W jednostce budżetowej podpisujemy umowy z pracownikami na używanie do celów służbowych samochodów niebędących własnością pracodawcy. Jakich zapisów powinniśmy dokonać w księgach rachunkowych?
W określonych sytuacjach wynikających ze specyfiki jednostki, jak i w zależności od potrzeb, pracodawca może się umówić z pracownikiem, że będzie on używał do celów służbowych samochodu niebędącego własnością pracodawcy. Zwrot kosztów z powyższego tytułu następuje w formie ryczałtu na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Niezbędnymi elementami takiej umowy są określenie rodzaju pojazdu i jego danych (co najmniej numeru rejestracyjnego samochodu i jego pojemności) oraz wysokości przyznanego limitu kilometrów, obszaru wyjazdów, stawki za kilometr. W tym miejscu należy wskazać, że samochód nie musi stanowić własności czy współwłasności pracownika. Samochód ten może być użyczony pracownikowi czy też przez niego wynajęty.
Wysokość ryczałtu za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy jest ustalana w oparciu o rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wynika z niego, że wysokość ryczałtu stanowi iloczyn dwóch elementów składowych, tj. stawki za 1 km przebiegu uzależnionej od wysokości skokowej silnika samochodu osobowego i wielkości miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne wynikającego z zawartej umowy, z jednoczesnym pomniejszeniem za okres, w którym samochód nie był wykorzystywany do celów służbowych wynikających z różnych okoliczności (np. urlop, zwolnienie lekarskie, delegacja powyżej 8 godzin, naprawa samochodu itp.).
Reklama
Ryczał samochodowy wypłacany pracownikowi na warunkach określonych w powołanym powyżej rozporządzeniu nie stanowi podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Regulacje w tej sprawie zawiera par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stanowi on natomiast podstawę opodatkowania PIT jako źródło przychodu wskazane w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i niewyłączone z podstawy opodatkowania na podstawie art. 21 tej ustawy.
Jak ująć w księgach rachunkowych jednostki przypis i wypłatę ryczałtu za używanie przez pracownika samochodu niebędącego własnością pracodawcy, przedstawia schemat.

Reklama
SCHEMAT
Ewidencja księgowa
Dziennik Gazeta Prawna
Objaśnienia:
1. PK – lista wypłat ryczałtów samochodów sporządzona na podstawie oświadczeń pracowników o korzystaniu z samochodów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych: strona Wn konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe (analityka: par. 441), strona Ma konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: ryczałty samochodowe);
2. PK – zaksięgowanie naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych od ustalonych ryczałtów: strona Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: ryczałty samochodowe), strona Ma konta 225 Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych;
3. WB – wyplata ryczałtów samochodowych na rachunki bankowe pracowników: strona Wn konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: ryczałty samochodowe), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 441);
4. WB – zapłata podatku dochodowego od osób fizycznych na rachunek urzędu skarbowego: strona Wn konta 225 Rozrachunki z budżetami (analityka: podatek dochodowy od osób fizycznych), strona Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 441).
Dziennik Gazeta Prawna
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271).
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).