ikona lupy />
Materiały prasowe

Kolejne koncerny publikują komunikaty na temat sposobu dokumentowania sprzedaży, a czasami nawet wskazania dotyczące zakupów po wprowadzeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Niekiedy w tych informacjach prezentowane jest nawet, w jakiej formie dokumenty zakupowe będą przyjmować te podmioty. Takie działania można odczytywać w dwojaki sposób. Z jednej strony jako element kampanii informacyjnej, wsparcie dla resortu finansów w propagowaniu informacji o KSeF, a także działania prewencyjne, mające służyć unikaniu konfliktowych sytuacji. Owszem, tak to można postrzegać. Ale czy na pewno temu to służy? Obawiam się, że istotniejszy może być drugi cel. Mianowicie, w taki sposób firmy o dominującej pozycji na rynku (czy choćby w danej branży) próbują narzucić własne procesy swoim kontrahentom – zarówno klientom, jak i świadczeniodawcom. Co gorsza, nie zawsze – niezależnie od wysokości zaangażowanych budżetów wdrożeniowych – są to mechanizmy w pełni prawidłowe, a także przyjazne dla kontrahentów. Czasami są to wskazania mało precyzyjne, tak naprawdę niedające odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące dokumentowania transakcji.

Jak bowiem rozumieć wyjaśnienie w komunikacie Orlenu: „W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez Spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony”? W istocie to zapis o charakterze otwartym – daje możliwość dowolnego, uznaniowego stosowania go.

Co otrzyma nabywca

Z realizacją procesów zakupowych związane są – i będą po wprowadzeniu obligatoryjnego stosowania KSeF – różne obowiązki. Przy czym nie chodzi tylko o to, jakich dokumentów powinni, czy raczej mogą oczekiwać od sprzedawcy nabywcy, lecz także o dalsze działania związane z weryfikacją dokumentów zakupowych, również faktur ustrukturyzowanych, jakie po transakcjach z ich udziałem wpłyną do firmy.

Zwłaszcza na początku stosowania przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF kluczowe znaczenie ma, by wyjaśnić pracownikom, że w dalszym ciągu mogą otrzymywać (zwłaszcza np. na stacjach paliw) paragony z numerem VAT firmy, a także zwykłe faktury. Jednak może się zdarzyć, że sprzedawca wyda coś, co może nie wyglądać jak faktura, a zawiera mniej lub bardziej szczegółowe informacje na temat transakcji i dokonanej zapłaty. W skrajnych przypadkach może być nawet tak, że sprzedawca nie wyda osobie dokonującej zakupu żadnego potwierdzenia transakcji, ale chyba takie sytuacje będą występowały sporadycznie. Nikt nie może jednak wykluczyć, że nabywca będący podatnikiem VAT spotka się z odmową wydania mu jakiegokolwiek potwierdzenia transakcji, bo sprzedawca wskaże, że ten ma oczekiwać faktury w KSeF. I nic, zupełnie nic – formalnie, z perspektywy VAT – nie będzie mógł nabywca w tej sytuacji uczynić.

Ważne

Chociaż w dalszym ciągu będzie istniał powszechny obowiązek fakturowania sprzedaży pomiędzy podatnikami (z zastrzeżeniem, że sprzedaż zwolniona fakturowana jest obligatoryjnie na żądanie nabywcy), to włączenie do procedury fakturowania KSeF może skutkować tym, że nabywca nie dostanie do ręki i od ręki dokumentu faktury czy jakiejś jej wizualizacji.

Możliwe rozwiązania w sprawie potwierdzenia transakcji

Rzecz jasna, wszyscy liczą na to, że zadziała niewidzialna ręka rynku i w trosce o własny interes, w szczególności wizerunek, sprzedawcy będą się starać, by klient odchodził od kasy zadowolony, można by rzec z kwitkiem potwierdzającym transakcję – jednak nie podlega to żadnym regulacjom podatkowym.

Moim zdaniem najbardziej racjonalne byłoby, aby podatnicy, którzy fakturują w modelu offline24 i dokonują wysyłki faktur do KSeF metodą wsadową, mogli wydawać wszystkim kontrahentom – również w relacji B2B – wizualizacje faktur oznaczone dwoma kodami QR i odpowiednio adnotacjami „offline” i „certyfikat”. Dokument taki nie byłby fakturą stanowiącą źródło do odliczenia VAT – tak przynajmniej do potwierdzenia transakcji odniósł się dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 13 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG. Byłoby to jednak doskonałe potwierdzenie dokonania transakcji, a owe kody QR z odpowiednimi podpisami stanowiłyby jednoznaczne wskazanie dla księgowych: nie odliczaj VAT z tego dokumentu, tylko poszukaj go w KSeF.

Niestety, z sobie tylko znanych powodów przedstawiciele resortu finansów kwestionują możliwość takiego działania, chociaż potwierdzenia transakcji w żaden sposób nie mogą być i nie są normowane w ustawie o VAT. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby sprzedawcy je wystawiali, jedynie w ramach swoistej ostrożności zamieszczając w nich jednoznaczne wskazanie, że nie jest to faktura.

Pomocne wewnętrzne regulacje dotyczące dokumentowania zakupów

Niestety nie można tutaj liczyć na jednolite działanie podatników. Z tego powodu, a także – paradoksalnie – ze względu na ułatwienia przewidziane w przepisach epizodycznych w 2026 r. będą funkcjonowały nie tylko różne rodzaje faktur i dokumentów pełniących ich funkcję, lecz także różne potwierdzenia dokonania transakcji. W efekcie może niepokoić różnorodność okoliczności, w jakich może znaleźć się pracownik dokonujący zakupu – w praktyce najczęściej osoba, która nie zajmuje się podatkami. Z tego właśnie powodu warto go do tego przygotować, uprzedzić.

Ważne

Moim zdaniem racjonalne jest przygotowanie wewnętrznego formularza (elektronicznego czy papierowego), w którym pracownik, nie otrzymawszy żadnego potwierdzenia, będzie mógł niezwłocznie po zakupie odnotować podstawowe informacje na jego temat.

Oczywiście, formularz taki może być przydatny, gdy nabywca co prawda otrzyma jakąś formę potwierdzenia, ale będzie ono zawierało bardzo ogólne informacje, np. przy płatności kartą może to być potwierdzenie transakcji z terminala.

W związku z tym, że sprzedawca nie musi zachowywać paragonu przy fakturowaniu sprzedaży fiskalizowanej w kasie rejestrującej, skuteczną formą potwierdzenia transakcji może się okazać paragon fiskalny, zwłaszcza gdyby do niego kupujący sporządził wewnętrzny formularz.

Paradoksem może się okazać to, że wprowadzenie fakturowania ustrukturyzowanego może, zapewne przejściowo, wymusić dodatkowe działania dokumentacyjne sprzedawcy i/lub nabywcy, a w niektórych przypadkach cofnąć sprzedawcę o dekadę.

Jestem bowiem w stanie wyobrazić sobie sytuację, w której zmęczony dyskusjami z klientami drobny przedsiębiorca, aby uniknąć inwestowania w dodatkowe rozwiązania informatyczne, stosując fakturowanie ustrukturyzowane w bieżącej działalności, powróci do wydawania przy płatnościach gotówkowych do sprzedaży fakturowanej ręcznie wystawianych dowodów KP (kasa przyjęła), być może nawet na zakupionych w tym celu druczkach, uzupełnianych długopisem. Mało prawdopodobne? Może i tak, ale nie niemożliwe.

Zapewne w przyszłości zostaną wypracowane efektywne procedury, podatnicy uwierzą w KSeF i jego skuteczność, co pozwoli na stopniową i skuteczną digitalizację obiegu dokumentów zakupowych, ale nim to nastąpi, czekają nas dość trudne czasy, w których sam KSeF będzie musiał przejść choroby wieku dziecięcego.

Owszem, za jakiś czas nauczymy się korzystać z dobrodziejstwa elementu Podmiot3 z jego rozbudowanymi rolami pozwalającymi na mapowanie i precyzyjne dostarczanie faktur. Jednak jest to melodia przyszłości. Na razie osoby zajmujące się zakupami muszą się przygotować na mniejsze lub większe niedogodności. Nie można przy tym zapominać, że co prawda księgowi zajmują się rozliczeniami podatkowymi, ale pracują na dokumentach i informacjach dostarczonych z innych działów.

Osoby zajmujące się zakupami w dalszym ciągu będą zobligowane do weryfikacji merytorycznej dokumentów zakupowych, sprawdzenia, czy są one słusznie i prawidłowo merytorycznie wystawione, a także czy można je sparować z jakimiś (takimi, jakie udało się uzyskać) potwierdzeniami transakcji.

A przecież nie zmieniły się ogólne zasady fakturowania, co oznacza, że w zwykłym trybie faktura może być wystawiona nawet do 15. dnia następnego miesiąca. Co oznacza, że pracownik podatnika, który dokonał zakupu na początku lutego, płacąc gotówką, może być poproszony o weryfikację faktury dostarczonej przez KSeF nawet 15 marca. Gdyby osoba dokonująca zakupu nie miała żadnego potwierdzenia, nawet wewnętrznego, badanie przeprowadzone po tak długim czasie może się okazać niezwykle trudne. Mogą to być zaś wydatki związane np. z podróżami służbowymi czy inne ponoszone z wykorzystaniem otrzymanych zaliczek lub z własnych środków pracownika. Nie byłoby dobrze, gdyby pracownik miał na słowo ufać sprzedawcy, że ten wystawi fakturę i prześle przez KSeF.

Wnioski

Wdrażając fakturowanie ustrukturyzowane, należy skupiać się nie tylko na dokumentowaniu własnej sprzedaży, lecz także na rozliczaniu zakupów. Okazuje się, że w ramach takiego procesu konieczne jest zmodyfikowanie procedur zakupowych, a nawet procedury dotyczącej podróży służbowej, tak aby pracownik, który ją odbył, mógł skutecznie rozliczyć zaliczkę albo uzyskać zwrot własnych środków, nie pozostając przy tym na łasce bądź niełasce sprzedawcy. Jest to o tyle istotne, że wobec braku aktualnych przepisów powszechnych konieczne jest wpisanie do regulaminu nie tylko, jak należy zachować się na wypadek braku potwierdzenia dokonania zakupów, lecz także wskazać na funkcję i rolę potwierdzeń niebędących fakturami. ©℗