Mimo, że wprowadzone na początku 2015 roku przepisy miały rozwiać wątpliwości i ułatwić sposób rozliczania użytkowania samochodu służbowego przez pracownika w celach prywatnych, to kwestia ta wciąż budzi wiele kontrowersji. A wszystko przez to, że Sądy Administracyjnie i organy skarbowe zupełnie inaczej interpretują postanowienia tej ustawy. Sprawa ta jest na tyle zawiła, że wokół niej narastają coraz to nowe pytania, na które nawet specjaliści z tej dziedziny muszą niestety często odpowiadać „to zależy”. Co powinni więc wiedzieć zarówno pracownicy, jak i pracodawcy korzystający ze służbowych pojazdów?

Rozlicz auto w ryczałcie

Mimo, że na pierwszy rzut oka przepisy wydają się oczywiste, bo zgodnie z nimi pracownik, który wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych uzyskuje z tego tytułu przychód w wysokości: 250 zł miesięcznie w przypadku korzystania z samochodu o pojemności silnika do 1600 cm3 lub 400 zł miesięcznie w przypadku korzystania z samochodu o pojemności silnika powyżej 1600 cm3, a w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jedynie przez część miesiąca, wartość świadczenia ustalana jest za każdy dzień w wysokości 1/30 powyższych kwot. To kwestia ta zaczyna się komplikować w momencie, kiedy chcemy ustalić, co dokładnie zawiera się w „ryczałcie” określonym przez ustawę i jakiej wysokości przychód pracownik faktycznie uzyskuje. – Jest to niezmiernie ważne, bo wartość uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracodawca koniecznie musi doliczyć do innych przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu. Następnie, dopiero od ich łącznej kwoty powinien obliczyć, pobrać i odprowadzić składki oraz zaliczkę na podatek dochodowy – tłumaczy Michał Skibicki, doradca podatkowy z WFY Group

Paliwo nieuwzględnione

Największe kontrowersje firm i pracowników budzi właśnie fakt, co uwzględnia ryczałt i określona nim kwota. Szczególnie trudną kwestią jest próba odpowiedzenia na pytanie, czy w ryczałcie uwzględniane są koszty paliwa. Organy skarbowe w tej sprawie są zgodne i jednomyślnie twierdzą, że te w ryczałcie się nie zawierają i stanowią zupełnie odrębny wydatek. – W swoich interpretacjach fiskus wyjaśnia, że ryczałt taki obejmuje wyłącznie koszty pracodawcy wynikające z udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych. Zaliczają się do nich m.in. koszty ubezpieczenia, bieżące naprawy, przeglądy, wymianę części eksploatacyjnych itp., do których poniesienia firma jest zobowiązana niezależnie od tego czy pracownik będzie wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych czy też nie – tłumaczy Michał Skibicki.– Organy skarbowe podchodzą więc do tego podobnie, jak do sytuacji gdyby pojazd ten był po prostu wypożyczany. A to, że używanie tak udostępnionego auta wiąże się z dodatkowymi kosztami, m.in. paliwem, opłatami parkingowymi czy przejazdami autostradami to już indywidualna sprawa pracownika nie wchodząca w kwotę ryczałtu – dodaje.

Skarbówka kontra sądy

Całkowicie inaczej patrzą na całą sprawę Sądy Administracyjne, które wyciągają pomocną dłoń w stronę podatników. Według nich opłata ryczałtowa powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z użytkowaniem pojazdy, w tym także koszty paliwa. – Zdaniem Sądów Administracyjnych pracodawca godząc się na wykorzystywanie auta przez pracownika do celów prywatnych, zobowiązuje się nie tylko do udostępnienia samochodu, ale też do ponoszenia kosztów związanych z prawidłowym używaniem auta. Nie ma więc żadnego uzasadnienia, aby jeden rodzaj tych wydatków, jakim są wydatki na paliwo, uznać za stanowiące odrębne świadczenia. Dlatego ich zdaniem zwierają się one już w ryczałcie, o którym mowa w ustawie. Sądy tłumaczą to tym, że nie jest możliwe wykorzystywanie samochodu bez zakupu paliwa. Ich zdaniem dodatkowo, na takie rozumienie tego przepisu wskazuje też przyjęte przez ustawodawcę kryterium określające wysokości ryczałtu w oparciu bezpośrednio o pojemnością silnika samochodu, jako głównego parametru warunkującego kwotę, którą uzyskuje pracownik z tytułu przychodu – tłumaczy Michał Skibicki, z WFY Group.

ikona lupy />
Michał Skibicki, doradca podatkowy z WFY Group / Media

Niestety wszystkie orzeczenia Sądów Administracyjnych w tej sprawie są jeszcze nieprawomocne. Wszystko wskazuje na to, że wciąż potrzeba więcej czasu na rozstrzygnięcie tej kwestii przez Naczelny Sąd Administracyjny. – Wysoce prawdopodobne jest jednak, że przychyli się on do argumentacji za uznaniem kosztów paliwa za cześć składową kwoty ryczałtu – prognozuje Skibicki. – Tymczasem zanim to nastąpi pracodawcy i pracownicy dalej powinni prowadzić ewidencję użytkowania pojazdu na cele prywatne, celem ustalania zużycia paliwa oraz przychodu, z tym związanego. W konsekwencji rodzi to kolejne problemy z ewidencjonowaniem na kasie fiskalnej sprzedaży paliwa przez pracodawcę na rzecz pracownika – podsumowuje.