Urząd skarbowy wysłał pierwsze listy w sprawie KSeF

Urząd skarbowy pisze do Polaków w całej Polsce w sprawie KSeF

Tysiące przedsiębiorców w całej Polsce otrzymują listy od lokalnych urzędów skarbowych. W pismach tych fiskus zapowiada nadchodzącą zmianę, która wkrótce stanie się obowiązkowa dla firm wystawiających faktury. Chodzi o Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli nowy, jednolity sposób dokumentowania sprzedaży. O co w nim chodzi?

KSeF zacznie działać już w tym roku

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury. Reforma ma usprawnić obrót gospodarczy, zwiększyć bezpieczeństwo danych oraz uprościć rozliczenia podatkowe. Urząd Skarbowy podkreśla, że choć wdrażanie zmian będzie stopniowe, przygotowania należy rozpocząć już teraz.

Urząd skarbowy przypomina o obowiązku i wskazuje na zalety nowego systemu KSeF

W korespondencji fiskus wskazuje na konkretne korzyści wynikające z korzystania z KSeF. Wśród nich są m.in. brak konieczności drukowania i przechowywania faktur, stały dostęp do dokumentów przez 10 lat, szybsza wymiana danych między kontrahentami oraz skrócony termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.

Urząd skarbowy przypomina, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy

Nowe przepisy będą wprowadzane etapami. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci tym wymogiem od 1 kwietnia 2026 roku.

Przewidziano jednak wyjątki dla najmniejszych firm. Podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł brutto, będą mogli korzystać z dotychczasowych form fakturowania aż do końca 2026 roku. Dla nich obowiązek stosowania KSeF zacznie się dopiero 1 stycznia 2027 roku.

Ważna informacja dla wszystkich przedsiębiorców

Niezależnie od terminu objęcia obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, wszyscy podatnicy muszą być gotowi na ich odbieranie już od lutego 2026 roku. Oznacza to konieczność założenia dostępu do systemu nawet przez tych przedsiębiorców, którzy jeszcze przez pewien czas będą mogli wystawiać faktury w tradycyjnej formie.

Polecamy inne artykuły o KSeF:

1. Faktury offline w KSeF. Oszuści mogą podrobić kody QR»»
2. Kluczowe zmiany w podatkach i księgowości na 2026 r. Co zmieni KSeF?»»
3. Będzie można wnioskować do MF o zwiększenie limitu w KSeF»»
4. Co powinien zrobić indywidualny przedsiębiorca, by wystawiać faktury w KSeF?»»

Jak przygotować się do zmian?

Urząd Skarbowy zachęca, aby nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Kluczowe jest ustalenie, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla danej firmy, sprawdzenie procesów fakturowania, aktualizacja programów księgowych oraz wybór sposobu logowania do systemu. Firmy niebędące osobami fizycznymi, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, muszą dodatkowo złożyć formularz ZAW-FA.

Narzędzia do e-fakturowania

„Z KSeF można korzystać za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) oraz poprzez dowolny program komercyjny zintegrowany z systemem. Decyzja o wyborze właściwego narzędzia należy do Państwa. Powinna ona być podyktowania specyfiką oraz skalą prowadzonej działalności gospodarczej, aby jak najlepiej wpisywała się w Państwa potrzeby biznesowe” – można przeczytać w wiadomości z urzędu skarbowego.