Paliwo wliczane do zryczałtowanego przychodu pracownika za korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych daje korzyść obu stronom. Zatrudniony tankuje za darmo, a szef zmniejsza przychody do opodatkowania.
Reklama
W poniedziałek informowaliśmy o kolejnym korzystnym dla pracowników wyroku WSA w Warszawie (DGP nr 88/2016). Sąd orzekł, że pracodawca nie musi dodatkowo potrącać PIT od służbowego paliwa zużytego przez pracowników, gdy firmowym autem jeżdżą oni w prywatnych celach. Paliwo mieści się bowiem w zryczałtowanym przychodzie.
Wiąże się z tym jednak drugi problem – czy w takiej sytuacji pracodawca może zaliczyć poniesiony wydatek na paliwo do kosztów uzyskania przychodów? To samo dotyczy innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu do celów prywatnych, a finansowanych przez zakład pracy.
Dominika Dobek, doradca podatkowy z Grant Thornton, wyjaśnia, że skoro wydatek na zakup paliwa jest świadczeniem o charakterze pracowniczym i stanowi przychód pracownika, to powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów pracodawcy. Potwierdzają to także interpretacje indywidualne, np. dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 stycznia 2016 r. (nr IPPB6/4510-413/15-2/AG) – wskazuje ekspertka.
Organy podatkowe zgadzają się z tezą, że jest to element składowy wynagrodzenia pracownika wypłacany w formie niepieniężnej, który może wpływać na jego motywację.
Piotr Liss, doradca podatkowy i partner w RSM Poland, zwraca jednak uwagę na to, że przepisy nie wskazują metody, która pozwalałaby oszacować, jaka część paliwa, ubezpieczenia czy napraw dotyczy jazd służbowych, a jaka prywatnych. – Czasem może się z tym wiązać znaczące ryzyko – przestrzega ekspert.
Problem może dotyczyć np. sytuacji, gdy członek zarządu zatrudniony na umowę o pracę jedzie służbowym samochodem na wakacje do Włoch. Po drodze tankuje paliwo, biorąc fakturę na firmę, płaci za autostrady kartą służbową, a do tego naprawia samochód, który uległ uszkodzeniu.
– Teoretycznie zgodnie z wydawanymi interpretacjami wydatki takie powinny stanowić koszt uzyskania przychodów. Ale czy na pewno? – zastanawia się Piotr Liss.
Jego zdaniem odpowiedź zależy od tego, czy faktycznie takie świadczenia zostały w odpowiedni sposób pracownikowi przyznane, a więc czy umowa o pracę przewiduje zwrot takich wydatków, czy może pracownik rozliczył je w taki sposób za cichym przyzwoleniem przełożonych.
Zdaniem eksperta aby pracodawcy nie mieli problemów z zaliczeniem wydatków do kosztów, powinni spełnić warunki formalne, a więc odpowiednio skonstruować umowy i regulaminy wynagrodzeń oraz uchwały, tak aby nie było wątpliwości, że możliwość zatankowania na koszt firmy podczas wakacji stanowi pozapłacową formę wynagrodzenia pracownika.