Pod koniec stycznia Ministerstwo Sprawiedliwości usunęło już błąd w systemie eKRS, który uniemożliwiał składanie sprawozdań finansowych podpisanych profilem zaufanym. Sytuację tę opisywaliśmy jako pierwsi w artykule „Użycie ePUAP wyklucza złożenie sprawozdania” (DGP nr 4/2019). Okazuje się jednak, że to nie koniec kłopotów. Pojawił się problem dotyczący jednego z dwóch sposobów opatrywania dokumentów podpisem kwalifikowanym, który jest umieszczany wewnątrz pliku (np. pdf).

Rodzaje podpisu

Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o., tłumaczy, że podpisem kwalifikowanym technicznie można opatrzyć dokument na dwa sposoby: wewnętrznie albo zewnętrznie.

Jak podpisać dokumenty sprawozdawcze

źródło: DGP

– W pierwszym przypadku, gdy sygnowany jest np. plik pdf, powstaje podpis o nazwie PAdES. O tym, że plik jest podpisany, można dowiedzieć się po jego otwarciu np. z informacji umieszczonej w górnej części dokumentu. W drugim przypadku (podpisu zewnętrznego) tworzy się automatycznie dodatkowy plik XADES z podpisem – wyjaśnia ekspertka.

Podkreśla, że oba sposoby podpisu są zgodne z ustawą o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Sprawozdania elektroniczne

Przepisy tej ustawy zobowiązują do tworzenia od 1 października 2018 r. sprawozdań finansowych elektronicznie, i to w strukturze logicznej (w formacie XML) określonej przez ministra finansów, opublikowanej na stronie internetowej resortu. Muszą być one także podpisane elektronicznie. Do wyboru jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Tak samo sygnuje się sprawozdania zarządu z działalności spółki. Ale już sprawozdanie z badania przeprowadzonego przez biegłego rewidenta można podpisać wyłącznie podpisem kwalifikowanym. Ponieważ nie jest ono tworzone w strukturze logicznej, może przyjąć postać np. pliku pdf.

Wszystkie dokumenty sprawozdawcze muszą być złożone do Krajowego Rejestru Sądowego również elektronicznie. Okazuje się jednak, że system e-KRS nie widzi wszystkich podpisów kwalifikowanych wprowadzonych wewnątrz dokumentów.

Praktyczne problemy

Taką przeszkodę napotkał nasz czytelnik. System KRS nie chciał przyjąć dokumentów, bo sprawozdanie z badania było podpisane przez biegłego rewidenta podpisem wewnętrznym (PAdES). Wyświetlał komunikat, że użytkownik dołączył niepodpisane pliki.

Kłopoty miała też spółka, w której wewnętrznego podpisu kwalifikowanego użyli członkowie zarządu do parafowania sprawozdania z działalności.

– Sprawozdanie z działalności stanowi komplet ze sprawozdaniem finansowym – podkreśla Agnieszka Baklarz.

Przypomina, że niezłożenie wszystkich obligatoryjnych elementów sprawozdawczości ustawowej może skutkować wezwaniem przez KRS do uzupełnienia braków oraz sankcjami (np. karami finansowymi). Dodaje, że sprawozdania zatwierdzonego już przez organy nadzorcze (walne zgromadzenia) nie można korygować (czyli m.in. powtórnie podpisać).

Problem ze składaniem dokumentów sprawozdawczych opatrzonych podpisem wewnętrznym potwierdza Polska Izba Biegłych Rewidentów. Ministerstwo Sprawiedliwości zadeklarowało z kolei, że zajmie się tą sprawą.

Potrzebna współpraca

Praktycznych komplikacji z e-spra wozdaniami jest jednak znacznie więcej. Samorząd biegłych rewidentów wskazuje na przykład, że:

• nie można złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego dokumentów w strukturze logicznej, jeżeli we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego jako numer identyfikacyjny spółka poda NIP, a nie numer w KRS,
• nie można podpisać profilem zaufanym ePUAP sprawozdań finansowych sporządzonych w innym formacie niż XML,
• istnieją rozbieżności pomiędzy wymogami informacyjnymi określonymi w ustawie o rachunkowości a wymogami określonymi w strukturach logicznych.

Dlatego w piątek samorząd biegłych rewidentów wystąpił z pismem do trzech ministerstw: finansów, sprawiedliwości i cyfryzacji z propozycją współpracy. Chodzi na przykład o to, aby stworzyć kanał komunikacji, dzięki któremu audytorzy mogliby szybko przekazywać informacje o pojawiających się problemach dotyczących e-sprawozdań.