Co klienci biur rachunkowych powinni wiedzieć o Krajowym System e-Faktur

• od 1 lutego 2026 r. dotyczy podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników.

Przy czym w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą jednak mogli stosować faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł. Podatnik utraci tę możliwość począwszy od faktury, którą przekroczy wspomnianą wartość.

Uwaga! Do limitu 10 tys. zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

Faktur w KSeF nie muszą wystawiać podatnicy niemający:

• siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy mają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Uwaga! Podatnicy zagraniczni mogą wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie.

Jakie dokumenty będą trafiać do KSeF?

Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, tj. dokumentów w formie elektronicznej w formacie XML wystawionych z oprogramowania według wzoru (formatu), z nadanym numerem KSeF.

W KSeF są wystawiane faktury:

• podstawowe,
• zaliczkowe,
• rozliczające,
• korygujące,
• korygujące fakturę zaliczkową,
• korygujące fakturę rozliczającą,
• uproszczone.

Zgodnie z przepisami przejściowymi do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą stosować:

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF, ale można je wystawiać w KSeF dobrowolnie.

W KSeF nie będzie:

• faktur proforma,
• faktur wewnętrznych,
• dowodów wewnętrznych,
• not uznaniowych,
• not obciążeniowych,
• rachunków w rozumieniu ordynacji podatkowej,
• faktur dokumentujących transakcje rozliczane w ramach:

– procedury OSS nieunijnej,

– procedury importu IOSS,

– procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

Uwaga! 1 lutego 2026 r. zostały uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one już wystawiane (ani w KSeF, ani poza KSeF). Aby poprawić błąd na fakturze trzeba będzie wystawić fakturę korygującą (więcej o tym w artykule „Korekta faktury już od lutego bez noty").

Z kolei zgodnie z rozporządzeniem w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie trzeba wystawiać faktur w KSeF m.in. przy:

• świadczeniu usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczeniu usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczeniu usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT (m.in. usługi ubezpieczeniowe, reasekuracyjne, udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych) udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami,
• dostawach towarów i świadczeniu usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

– nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,

– sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Podatnik może wystawić i przesłać do KSeF fakturę z załącznikiem, jeżeli będzie ona dotyczyć czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Fakturę z załącznikiem można wystawić w KSeF wyłącznie w ramach struktury logicznej FA(3).

Uwaga! Załącznik będzie częścią pliku XML faktury, zatem do KSeF nie będą przesyłane załączniki w postaci osobnych plików (np. w formatach jpg lub pdf).

Podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, musi złożyć do szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Aby korzystać z KSeF, użytkownik nie musi zakładać konta w systemie, natomiast konieczna jest weryfikacja posiadanych uprawnień oraz uwierzytelnienie się w systemie.

Uwierzytelnienie to potwierdzenie tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

Sposób uzyskania dostępu zależy od formy organizacyjnej podmiotu. W przypadku osób fizycznych uwierzytelnienie w systemie może nastąpić przy użyciu:

• podpisu zaufanego, a od 1 kwietnia 2026 r. przy użyciu węzła krajowego (SSO),
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• tokena (metoda dostępna do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Podmioty niebędące osobą fizyczną mogą uwierzytelnić się w systemie przy użyciu:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena (metoda będzie dostępna tylko do końca 2026 r.),
• certyfikatu KSeF.

Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności, aby uwierzytelnić się w KSeF. Uprawnienia do korzystania z KSeF są przypisane do tej osoby automatycznie w KSeF, dlatego są one nazywane uprawnieniami właścicielskimi.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT może korzystać z systemu, uwierzytelniając się np. podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po uwierzytelnieniu się w systemie może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom lub podmiotom. Odbywa się to w sposób elektroniczny.

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (w szczególności spółki) lub podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje) posiadające elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w KSeF kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (która zawiera NIP) taki podatnik może korzystać z uprawnień właścicielskich (przypisanych systemowo, domyślnie do jego NIP), w tym m.in.:

• zarządzać uprawnieniami,
• zarządzać swoimi jednostkami podrzędnymi,
• wystawiać faktury,
• mieć dostęp do faktur.

Jeżeli podatnik niebędący osobą fizyczną nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, to powinien złożyć zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego i wyznaczyć w nim osobę fizyczną, która w jego imieniu będzie korzystała z KSeF.

Zawiadomienie musi zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu w liczbie wymaganej dla skutecznego podejmowania decyzji.

Formularz można złożyć:

• elektronicznie, przez e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia,
• papierowo, w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca siedziby.

Token to wygenerowany przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w systemie (podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną), ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.

Token może być wykorzystywany do przyspieszenia i ułatwienia procesu logowania się do KSeF. Przy czym token może być wygenerowany zarówno dla osoby fizycznej, jak i dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną, ale będzie to miało różny efekt w przypadku działania w systemie. Jeżeli dana osoba fizyczna uwierzytelni się w systemie i wygeneruje token na swoje dane i uprawnienia, tj. na osobę fizyczną, to po uwierzytelnieniu się tym tokenem będzie widoczna w systemie jako konkretna osoba fizyczna. Jeżeli natomiast podmiot niebędący osobą fizyczną uwierzytelni się w systemie pieczęcią kwalifikowaną i wygeneruje token z posiadanymi przez nią uprawnieniami, to każdy działający w systemie po uwierzytelnieniu się tym tokenem będzie widoczny w systemie jako ten podmiot, a nie konkretna osoba fizyczna.

Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu, które jest wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów.

Certyfikaty KSeF są dwojakiego rodzaju:

• typu 1 do uwierzytelniania,
• typu 2 do wystawiania faktur OFFLINE.

Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie można wygenerować jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania.

Do podatnika należy decyzja o sposobie zarządzania certyfikatami w ramach podatnika (czy odbywa się to na jego poziomie, czy poszczególnych osób uprawnionych do działania w KSeF w jego imieniu). Certyfikaty wydane na dane podatnika nie są powiązane z konkretnymi osobami, zatem to on odpowiada za ich przekazywanie pracownikom i posługiwanie się nimi przy pracy w KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalności zarządzania uprawnieniami i wnioskowania o certyfikat są dostępne tylko w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz w zintegrowanych z API KSeF 2.0 programach komercyjnych.

Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury klienta w KSeF i odbierać je z systemu?

Jeśli podatnik współpracuje z biurem rachunkowym, to ma do wyboru kilka możliwości, w szczególności:

1. Podatnik może korzystać z programu zintegrowanego z API KSeF 2.0 i wystawiać faktury w KSeF samodzielnie lub z udziałem swoich pracowników.

Faktury zakupowe są otrzymywane przy użyciu KSeF, a następnie weryfikowane i zatwierdzane merytorycznie pod kątem prawa do odliczenia podatku naliczonego i kosztów w podatku dochodowym przez pracownika firmy. Faktury sprzedażowe i zakupowe są przekazywane w uzgodniony sposób i w określonych terminach do biura rachunkowego celem przygotowania przez nie rozliczeń podatkowych. W tym przypadku biuro rachunkowe nie bierze udziału w wystawianiu faktur w KSeF ani w ich pobieraniu z systemu.

2. Podatnik może korzystać z programu zintegrowanego z API KSeF 2.0 i wystawiać faktury w KSeF samodzielnie lub z udziałem swoich pracowników, a faktury zakupowe otrzymywać przy użyciu KSeF. Podatnik jednak nadaje uprawnienie do dostępu do faktur na rzecz biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe pobiera więc z KSeF faktury sprzedażowe i zakupowe danego podatnika, księguje je oraz przygotowuje rozliczenia podatkowe. Biuro rachunkowe w tym modelu nie bierze udziału w wystawianiu faktur w KSeF, lecz w ich pobieraniu z systemu, przy czym biuro musi otrzymywać od klienta informacje niezbędne do zweryfikowania i zatwierdzenia merytorycznego faktur pod kątem prawa do odliczenia podatku naliczonego i kosztów w podatku dochodowym.

3. Podatnik może nie korzystać z programu zintegrowanego z API KSeF 2.0, natomiast nadaje uprawnienie do wystawiania faktur oraz do dostępu do faktur biuru rachunkowemu.

Biuro rachunkowe z udziałem swoich pracowników wystawia faktury podatnika w KSeF, a także pobiera z systemu faktury sprzedażowe i zakupowe danego podatnika, księguje je oraz przygotowuje rozliczenia podatkowe. Nie zwalnia to osób dokonujących zakupów (podatników, ich pracowników) z obowiązku weryfikacji merytorycznej dokumentów zakupowych.

W jaki sposób wystawia się faktury w KSeF?

Z KSeF można korzystać przy użyciu:

• programów finansowo-księgowych, jeśli są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
• bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

– Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl,

– Aplikacja Mobilna KSeF – dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon,

– e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.

Przewidziane są następujące tryby wystawiania faktur przez podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF:

• online,
• offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT (stosowany np. w razie problemów z internetem),
• offline-niedostępność KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy o VAT (stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF),
• awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy o VAT (wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF),
• awarii całkowitej, o którym mowa w art. 106ng ustawy o VAT (wykorzystywany w przypadku awarii KSeF ogłoszonej w środkach społecznego przekazu).

1. Tryb online

W trybie online faktury są wystawiane w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik xml jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Wyjątek dotyczy udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (w szczególności osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i podmioty zagraniczne, nabywcy bez polskiego NIP), w sposób inny niż przy użyciu KSeF – tutaj za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

2. Tryb offline24

Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24, ponieważ ustawa o VAT nie wprowadza w tym przypadku żadnych ograniczeń. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej, tj. od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesyła tę fakturę do KSeF w celu przydzielenia jej numeru KSeF.

W przypadku trybu offline24 za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (tj. datę wystawienia), wskazaną przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej faktury. Datą otrzymania faktury będzie:

• data przydzielenia numeru KSeF lub
• w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Uwaga! Jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana w polu P_1, to fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1.

Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

W przypadku gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy mający NIP, będzie możliwe wydanie mu potwierdzenia transakcji.

3. Tryb offline-niedostępność KSeF

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF i komunikowanej w oprogramowaniu interfejsowym niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline-niedostępność KSeF. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej,
• przesyła ją do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Daty wystawienia i otrzymania faktury są w tym przypadku ustalane według tych samych zasad co w przypadku trybu offline24.

4. Tryb awaryjny

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Komunikaty o awarii systemu będą publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. W tym trybie podatnik:

• wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej,
• przesyła ją do KSeF nie później niż w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
• udostępnia ją nabywcy w sposób uzgodniony.

Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej faktury.

Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF – w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej). Wyjątek dotyczy faktury wystawionej na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – tutaj datą otrzymania faktury zawsze będzie data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF.

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF powinna być oznaczona dwoma kodami QR.

5. Awaria całkowita

Jeżeli nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym, awaria KSeF będzie ogłaszana w środkach społecznego przekazu (np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie). W trybie awarii całkowitej podatnik:

• wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne,
• nie musi stosować wzoru faktury ustrukturyzowanej,
• nie przesyła jej do KSeF po ustaniu awarii,
• przekazuje ją nabywcy w dowolny sposób np. osobiście lub e-mailem.

W przypadku awarii całkowitej istotna jest rzeczywista data wystawienia faktury wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania faktury jest data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę poza KSeF.

Uwaga! Faktura w postaci papierowej lub faktura elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej jest przekazywana nabywcy z założenia poza KSeF i nie jest opatrywana kodami QR.

Jak można odebrać fakturę wystawioną w KSeF?

Po przesłaniu przez sprzedawcę pliku XML do KSeF, nadaniu numeru KSeF faktury nabywca (Podmiot2), którego identyfikator podatkowy NIP podano w tej fakturze (w polu NIP) otrzyma ją również w tym systemie. Nabywca lub osoba fizyczna bądź podmiot uprawniony przez nabywcę do dostępu do faktur po uwierzytelnieniu się w KSeF uzyska dostęp do wszystkich swoich faktur, w tym faktur zakupowych.

Otrzymane faktury można:

• pobrać (np. w formacie PDF,)
• zapisać na telefonie lub komputerze,
• wydrukować, jeśli są potrzebne np. do rejestracji samochodu, rozliczenia dotacji albo innych spraw administracyjnych czy sądowych.

Uwaga! Pobrane i wydrukowane faktury są automatycznie opatrzone kodem QR oraz numerem KSeF.

Ponadto przed nadaniem numeru KSeF sprzedawca może wydać potwierdzenie transakcji opatrzone kodami QR. Z kolei po przesłaniu faktury do KSeF sprzedawca może także wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej, np. jako wydruk lub plik pdf opatrzony kodem QR z numerem KSeF.

Po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na potwierdzeniu transakcji lub na wizualizacji faktury możliwa jest weryfikacja, czy faktura znajduje się już w KSeF. ©℗