Wypełniony Podmiot3 w KSeF może być pomocny w rozliczeniach. Księgowi zyskają sporo czasu

Wyjątek dotyczy przypadków, w których podatnik na „TAK” odznaczył w elemencie Podmiot2 pola JST lub GV – o tym pisałem wcześniej w artykule „KSEF: dane o podmiotach trzecich są fakultatywne. Ale jest jeden haczyk” (dodatek Podatki i Księgowość z 15 września 2025 r., DGP nr 178). Jednak element ten wymaga jeszcze wyjaśnień.

Chociaż, jak już wspomniałem, nie jest on wymagany, to w praktyce może okazać się niezwykle przydatny, zwłaszcza dla nabywcy. Warto pochylić się nad tym, chociaż dzisiaj wielu podatnikom zajmowanie się elementem Podmiot3 mogłoby wydawać się stratą czasu, zwłaszcza gdy z całych sił walczą, by terminowo implementować KSeF w podstawowym zakresie. Istotnie, czasu nie jest dużo. Nawet bowiem jeżeli sam obowiązek fakturowania ustrukturyzowanego powstanie u podatnika dopiero od kwietnia 2026 r. – czy wręcz wobec braku w przyszłym roku sankcji podatnik nie uważa się za nadmiernie związanego terminem ustawowym, od którego musi wystawiać faktury przy użyciu KSeF – to już od lutego 2026 r. musi być przygotowany do korzystania z systemu dystrybucji faktur ustrukturyzowanych jako odbiorca. Pamiętać bowiem należy, że to jest kwestia nie tylko zakupów od największych podatników, bo nawet ci najmniejsi mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane już od pierwszych dni lutego 2026 r. Wbrew pozorom nie jest to wcale tak bardzo teoretyczny scenariusz, bo KSeF zapewnia efektywne doręczanie faktur do odbiorców, a także oferuje archiwizację na czas, jaki w przypadku przeciętnego sprzedawcy jest całkowicie wystarczający i zdejmuje z niego konieczność troski o to, czy na pewno odpowiednio zabezpieczył dane dotyczące sprzedaży.

Krok do automatyzacji procesów

Do stosowania elementu fakultatywnego Podmiot3 z pewnością warto się przygotować, zwłaszcza powinni to zrobić niektórzy podatnicy. Dzięki danym, jakie na żądanie (czy może życzenie) nabywcy sprzedawca zamieści w tym elemencie, nabywca będzie mógł zrobić zdecydowany krok w kierunku automatyzacji zapisów księgowych. Rzecz jasna, wdrożenie odpowiednich procesów, które ostatecznie doprowadzą do efektywnego korzystania z tego elementu, wymaga czasu, a ich stosowanie nie jest zależne wyłącznie od nabywcy jako głównego zainteresowanego, jednak warto już dzisiaj zająć się tym zagadnieniem. Chodzi o to, by w przyszłości nie okazało się, że rozbudowa stosowanego przez podatnika systemu informatycznego jest bardzo skomplikowana, czasochłonna, a przez to kosztowna.

Uwaga! Warto już teraz zadać pytania dostawcy oprogramowania, czy jego system ma funkcję mapowania księgowań na podstawie ról przypisanych w elemencie Podmiot3 lub będzie w rozsądnym czasie i za rozsądne środki (a może w cenie) o to rozbudowany. I to koniecznie z uwzględnieniem takich wyznaczników identyfikujących podmiot wewnętrzny w strukturze organizacyjnej nabywcy jak NIP, ewentualnie IDWew, a może nawet informacje wskazane w polu Nazwa (co zdaje się być najmniej prawdopodobne).

Czemu to może służyć? Czy na pewno skórka jest warta wyprawki? W przypadku niektórych podatników z całą pewnością. Jeżeli bowiem system nabywcy pozwoli na mapowanie wewnętrzne danych z faktur zakupowych z wykorzystaniem wskazanych powyżej parametrów i w ramach procesów automatycznych będzie przyporządkowywał je do konkretnych, uprzednio zaprojektowanych przez podatnika obszarów działalności, wówczas może to w zdecydowany sposób przyspieszyć i zautomatyzować proces obsługi zakupu.

Wyobraźmy sobie sytuację, że spółka, która zajmuje się działalnością deweloperską, nada IDWew poszczególnym przedsięwzięciom i w fakturze, która będzie dokumentowała zakupy dla potrzeb takich obszarów działalności, zostanie w elemencie Podmiot3 wskazany numer wewnętrzny z rolą „2”. W takiej sytuacji dokument może trafić elektronicznie bezpośrednio do pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za takie przedsięwzięcie, a po jego pełnej akceptacji i zatwierdzeniu zostanie przedstawiony pracownikowi księgowości jako wstępnie księgowany w ciężar odpowiedniego obszaru działalności.

Biorąc pod uwagę to, że Podmiot3 może mieć aż 100 powtórzeń, przy odpowiednio skonstruowanych mapach powiązań i wystarczająco cierpliwym sprzedawcy (bo przecież to on musi uzupełnić pola elementu Podmiot3 – ale według zasady „klient nasz pan” można spróbować skorzystać z jego przychylności lub wręcz wprowadzić odpowiednie zapisy w umowie – czyli na etapie, gdy sprzedawca, chcąc pozyskać klienta, jest bardziej otwarty na jego oczekiwania), z takich klocków można zbudować całkiem rozbudowany organizm i dokonywać podziału kosztów pomiędzy różne obszary działalności.

Przy czym zastosowanie tego elementu może być szerokie. W ten sam sposób można gromadzić już z poziomu faktury zakupowej np. wydatki, które ponoszone są w związku z prowadzoną inwestycją, i przypisywać je do poszczególnych środków trwałych w budowie. W innym przypadku można tak identyfikować np. koszty związane ze świadczonymi usługami itp. Pomysły można mnożyć, a zastosowań może być bardzo dużo.

Nawet jeżeli to nie jest rozwiązanie na już, z całą pewnością obecnie należy zadbać o to, aby mogło ono w miarę łatwo zostać zrealizowane w przyszłości.

Faktoring

Przedstawiona powyżej propozycja jest tylko jedną z niewielu i jest oparta na roli „2”, czyli odbiorcy. Takich predefiniowanych mamy do dyspozycji 11, a jest jeszcze pole RolaInna, którą można w dowolny sposób zdefiniować, zamieszczając do niej odpowiedni opis w polu OpisRoli.

Nie można zapominać o korzyściach płynących z zastosowania pozostałych ról predefiniowanych. Wystarczy chociażby wskazać na rolę „1”, która oznacza, że wystawca faktury korzysta z faktoringu. Co istotne, tym razem to sam fakturujący jest zainteresowany tym, aby element Podmiot3 został uzupełniony, bo dzięki temu będzie możliwe skuteczne skorzystanie z faktoringu. Informacja o tym, że zapłata powinna być dokonana na rachunek faktora, jest wówczas przekazywana do nabywcy w ramach faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Gdy wystawca faktury nie jest sprzedawcą

Sam wystawca faktury z pewnością zainteresowany będzie wskazaniem swoich danych w elemencie Podmiot3, gdy nie jest on jednocześnie sprzedawcą. Przy czym nie chodzi tutaj o przypadki samofakturowania przez nabywcę, który powinien dokonać odpowiedniego wskazania w elemencie Adnotacje, lecz o sytuację, w której podmiot trzeci niebędący przedstawicielem podatkowym przyjął na siebie ciężar fakturowania i nie czyni tego incognito, ale otwarcie, wskazując, iż to on wystawił fakturę (może to być również biuro rachunkowe, które dało się namówić na fakturowanie na zlecenie klienta). Wówczas należy w elemencie Podmiot3 wskazać rolę „5” wystawca faktury.

Kilku nabywców na fakturze

Zastosowanie roli „4” – dodatkowy nabywca pozwala wskazać w fakturze kilka podmiotów, które są nabywcami, dodatkowo identyfikując ich udziały w zakupie. Dotyczy to nie tylko nabycia towarów, ale też usług, a dla nabywcy bez znaczenia jest to, czy prezentacja jego danych nastąpiła w elemencie Podmiot2 czy Podmiot3, w każdym przypadku przysługują mu prawa nabywcy. Zastosowanie takiej roli pozwolić może na wyeliminowanie niektórych przypadków refakturowania i związanych z tym problemów (na ten temat był materiał w dodatku do DGP Podatki i Księgowość z 15 września 2025 r., „KSEF: dane o podmiotach trzecich są fakultatywne. Ale jest jeden haczyk”).

Przygotowania do KSeF czas zacząć

Jak zatem widać, element Podmiot3 może w przyszłości okazać się bardzo pomocny w rozliczeniach pomiędzy kontrahentami, a czasami nawet w procesowaniu zakupu wewnątrz nabywcy. Nawet jeżeli uważamy, że obecnie jest zbyt wcześnie, by zajmować się tym zagadnieniem, to w rzeczywistości czas goni i warto już dzisiaj poczynić chociaż te minimalne przygotowania, by zagwarantować sobie rozwój w przyszłości poprzez odpowiednie zapisy w umowie z dostawcą oprogramowania, a także z kontrahentami (np. możliwość żądania od wystawcy faktury uzupełnienia elementu Podmiot3 danymi wskazanymi przez nabywcę).