Będzie można wnioskować do MF o zwiększenie limitu w KSeF

T.T.: Co innego, jeśli wynajmujący nieruchomość prywatnie jest jednocześnie przedsiębiorcą i wynajmie nieruchomość firmie, która chce ulokować tam swoich pracowników. W takiej sytuacji nie ma zastosowania zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, faktura musi być wystawiona w KSeF.

A.M.: Do limitu uwzględniamy tylko faktury objęte obowiązkiem wystawienia w KSeF, a więc B2B.

Trzy tryby offline

Przepisy o KSeF określają trzy tryby offline, niektórzy się w tym gubią. Jak najprościej przedstawić różnice między nimi?

K.R.: Pierwszy tryb, offline24, zakłada awarię po stronie wystawcy lub awarię zewnętrznego dostawcy usług hostingowych (w chmurze). To rozwiązanie, które można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem. Gdy takie problemy wystąpią, wówczas fakturę do KSeF należy przesłać nie później niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Nawiasem mówiąc, opracowujemy właśnie krajowe rozwiązanie, które zapewni ciągłość działania na wypadek tego typu zewnętrznych awarii.

Drugi tryb to tryb offline, czyli sytuacja, gdy Ministerstwo Finansów ogłasza niedostępność systemu KSeF. Jest to tryb, który obowiązuje w szczególności podczas zaplanowanych prac serwisowych – wtedy fakturę należy dosłać najpóźniej dzień po zakończeniu tych prac.

Kolejny tryb to tryb awaryjny. Awaria KSeF będzie ogłaszana w oprogramowaniu interfejsowym oraz BIP MF. Fakturę wystawioną w tym trybie dosyła się do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Ostatnia procedura to awaria całkowita, czyli sytuacja kryzysowa. Przedsiębiorca może wówczas wystawić fakturę w dowolnej formie, najpewniej papierowej, i nie ma obowiązku późniejszego przesyłania jej do KSeF. To rozwiązanie na wypadek absolutnego wyłączenia systemu – sytuacji ekstremalnej. I chociaż się jej nie spodziewamy, to ustawodawca musi brać pod uwagę różne scenariusze, niezależnie od prawdopodobieństwa ich wystąpienia, również w kontekście zmieniających się sytuacji geopolitycznych. Dlatego, choć mało prawdopodobny, taki scenariusz również został przewidziany.

K.R.: Nie trzeba będzie się z tego tłumaczyć, o ile firma terminowo dośle fakturę do KSeF, a więc skorzysta z trybu offline24 na zasadach ustawowych.

K.R.: Tak, i jest to wkalkulowane w logikę zbudowanego przez nas systemu. Nie ma w tym nic złego, dopóki firmy korzystają z tego trybu na zasadach określonych w przepisach.

A.M.: Pamiętajmy, że tryb offline24 został dodany w ustawie o VAT oraz w założeniach biznesowych i technicznych KSeF głównie ze względu na potrzebę ustabilizowania – ujednolicenia daty wystawienia faktury w KSeF w przypadkach zakłóceń w działaniu internetu u wystawcy. Przesłanie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24 ma nastąpić najpóźniej następnego dnia roboczego. Podstawowa pozostaje więc zasada, że w relacjach B2B obieg wszystkich faktur powinien być zrealizowany w KSeF, a nie poza KSeF.

A.M.: Nie będą to sytuacje masowe, ale mogą wystąpić. Przedsiębiorca ma obowiązek ująć w JPK_VAT wszystkie zdarzenia gospodarcze z danego okresu rozliczeniowego. Jeśli faktury sprzedaży otrzymają numer KSeF po przesłaniu przez przedsiębiorcę JPK_VAT, to faktycznie będzie potrzebna korekta JPK_VAT. Są to jednak sytuacje wyjątkowe, bo pamiętajmy, że faktury powinny być wystawione zasadniczo do 15. dnia następnego miesiąca po zdarzeniu, JPK_VAT zaś z deklaracją podatnik składa do 25. dnia następnego miesiąca. Nie przewidujemy innych przypadków, które powodowałyby konieczność korekt ewidencji JPK_VAT w związku z tym, że po wysłaniu pliku został nadany numer KSeF faktury, np. wystawionej w okresie awarii.

Limity wysyłki faktur

K.R.: Ten limit opiera się na naszych wewnętrznych analizach dotyczących czasu potrzebnego na ręczne wprowadzenie faktury do systemu.

K.R.: Chciałbym od razu uspokoić, że będzie możliwość wnioskowania do MF o to, aby limit został zwiększony z uwagi na indywidualne potrzeby danego podmiotu.

K.R.: Oczywiście, jest to inna sytuacja, ale pamiętajmy, że w takim przypadku możemy wystawić i przesłać całą paczkę faktur. W tym przypadku limitem będzie, co do zasady, wielkość paczki (50 części po 100 MB). Paczka faktur może więc być obszerna. Szczegóły w tym zakresie znajdują się w dokumentacji technicznej.

Uwierzytelnianie się w KSeF

K.R.: Tokeny są powiązane z uprawnieniami. Jeśli więc nadajemy nowe uprawnienia za pomocą udostępnionego już Modułu Certyfikatów i Uprawnień, to migracja starych tokenów była wykluczona. Był jeszcze jeden problem.

K.R.: Jeśli chodzi o tokeny, to zidentyfikowaliśmy sytuacje, w których nie były one odpowiednio wykorzystywane w KSeF 1.0. Ze względów bezpieczeństwa nie chcieliśmy utrwalać tej praktyki w systemie docelowym.

Podam przykład: otóż token generowany np. przez Krzysztofa Rogowskiego (że posłużę się swoim imieniem i nazwiskiem) był rozdawany księgowym i pracownikom. Wówczas, co do zasady, był wykorzystywany NIP Krzysztofa Rogowskiego, mimo że przez całkiem inną osobę. Nie chcemy utrwalać takich scenariuszy.

K.R.: W tym zakresie skupimy się na odpowiedniej edukacji przedsiębiorców.

K.R.: Biuro rachunkowe powinno generować własny certyfikat dla uwierzytelnienia się w KSeF i to z niego korzystać, a nie z certyfikatów swoich klientów. Taką sytuację można by przecież porównać z przekazaniem osobie obcej karty do bankomatu wraz z PIN. Edukacja związana z bezpieczeństwem to temat, który stale podnosimy w naszej komunikacji. Również w tym zakresie.

K.R.: Przyjrzymy się tym materiałom. Są dwa typy certyfikatu KSeF. Pierwszy służy do uwierzytelniania się w systemie. Drugi – do oznaczenia faktury kodem, który umożliwi potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie offline. Aby otrzymać certyfikat, trzeba się uwierzytelnić w KSeF którąkolwiek z dostępnych metod. Wówczas w systemie będzie można generować certyfikat obu typów. W późniejszym terminie, gdy przedsiębiorca będzie korzystał z oprogramowania komercyjnego, będzie mógł uwierzytelnić się certyfikatem i miesiąc przed utratą jego ważności wygenerować sobie nowy. ©℗