rozwiń ›

Po przeczytaniu najnowszej wersji projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur doradcy mają coraz więcej wątpliwości. – Założenie było chyba takie, że jeżeli np. na stacji benzynowej nie będzie można od razu wysłać faktury do KSeF, bo system okaże się niewydolny, to sprzedawca, żeby szybko obsłużyć kolejnych kupujących, wystawi fakturę offline i wyśle ją do KSeF wieczorem lub następnego dnia – mówi Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB. Jednak śledząc prace nad wdrożeniem obowiązkowego KSeF, ma coraz więcej wątpliwości, czy faktycznie taki jest zamysł resortu finansów.

Jej obawy podzielają inni eksperci. Zwracają uwagę na dwie istotne kwestie: jedna to przepisy projektowanego rozporządzenia, druga to potwierdzenie transakcji, czyli nowy rodzaj dokumentu, o którym nie było wcześniej mowy, a który nagle został „wprowadzony” ministerialnym Podręcznikiem KSeF 2.0. Takie potwierdzenie nie uprawnia do odliczenia VAT naliczonego.

Trzy tryby offline

Wystawienie faktury przy użyciu KSeF to tryb online. Oprócz niego w ustawie o VAT zostały przewidziane trzy tryby offline:

  • tryb offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy,
  • tryb offline, o którym mowa w art. 106nh ustawy,
  • tryb awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy (wykorzystywany w razie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej).

Przepisy te wejdą w życie 1 lutego 2026 r., czyli wtedy gdy obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF obejmie pierwszą grupę podatników – tych największych.

Co oznacza wystawianie faktur offline?

Dwa pierwsze tryby – offline24 i offline – będą do siebie podobne. Podatnik wystawi fakturę poza KSeF, a następnie – nie później niż w następnym dniu roboczym (po dniu wystawienia faktury lub zakończenia niedostępności KSeF) – prześle ją do systemu.

Kiedy zastosuje tryb, o którym mowa w art. 106nh ustawy? Gdy KSeF będzie niedostępny, bo trwają prace serwisowe.

Kiedy tryb offline24?

Tryb offline, o którym mowa w art. 106nh ustawy, ma być stosowany, gdy KSeF będzie niedostępny, bo będą trwały prace serwisowe. Jeśli chodzi o tryb offline24, w Podręczniku KSeF 2.0 (cz. I) Ministerstwo Finansów napisało, że będzie można go stosować „bez ograniczeń” i że został on „wprowadzony szczególnie z myślą o potencjalnych problemach z dostępem do sieci internet, które mogłyby wpłynąć na ciągłość wystawiania faktur w KSeF”.

Na dużą elastyczność wskazuje też art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT: „Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8”. Dlatego – jak tłumaczy Ewelina Chylińska, starszy konsultant w Paczuski Taudul – tryb offline24 nie musi wynikać z awarii u podatnika. O jego zastosowaniu może zdecydować podatnik.

Coraz więcej wątpliwości, czy podatnik sam zdecyduje

Coraz częściej jednak sami eksperci nabierają wątpliwości, czy aby na pewno podatnik będzie miał w tym zakresie swobodę. Niepokój budzi zwłaszcza najnowsza wersja rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W projektowanym par. 9 ust. 2 pkt 1 Ministerstwo Finansów wskazało, w jaki sposób ma być oznaczana faktura wystawiona w trybie offline24 lub w trybie niedostępności KSeF. Ma ona zawierać kod weryfikujący oraz napis „OFFLINE”.

Problem polega na tym, że par. 9 ust. 2 pkt 1 ma dotyczyć tylko faktur udostępnianych nabywcy towarów lub usług, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy. To nietypowi nabywcy – tacy, którzy nie są polskimi podatnikami VAT. Przykładem jest konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) albo podmiot niemający na terytorium Polski siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności.

Polski nabywca B2B

– A co z fakturami wystawionymi offline polskiej firmie będącej podatnikiem VAT? – zastanawia się Patrycja Kubiesa. Ekspertka nie znajduje w projekcie przepisu, który miałby to regulować.

Nie znajduje go również Michał Sosnowski, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Exorigo-UPOS. – Wyjątki określające przekazywanie poza KSeF faktur wystawionych w trybie offline24 i podczas niedostępności KSeF zostały zawężone do konkretnych nabywców, wśród których nie ma polskiego podatnika B2B – potwierdza ekspert.

– Czyżby ministerstwo założyło, że nabywcom, którzy są polskimi podatnikami VAT, nie będzie można przekazać faktury przed jej przesłaniem do KSeF? Czyli że ktoś, kto wystawi fakturę offline, nie powinien jej wydać klientowi, dopóki nie trafi ona do KSeF? – zastanawia się Patrycja Kubiesa.

Zasadą jest KSeF, a nie wystawianie faktur offline

W uzasadnieniu do projektowanego rozporządzenia ministerstwo napisało: „Pozostałe faktury, zgodnie z ogólnymi zasadami, są otrzymywane w KSeF”. To zgodne z art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT, gdzie napisano: „Faktura, o której mowa w ust. 1 (czyli w trybie offline24 – red.), jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

Jak zatem sprzedawca może przekazać polskiemu nabywcy B2B fakturę wystawioną w trybie offline24 lub w czasie niedostępności KSeF? – Teoretycznie przed przesłaniem faktury do KSeF sprzedawca może wystawić potwierdzenie transakcji, ale taki dokument nie pozwala na odliczenie VAT, co wypacza całą ideę trybu offline dla podstawowego rodzaju nabywcy – mówi Michał Sosnowski.

Jakie będą skutki?

Wychodzi na to – dodaje ekspert - że ustawodawca zabrania przekazywania polskiemu podatnikowi B2B faktury poza KSeF wystawionej w trybie offline24 lub podczas niedostępność KSeF, ponieważ ogólną regułą jest przekazywanie takiemu nabywcy faktury przez KSeF (i odbieranie faktury przez nabywcę z KSeF).

W rezultacie – jak zauważa Patrycja Kubiesa – nabywca niebędący polskim podatnikiem VAT otrzyma od ręki fakturę wystawioną w sposób z nim uzgodniony. Z kolei polski podatnik VAT dostanie co najwyżej potwierdzenie transakcji, czyli dokument, który z pewnością fakturą nie będzie, a więc nie będzie uprawniał do odliczenia VAT naliczonego. ©℗

KSeF: problem, którego nie ma, czyli zbędna afera z QR-kodami – czytaj w tygodniku dla prenumeratorów Podatki i Księgowość C1