rozwiń ›

Tak wynikało z wypowiedzi Tomasza Tratkiewicza, dyrektora departamentu VAT w MF, jaka padła w trakcie wywiadu udzielonego DGP na początku grudnia 2025 r. (patrz tutaj).

Opinie w sprawie opublikowanego właśnie projektu objaśnień można przesyłać na adres: sekretariat.pt@mf.gov.pl do 14 stycznia 2026 r.

Obowiązek stosowania KSeF

Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur będą musieli stosować:

  • od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie – oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Kto nie musi stosować KSeF

Faktur przy użyciu KSeF nie będą musieli wystawiać m.in. podatnicy:

  • nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski lub
  • nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, którzy wprawdzie posiadają tu stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Oni będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane, ale nie będą mieli takiego obowiązku (zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o VAT). Będą mogli wystawiać zwykłe faktury elektroniczne lub w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3).

Stałe miejsce prowadzenia działalności

W pierwszej kolejności zatem należy ustalić, czy zagraniczny podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD), zgodnie z art. 11 ust. 2 rozporządzenia Rady (UE) nr 282/2011 z 15 marca 2011 r., i czy uczestniczy ono czynnie w transakcji. W opublikowanym właśnie projekcie objaśnień MF tłumaczy to na przykładzie:

Przykład 1

Spółka A z siedzibą w Korei Południowej zajmuje się dystrybucją towarów, które nabywa w Polsce od producenta (spółki B z siedzibą w Polsce). Spółka A sprzedaje je następnie innym podatnikom (transakcje B2B) na rynku krajowym oraz na rynki innych państw członkowskich UE. Towary w momencie ich dostawy znajdują się na terytorium Polski. Spółka A nie posiada w Polsce magazynu ani nie zatrudnia personelu do obsługi dostawy towarów. Towary są odbierane przez nabywców bezpośrednio z magazynu producenta (spółki B), a obsługą w tym zakresie zajmują się pracownicy spółki B.

Spółka A ma w Polsce biuro, w którym zatrudnia kilka osób odpowiedzialnych za sprawy dotyczące public relations. W tym celu spółka A nabywa od innych podatników i wykorzystuje dla własnych potrzeb szeroko rozumiane usługi reklamowe. Dodatkowo, pracownicy biura w Polsce zbierają, przetwarzają oraz przesyłają do centrali w Korei zamówienia na towary spółki A. Natomiast w przypadku reklamacji towarów polscy kontrahenci kontaktują się z polskim biurem spółki A. Jeżeli dochodzi do takiej sytuacji, pracownicy biura sporządzają odpowiednią dokumentację i przesyłają ją do centrali w Korei Płd.

W takiej sytuacji - jak wyjaśniło MF - spółka A nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, które czynnie uczestniczy w dostawie towarów. Posiada tutaj natomiast stałe miejsce prowadzenia działalności, które umożliwia odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb (tzw. bierne SMPD).

Jednak „samo uczestnictwo w procesie składania zamówień towarów oraz w procesie zgłoszeń reklamacyjnych nie oznacza, że to SMPD czynnie uczestniczy w dostawie towarów” – wyjaśniło MF. W związku z tym spółka A nie będzie musiała stosować KSeF.

Objaśnienia. Przesłanki SMPD

MF podało w projekcie objaśnień przesłanki, które wskazują na istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Powołało się tu na orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE.

Zaplecze personalne i techniczne

Pierwsza z nich to posiadanie zaplecza personalnego i technicznego, czyli: pracowników, maszyn, urządzeń, systemów operacyjnych adekwatnych do profilu prowadzonej działalności. Na zaplecze to może również składać się nieruchomość, gdy jest ona niezbędna do wykonywania danego rodzaju biznesu. Taką nieruchomością może być w szczególności biuro, w którym podejmowane są decyzje w zakresie zwykłego zarządu czy też sporządzane są umowy.

Według resortu, SMPD co do zasady, nie będzie występować, jeżeli podmiot zagraniczny korzysta z usług pracowników innej spółki, a:

  • pracownicy ci nie podlegają instrukcjom ani kontroli tego podmiotu zagranicznego,
  • podmiot zagraniczny nie ma wpływu na organizację ich pracy,
  • pracownicy nie mogą wiążąco zawierać ani negocjować kontraktów handlowych dla tego podmiotu zagranicznego.

Struktura umożliwiająca świadczenie usług

Druga przesłanka to struktura, która umożliwia świadczenie usług. Zaplecze personalne i techniczne powinno bowiem funkcjonować w ramach odpowiedniej struktury, umożliwiającej świadczenie usług. Jeżeli to samo zaplecze personalne i techniczne, które ma zostać udostępnione zagranicznej spółce przez spółkę krajową, stanowi również zaplecze, dzięki któremu spółka krajowa świadczy usługi na rzecz spółki zagranicznej – to samo zaplecze nie może być wykorzystywane jednocześnie do świadczenia i odbioru tych samych usług – wyjaśnił resort finansów.

Stałość działalności

Trzecia przesłanka to wystarczająca stałość. Chodzi o stopień zaangażowania, który pokazuje, że działalność prowadzona w tym miejscu nie jest przemijająca lub okresowa. MF tłumaczy to na przykładzie:

Przykład 2

Spółka A ma siedzibę w innym państwie członkowskim UE, a w Polsce zajmuje się budową biurowca. W tym celu zgromadziła niezbędne zaplecze techniczne w postaci własnych maszyn i urządzeń budowlanych oraz zaplecze personalne, np. zawierając umowę wynajmu ekipy budowlanej od polskiego kontrahenta.

Niezależnie od tego, ile potrwa budowa, należy uznać, że podatnik ten posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. W tym przypadku bowiem posiadanie maszyn i urządzeń budowlanych oraz najem ekipy budowlanej, z dostępem do personelu spełniającego warunek zarządzania nim jak personelem własnym, spełnia kryteria wystarczającej stałości – wyjaśniło MF. Dlatego – według resortu - spółka będzie nieprzerwanie świadczyć usługi budowlane z tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.