rozwiń ›

Warto nie tylko poznać nowe regulacje, ale także zrozumieć praktyczne aspekty ich wdrożenia. To właśnie one w dużej mierze zadecydują o poprawności rozliczeń, raportowania czy realizacji obowiązków sprawozdawczych.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Bez wątpienia największą zmianą będzie wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej obejmie wszystkich przedsiębiorców, przy czym odbędzie się to w dwóch turach. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 50 mln euro brutto. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców.

Mimo że KSeF wejdzie w życie już niedługo, wielu przedsiębiorców wciąż odkłada przygotowania na ostatnią chwilę. Może to wynikać z faktu, że termin wdrożenia był już kilkukrotnie przesuwany przez stronę rządową. Tym razem jednak wszystko wskazuje na to, że 2026 rok jest datą ostateczną, dlatego dalsza zwłoka może przynieść negatywne konsekwencje.

Otóż warto pamiętać, że KSeF to nie tylko zmiana techniczna dotycząca księgowych. System wpłynie również na codzienną pracę innych osób zaangażowanych w procesy sprzedaży i zakupów, czyli np.: przedstawicieli handlowych, kasjerów czy współpracowników działających w modelu B2B. Każda z tych osób, po uzyskaniu dostępu do KSeF, będzie miała taki sam wgląd do informacji. Dlatego już teraz należy z wyprzedzeniem zaplanować strukturę uprawnień w systemie. Opracowanie wewnętrznej polityki dostępu do KSeF pomoże zminimalizować ryzyko nieuprawnionego wglądu w dane, a jednocześnie zapewni płynność i bezpieczeństwo procesów księgowych oraz sprzedażowych. Kolejnym obszarem, który warto przeanalizować, są umowy z klientami. Czy zawierają one zapisy dotyczące sposobu fakturowania, terminów płatności oraz sposobu dostarczania faktur? Warto już teraz zweryfikować te postanowienia, i w razie potrzeby, dostosować je do nowej rzeczywistości, jaka zacznie obowiązywać wraz z wdrożeniem KSeF.

Sprawne wdrożenie KSeF nie będzie również możliwe bez wsparcia informatycznego. W tym przypadku kluczowe będzie ustalenie:

  • Czy firma skorzysta z komercyjnych czy z bezpłatnych, udostępnionych przez Ministerstwo Finansów narzędzi integrujących się z KSeF?
  • Czy obecny system księgowy umożliwia automatyczne wysyłanie i pobieranie faktur z KSeF?
  • Czy konieczne będzie zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za ich ręczne wprowadzanie i odbieranie z systemu?

Nowe zasady rozliczania faktur korygujących

Kolejną zmianą, wynikającą bezpośrednio z wprowadzenia KSeF, będzie modyfikacja zasad dotyczących obniżenia podstawy opodatkowania na podstawie faktury korygującej, a konkretniej zmiana okresu, w której możliwe jest dokonanie takiego rozliczenia. Wejdzie ona w życie w lutym 2026 r. dla faktur wystawionych w systemie KSeF, jednak będzie obowiązywała tylko faktury wystawione w postaci ustrukturyzowanej.

Dotychczas podatnik mógł dokonać korekty dopiero po uzgodnieniu warunków z nabywcą. Natomiast, po wejściu w życie nowych przepisów, korekta będzie dokonywana w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca w formie ustrukturyzowanej (czyli w KSeF). W przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane, momentem ujęcia korekty będzie otrzymanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

Koniec not korygujących i duplikatów faktur

Warto mieć także na uwadze, że wraz z wejściem w życie KSeF z obiegu zostaną wyeliminowanie noty korygujące oraz duplikaty faktur. Dla wielu księgowych może to stanowić spore wyzwanie, ponieważ dokumenty te funkcjonowały w praktyce księgowej przez wiele lat, a od lutego 2026 r. konieczne będzie przestawienie się na zupełnie nowy sposób działania.

Wyeliminowanie not korygujących oraz duplikatów faktur wynika z podstawowego założenia KSeF, jakim jest pełna standaryzacja i kontrola obiegu faktur. Dotychczas nota korygująca umożliwiała nabywcy samodzielne poprawienie drobnych błędów na otrzymanej fakturze, takich jak literówki czy omyłki w danych adresowych. Wystawienie takiej noty wymagało, co prawda akceptu wystawcy, jednak mógł on zostać wyrażony w dowolnej formie. W nowym systemie będzie to niemożliwe, ponieważ wszelkie korekty i modyfikacje dokumentów może wprowadzać wyłącznie wystawca faktury, a ich zapis odbywa się bezpośrednio w systemie KSeF.

Natomiast, duplikaty faktur były dotychczas niezbędne w przypadku zgubienia lub utraty dokumentu. W systemie KSeF taki problem po prostu nie wystąpi. Faktury nie będą mogły „zniknąć”, ponieważ każda z nich zostanie zapisana w centralnej bazie danych Ministerstwa Finansów. System umożliwi wielokrotne pobieranie, przeglądanie i drukowanie tego samego dokumentu, co eliminuje potrzebę wystawiania duplikatów. Dla przedsiębiorców oznacza to większe bezpieczeństwo i przejrzystość w obiegu dokumentów, a także ograniczenie ryzyka błędów i nadużyć wynikających z utraty lub modyfikacji faktur poza systemem.

Nowe pliki JPK, czyli JPK_KR_PD i JPK_ST_KR

Pracownicy działów księgowych powinni także przygotować się na zmiany związane z większą elektronizacją ksiąg rachunkowych. Otóż, od stycznia 2026 roku obowiązkowe stanie się przygotowanie plików JPK_KR_PD i JPK_ST_KR, czyli elektronicznej formy przekazywania danych z ksiąg rachunkowych. Obowiązek ten dotyczy roku obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2025 r., co oznacza, że firmy z rokiem obrotowym zgodnym z rokiem kalendarzowym będą musiały przesłać pierwsze pliki do 31 marca 2027 r. W tym miejscu należy zaznaczyć, że dopełnienie tego obowiązku będzie wymagało wsparcia informatycznego, aktualizacji systemów, czasami zmian w polityce rachunkowości oraz planach kont.

Ponadto, warto podkreślić, że nadchodzące zmiany to nie tylko kwestia technicznego dostosowania się do nowych wymogów, ale również znaczące konsekwencje dla całego systemu podatkowego. Dotychczas zakres danych przekazywanych organom skarbowym w ramach rocznego rozliczenia CIT był ograniczony. Nowe pliki JPK_CIT obejmą wszystkie operacje księgowe dokonane w ciągu roku, umożliwiając automatyczne porównanie z plikami JPK_VAT oraz fakturami dostępnymi w KSeF. To rozbudowane narzędzie analityczne pozwoli urzędom na dokładną weryfikację transakcji, w tym: faktur, powiązań ze sprawozdaniem finansowym, transakcji z podmiotami powiązanymi (w zestawieniu z TPR-C), nieodpłatnych świadczeń czy amortyzacji.

W praktyce oznacza to, że czynności sprawdzające i kontrole podatkowe zyskają zupełnie nowy wymiar. Otóż, bardzo prawdopodobne będzie to, że urzędy będą przychodzić do przedsiębiorców z gotowym zestawem szczegółowych pytań. Dlatego już teraz warto przeanalizować swoje procesy księgowe, wzmocnić procedury kontrolne i zadbać o należytą staranność w rozliczeniach.

Nowa kwota zwolnienia podmiotowego z VAT

Praktyczne zmiany obejmą również rozliczenia VAT. Zgodnie z ustawą z 24 czerwca 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, podniesiony zostanie limit zwolnienia podmiotowego z VAT. Obecnie ta kwota wynosi 200 tys. zł, natomiast od 2026 r. wzrośnie do 240 tys. zł.

Skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT

Skróci się także podstawowy termin zwrotu VAT - z dotychczasowych 60 dni do 40 dni. To korzystna wiadomość dla przedsiębiorców, ponieważ oznacza szybszy zwrot nadpłaconego VAT, a tym samym poprawę płynności finansowej firm.

Zmiana zasad amortyzacji samochodów

Od 2026 r. zmienią się również zasady amortyzacji samochodów osobowych. Do końca 2025 r. wysokość limitu amortyzacji podatkowej zależy od rodzaju pojazdu i wynosi:

  • dla samochodów spalinowych i hybrydowych wynosi 150 tys. zł,
  • dla pojazdów elektrycznych to 225 tys. zł.

Nadwyżka ponad te kwoty nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu (KUP) w ramach odpisów amortyzacyjnych.

Natomiast, od 1 stycznia 2026 r. limity będą uzależnione od emisji CO2 silnika spalinowego samochodu osobowego:

  • dla samochodów emitujących mniej niż 50 g CO₂/km będzie przysługiwał wyższy limit w wysokości 150 tys. zł,
  • dla pojazdów o emisji równej lub wyższej niż 50 g CO₂/km limit wyniesie 100 tys. zł.

W przypadku samochodów elektrycznych oraz pojazdów napędzanych wodorem limit 225 tys. zł pozostaje bez zmian. Nowe limity będą miały zastosowanie wyłącznie do samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych od 1 stycznia 2026 r.