagają od podatników. Nasza redakcja jest w posiadaniu pisma, w którym żaden z trzech odręcznych podpisów urzędnika nie jest czytelny. Mało tego. Czytelna nie jest nawet pieczątka imienna osoby składającej podpis.



Stanowisko resortu

Zgodnie z art. 210 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749), decyzja musi zawierać m.in. podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. W Ordynacji podatkowej nie ma jednak definicji podpisu, choć o podpisie mowa jest w wielu jej przepisach.
– Może dlatego organy podatkowe powołują się na definicję podpisu zawartą w kodeksie postępowania cywilnego, którego zastosowanie w podatkach jest mocno wątpliwe – podkreśla Sławomir Sadocha, doradca podatkowy specjalizujący się w postępowaniach podatkowych.
Na przepis art. 210 Ordynacji podatkowej zwraca też uwagę Ministerstwo Finansów, twierdząc, że podpis na decyzji musi być własnoręczny w formie pisemnej lub elektronicznej. Jak powiedziała nam Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy administracji podatkowej w Ministerstwie Finansów, nie jest dopuszczalne stosowanie tzw. facsimile podpisu, czyli odcisku pieczęci z kopią wzoru podpisu. Możliwe jest stosowanie pieczęci imiennych, czyli zawierających imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby upoważnionej do wydania decyzji, ale odcisk tej pieczęci musi zostać uzupełniony własnoręcznym podpisem.
– Decyzja niezawierająca podpisu jest nieważna. Takiego braku w decyzji nie można uzupełnić po doręczeniu jej stronie – podkreśla Wiesława Dróżdż.
Co więcej, według resortu finansów w przepisach nie zostały określone obligatoryjnie wymagane składniki różnego rodzaju pism kierowanych do stron postępowania (niebędących decyzją, postanowieniem, zaświadczeniem lub wezwaniem itp.), powstających w toku tego postępowania. Jednak, jak podkreśla resort finansów, należy pamiętać o konieczności identyfikacji pisma z prowadzoną sprawą (znak sprawy) i organem, który tę sprawę prowadzi, a więc de facto – osobą uprawnioną do wydania rozstrzygnięcia w sprawie.
„W praktyce pisma takie podpisywane są często przez pracowników prowadzących postępowanie, ale musi się to odbywać na mocy udzielonego im upoważnienia. Podpis takiego pracownika musi zachować wszystkie atrybuty podpisu, narzucone w Ordynacji podatkowej, gdyż analogicznie jak decyzja, jest związany z weryfikacją autentyczności takiego pisma” – twierdzi Ministerstwo Finansów.

Ministerstwo Finansów o podpisie

Niezbędne elementy decyzji w sprawach celnych i podatkowych określone zostały w art. 210 § 1ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Jednym z tych elementów jest podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (pkt. 8 ww. przepisu). Osobami upoważnionymi do podpisu decyzji są naczelnik urzędu celnego- jako organ I instancji i dyrektor izby celnej –jako organ II instancji. Ustanowiona jednoosobowa reprezentacja organu podatkowego I i II instancji dla załatwiania spraw indywidualnych może być w formie pisemnej scedowana na pracowników jednostek organizacyjnych tego organu. Normatywne znaczenie „podpisu” w decyzji podatkowej polega na tym, że podpis w decyzji pozwala na identyfikację osoby sprawującej funkcję danego organu podatkowego, która podjęła decyzję co do treści rozstrzygnięcia. Tym samym daje to podatnikom oraz właściwym organom sprawującym kontrolę prawną decyzji podatkowych możliwość weryfikacji autentyczności tego rozstrzygnięcia, a brak podpisu podaje autentyczność w wątpliwość. Składnikami treści podpisu jest imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe tej osoby. Artykuł 210 § 1 Ordynacji podatkowej nie przesądza o trybie (sposobie), w jaki „podpis” w decyzji należy urzeczywistnić. Jednakże podpis na decyzji musi być własnoręczny w formie pisemnej lub elektronicznej. Nie jest dopuszczalne stosowanie tzw. facsimile podpisu, czyli odcisku pieczęci z kopią wzoru podpisu. Możliwe jest stosowanie pieczęci imiennych, czyli zawierających imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby upoważnionej do wydania decyzji, ale odcisk tej pieczęci musi zostać uzupełniony własnoręcznym podpisem. Decyzja niezawierająca podpisu jest nieważna. Takiego braku w decyzji nie można uzupełnić po doręczeniu jej stronie.

Tak więc podpis, wraz ze wszystkimi składnikami tego podpisu (możliwymi do odczytania), stanowi wymóg procesowy ważności decyzji oraz wyraz wiarygodności i znak przyjęcia przez organ podatkowy odpowiedzialności za rozstrzygnięcie. Podpis sprawia także, że podjęta w postępowaniu podatkowym czynność organu uzyskuje walor aktu administracyjnego, z którym przepisy wiążą określone skutki w sferze prawa. Brak podpisu odejmuje jej moc jurysdykcyjną. Decyzja bez podpisu nie jest decyzją wadliwą, ale nie ma bytu w obrocie prawnym jako dokument urzędowy.

Naruszenie art. 210 § 1Ordynacji podatkowej związane jest z różnymi konsekwencjami prawnymi(nieistnienie decyzji w obrocie prawnym albo wadliwość decyzji). Trzeba podkreślić, że każdy przypadek naruszenia przepisów dotyczących podpisu należy rozpatrywać indywidualnie w związku ze sprawą, której dotyczy.

W przypadku kierowania do stron postępowania różnego rodzaju pism (niebędących decyzją, postanowieniem, zaświadczeniem lub wezwaniem itp.)powstających w toku tego postępowania nie zostały określone w przepisach obligatoryjnie wymagane składniki takiego pisma. Jednakże należy pamiętać o konieczności identyfikacji pisma z prowadzoną sprawą (znak sprawy) i organem, który tę sprawę prowadzi, a więc de facto osoby uprawnionej do wydania rozstrzygnięcia w sprawie. W praktyce pisma takie podpisywane są często przez pracowników prowadzących postępowanie, ale musi się to odbywać na mocy udzielonego im upoważnienia. Podpis takiego pracownika musi zachować wszystkie atrybuty podpisu narzucone w Ordynacji podatkowej, gdyż analogicznie jak decyzja, jest związany z weryfikacją autentyczności takiego pisma.