Subskrybuj nas na Youtube
Wprowadzone ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz.U. poz. 1649) zmiany przewidują zastosowanie od 1 lipca 2016 r. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Sprawdźmy więc, jak zastosowanie tego rozwiązania informatycznego w polskim systemie prawa podatkowego może wpłynąć na zasady przeprowadzania czynności kontrolnych u podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.
Sankcje za brak JPK
Podstawową sankcją za nieprzedłożenie danych w formacie JPK może być nałożenie kary porządkowej na podstawie art. 262 ordynacji podatkowej, której maksymalna wysokość w 2016 r. wynosi 2800 zł. Kara porządkowa może zostać nałożona na podatnika prowadzącego księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, który bezzasadnie odmówi przedstawienia w wyznaczonym terminie ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach w formacie JPK.
Ponadto w przypadku braku przekazania JPK przez podatnika do tego zobowiązanego istnieje ryzyko uznania takiego zachowania za udaremnienie lub utrudnianie wykonania czynności służbowej w trakcie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli skarbowej. Tego rodzaju ocena może skutkować nałożeniem kary grzywny na osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe podatnika na podstawie art. 83 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.), której maksymalna wysokość w 2016 r. wynosi 17 769 600 zł.
Korzyści z e-kontroli
Dla fiskusaJednolity Plik Kontrolny stanowi ważne narzędzie zmierzające do poprawy efektywności działań organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej. Z uzasadnienia do projektu ustawy wprowadzającej JPK wynika, że wprowadzenie tego narzędzia powinno zwiększyć o 7,5 proc. wykrywalność uszczupleń podatkowych przez administrację podatkową, co ma się przełożyć na dodatkowe wpływy budżetowe na poziomie: min. 100 mln zł, a maks. 200 mln zł w pierwszym roku funkcjonowania JPK, a już w kolejnym min. 200 mln zł, a maks. 400 mln zł.
Dla podatnikówPo pierwsze, zmniejszy się uciążliwość czynności kontrolnych i koszty ich obsługi wskutek ograniczenia udostępniania danych księgowych w tradycyjnej postaci, m.in. dostarczania kopii dokumentów w wersji papierowej. Po drugie, podatnicy będą mieli możliwość stworzenia na podstawie JPK własnego nowego narzędzia kontroli wewnętrznej, umożliwiającego im przeprowadzanie symulacji kontroli podatkowej.
Jak wygląda e-kontrola obecnie...
Obecne regulacje podatkowe ograniczają kontrolę przy użyciu informatycznych narzędzi analitycznych (dalej: e-kontrola) zasadniczo do przypadków, w których wobec danego podatnika prowadzona jest kontrola podatkowa przez organy podatkowe pierwszej instancji (np. naczelnika urzędu skarbowego) i organy kontroli skarbowej (np. dyrektor urzędu kontroli skarbowej), uregulowana w Dziale IV ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.).
W trakcie tego rodzaju czynności od podatnika pobierane są dane finansowo-księgowe za okres podlegający kontroli i w zakresie nią objętym. Następnie kontrolujący ustalają, czy możliwe jest przeprowadzanie kontroli przy użyciu informatycznych narzędzi analitycznych (e-kontrola), tj. czy podatnik przekazał dane zapisane w formatach elektronicznych umożliwiających szybką automatyczną analizę (np. XML, XPS), czy też w formacie ograniczającym tego rodzaju analizę (np. PDF, który stanowi jedynie elektroniczny wydruk).
W przypadku gdy podatnik przekazał dane w formacie ograniczającym automatyczną analizę, narzędzia do e-kontroli nie mogą być odpowiednio wykorzystane. Natomiast gdy podatnik przekazał dane w formacie umożliwiającym ich automatyczną analizę, dane te są przez kontrolujących kopiowane na dysk twardy komputera służbowego z zainstalowanym oprogramowaniem do przeprowadzenia e-kontroli, a następnie przeprowadzane są testy ukierunkowane na badania prawidłowości rozliczeń podatkowych.
Zasadniczo oprogramowanie do e-kontroli pozwala obecnie na wykonanie stosownych testów na danych przekazanych przez podatnika obejmujących m.in. wykonanie testów braków (luk) lub powtórzeń informacji w dokumentach księgowych, sprawdzenia poprawności numerów NIP czy VAT kontrahentów lub wystąpienia kontrahentów w dostępnych bazach administracji podatkowej niezintegrowanych z systemem POLTAX (system ewidencjonowania i przetwarzania danych o podatnikach). Z kolei rezultaty wykonanych testów stanowią przedmiot dalszego zainteresowania kontrolujących w toku kontroli podatkowej.
...a jak będzie po zmianach
Zgodnie z nowymi regulacjami wprowadzającymi JPK podatnicy korzystający z programów komputerowych do prowadzenia ksiąg podatkowych będą mieli obowiązek przekazywać administracji podatkowej w trakcie kontroli podatkowych te księgi oraz dowody księgowe w postaci elektronicznej umożliwiającej automatyczną analizę danych. Zatem wykluczona będzie możliwość przekazania przez kontrolowanego danych w formacie wykluczającym przeprowadzenie automatycznej analizy (np. PDF).
Nowy obowiązek przekazywania przez podatników danych księgowych w formacie umożliwiającym ich automatyczną analizę dotyczyć będzie również podatników, wobec których prowadzone będą postępowania podatkowe przez organy podatkowe czy też postępowania kontrolne przez organy kontroli skarbowej.
Ważnym skutkiem wprowadzenia rozwiązań prawnych dotyczących JPK jest również zastosowanie tego narzędzia w ramach krzyżowych czynności sprawdzających. W pewnym uproszczeniu oznacza to, że podmiot wykonujący działalność gospodarczą niebędący w bezpośrednim zainteresowaniu fiskusa, a będący jedynie kontrahentem danego podatnika, będzie zobowiązany do przedłożenia swoich danych księgowych na żądanie urzędników w formacie JPK.
W rezultacie szerokie zastosowanie JPK w procedurach podatkowych oraz wprowadzenie jednolitych struktur logicznych (wzorów) JPK, obowiązujących wszystkich podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu komputera, powinno umożliwić opracowanie uniwersalnego narzędzia o charakterze analitycznym do przeprowadzania e-kontroli.
Narzędzie to powinno umożliwiać wykonywanie automatycznych testów merytorycznych ukierunkowanych na badanie prawidłowości rozliczeń podatkowych w zasadzie w trzech obszarach:
● prawidłowości sprawozdania finansowego (lub/i deklaracji podatkowej),
● prawidłowości formalnej ksiąg i ewidencji,
● pozostałych testów (dotyczących przychodów, kosztów, marży według dostawców, odbiorców, towarów, obrotu bezgotówkowego, paragonów kas fiskalnych itp.).
Jego zastosowanie powinno zwiększyć szybkość i skuteczność wykrywania niezgodności merytorycznych, potencjalnych przestępstw podatkowych, obliczania profili ryzyka podatników, różnych wskaźników, na potrzeby efektywnego działania administracji podatkowej.
Przekazanie JPK administracji podatkowej
Sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej JPK oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których JPK mogą być zapisane i przekazywane, ma zostać określony w rozporządzeniu ministra finansów zgodnie z art. 193a par. 3 ordynacji podatkowej, który wejdzie w życie 1 lipca 2016 r.
Zgodnie z projektem tego rozporządzenia JPK będzie mógł być przesyłany za pomocą interfejsu dostępnego na stronie, której adres zostanie podany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. JPK przesyłany w ten sposób zasadniczo będzie musiał zostać opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 262).
Jednocześnie podatnikom, płatnikom i inkasentom będącym osobami fizycznymi ma zostać stworzona możliwość opatrzenia przesyłanego JPK podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność przesyłanego JPK poprzez wskazanie informacji potwierdzających ich tożsamości, opartych m.in. na numerze NIP albo PESEL, imionach, nazwisku, kwocie dochodu wykazanego w zeznaniach na potrzeby podatku dochodowego od osób fizycznych.
Potwierdzenie odbioru JPK przez administrację podatkową odbywać się będzie poprzez zastosowanie urzędowego potwierdzenia odbioru wydawanego przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu teleinformatycznego administracji podatkowej po przeprowadzaniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i autentyczności JPK.
Projekt rozporządzenia przewiduje również możliwość przedkładania jednolitego pliku kontrolnego administracji podatkowej na informatycznym nośniku danych, który powinien być oznaczony w sposób zapewniający jego jednoznaczną identyfikację oraz przystosowany technicznie do funkcji nośnika danych.
Jak przygotować się na zmiany
Głównym zadaniem stojącym obecnie przed podatnikami jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, której zadaniem będzie umożliwienie generowania danych w odpowiednim formacie i zgodnie ze strukturami logicznymi pliku JPK. Projekty tych struktur, opublikowane przez Ministerstwo Finansów, są przedmiotem konsultacji do 26 stycznia 2016 r.
W związku z tym, że dane składające się na poszczególne projekty struktur logicznych JPK zawierają znaczną ilość poszczególnych kategorii zapisów księgowych oraz dodatkowych informacji rozproszonych w stosowanych przez podatników systemach księgowych lub IT, opracowanie skutecznego narzędzia do wytworzenia JPK zasadniczo wymagać będzie współpracy specjalistów z zakresu informatyki, podatków i finansów oraz w pewnych przypadkach również z innych działów w strukturach danego podatnika.
Jednocześnie sam proces adaptacji na potrzeby JPK powinien obejmować nie tylko zbadanie zdolności systemu księgowego podatnika do raportowania danych według modelowego rozwiązania, lecz także dostosowanie rozwiązań organizacyjnych obowiązujących w działalności podatników, w tym ukierunkowanych na:
● stworzenie procedur podatkowych zapewniających spójność danych przekazywanych w ramach JPK w przypadku ich generowania w różnych systemach komputerowych,
● weryfikację istniejących procedur podatkowych pod kątem generowania przez nie wystarczającej informacji dla potrzeb JPK,
● opracowanie metod reagowania na potencjalne zmiany wprowadzane do JPK przez Ministerstwo Finansów,
● stworzenie i efektywne stosowanie narzędzia do wewnętrznych kontroli rozliczeń podatkowych na podstawie rozwiązania JPK oraz praktyki administracji podatkowej w zakresie czynności kontrolnych z zastosowaniem JPK.