Niektóre wydziały sądów rejestrowych odmawiają przyjęcia rocznych raportów składanych za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości PDI. Odmowy dotyczą również wniosków składanych za pośrednictwem systemu S24.
Problem dotyczy głównie firm, których reprezentanci nie posiadają numeru PESEL, ale również nowych zarządów spółek wybranych na tym samym zgromadzeniu wspólników, na którym było zatwierdzane sprawozdanie finansowe. Do KRS powinien je złożyć „kierownik jednostki”, czyli np. członek zarządu. Musi to być osoba, która jest ujawniona w rejestrze. Na przesłanie zatwierdzonego sprawozdania do KRS jest 15 dni, a mało prawdopodobne, aby w tym czasie nowo wybrany zarząd został ujawniony w rejestrze.
Zamieszanie wiąże się ze zmianą przepisów od 15 marca br. Uniemożliwiły one składanie papierowych sprawozdań finansowych do rejestru przedsiębiorców KRS.
Potwierdziły się zatem obawy, o których pisaliśmy w artykule „Będzie problem ze składaniem sprawozdań finansowych” (DGP nr 56/2018).
Różne systemy
Raporty za 2017 r. firmy musiały przesyłać za pomocą systemu teleinformatycznego. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło w tym celu platformę elektroniczną umożliwiającą darmowe przekazywanie sprawozdań finansowych bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Zgodnie z nowym art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 986) takie zgłoszenie musi być jednak opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze (np. członka zarządu). Niespełnienie tego wymogu uniemożliwia złożenie sprawozdania, co dotyczy głównie spółek, w których zarządach zasiadają sami cudzoziemcy.
Resort sprawiedliwości uspokajał jednak, że jest wyjście z tej sytuacji. Chodziło o skorzystanie z portalu S24, który umożliwia złożenie płatnego wniosku o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych, który kosztuje 140 zł. W takim wypadku sprawozdanie nie trafia bezpośrednio do RDF, lecz wniosek jest rozpatrywany przez referendarza sądowego.
Jest jeszcze inna opcja, czyli portal PDI (Elektroniczny dostęp do sądów rejestrowych), który tym różni się od S24, że można za jego pomocą nie tylko złożyć wniosek o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych, ale również zażądać ujawnienia zmian danego podmiotu, w tym numeru PESEL członka organu. Skorzystanie z PDI pozwala zatem zaoszczędzić na opłacie sądowej.
– Zamiast odrębnie składać wniosek za pośrednictwem S24 (140 zł) oraz wniosek o inną zmianę (np. ujawnienie numeru PESEL – 350 zł), można to zrobić jednocześnie za pośrednictwem portalu PDI – tłumaczy radca prawny Łukasz Drożdżowski.
Odrzucane wnioski
Niektóre sądy rejestrowe nie przyjmują jednak sprawozdań finansowych składanych przez portal PDI.
– Sądy twierdzą, że sprawozdanie nie zostało złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez ministra sprawiedliwości – wyjaśnia Łukasz Drożdżowski.
Zdaniem eksperta takie stanowisko nie ma uzasadnienia. Możliwość korzystania z portalu pdi.ms.gov.pl jest bowiem regulowana rozporządzeniem ministra sprawiedliwości w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dotyczących formy wniosków i dokumentów oraz ich składania drogą elektroniczną do sądów rejestrowych (Dz.U. z 2011 nr 299 poz. 1773). Portal PDI pozostaje więc systemem teleinformatycznym, za pomocą którego można składać wnioski o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS.
– Osoby, które nie mają numeru PESEL, nie muszą więc korzystać wyłącznie z portalu S24. Jest to tym bardziej korzystne, że system PDI ma szerszą funkcjonalność i umożliwia wysyłanie dodatkowych dokumentów – mówi mec. Drożdżowski.
Bez pełnomocnika
Zdarza się też, że sądy rejestrowe kwestionują wysyłanie sprawozdań za pośrednictwem portalu S24 przez pełnomocnika. Z taką sytuacją spotkała się spółka, która złożyła sprawozdanie do wrocławskiego sądu. Zarządzając zwrot wniosku, sąd uznał, że niedopuszczalne jest, aby cyfrowe kopie dokumentów finansowych podpisywał elektronicznie pełnomocnik. Zdaniem sądu do tego jest uprawniona wyłącznie osoba fizyczna, której nr PESEL jest ujawniony w KRS. Zdaniem Łukasza Drożdżowskiego takie rozumowanie jest nielogiczne.
– Skoro członek zarządu nie ma numeru PESEL, to nie może złożyć wniosku o profil zaufany ePUAP i skorzystać z portalu S24. W przypadku braku numeru PESEL także użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydaje się niemożliwe – twierdzi ekspert. Na szczęście tego typu przypadki nie są regułą.
Kolejne zmiany dotyczące rachunkowości
Ministerstwo Finansów opublikowało już wzory struktur logicznych oraz formatów sprawozdań w związku z przepisami, które wejdą w życie 1 października. Od tego momentu nie będzie można już przesyłać do KRS skanów sprawozdania finansowego. Trzeba to będzie zrobić w odpowiednim standardzie danych (XML/XSD). Resort finansów nie opublikował struktur i formatu tylko dla sprawozdań tworzonych zgodnie z MSR. Wyjaśnił, że będzie je trzeba sporządzać w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.
