Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego, w którym wskazano jako środek transportu pociąg II klasy. Po zakończeniu wyjazdu pracownik przedstawił rozliczenie kosztów przejazdu samochodem prywatnym. Czy wobec wskazania konkretnego środka transportu pracodawca ma obowiązek rozliczyć koszty przejazdu w sposób dokonany przez pracownika? Czy też zgodnie ze wskazaniem zawartym w poleceniu wyjazdu?
Pracodawca należący do jednostek sfery budżetowej nie ma obowiązku rozliczenia kosztów przejazdu, jeżeli pracownik bez uzyskania jego zgody samowolnie odbył podróż służbową prywatnym samochodem.
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. Zgodnie z jego par. 3 środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Oznacza to, że pracownik jednostki sfery budżetowej nie może samodzielnie decydować o rodzaju środka transportu, którym będzie odbywał podróż służbową. Może on natomiast złożyć wniosek do pracodawcy o zmianę wskazanego środka transportu lub o wyrażenie zgody na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym lub motocyklem niebędącym własnością pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że wniosek ten powinien być złożony przez rozpoczęciem podróży służbowej. Pracodawca nie jest nim związany.
Reasumując, w świetle obowiązujących przepisów pracownik, który odbył podróż służbową prywatnym samochodem, bez uzyskania uprzedniej zgody pracodawcy na przejazd takim środkiem transportu, nie ma prawa do rozliczenia kosztów przejazdu w podróży służbowej w sposób określony w par. 3 ust. 4 cytowanego rozporządzenia (tj. w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym). Pracodawca może jednak wyrazić zgodę na uwzględnienie takiego rozliczenia, ale nie musi, przy czym wyrażenie zgody musi mieć swoje uzasadnienie, np. ekonomiczne.
Przechodząc do określenia sposobu zaewidencjonowania kosztów podróży służbowej w księgach, należy wskazać, że zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. koszty te ujmuje się na koncie „409 – Pozostałe koszty rodzajowe”. Służy ono w szczególności do ewidencji zwrotu wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, kosztów krajowych i zagranicznych podróży służbowych, kosztów ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odpraw z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
