Subskrybuj nas na Youtube
● Co powinno zawierać zarządzenie wewnętrzne dyrektora szkoły
● W szkole powstał spór o to, kto ma zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji. Czy ma to zrobić główny księgowy, czy dyrektor szkoły? Jak takie zarządzenie powinno być przygotowane?
Inwentaryzację zarządza kierownik jednostki, w tym przypadku dyrektor szkoły, najczęściej właśnie na wniosek głównego księgowego. Zarządzając inwentaryzację, kierownik wskazuje czas jej trwania, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów. Ponadto ustala w nim skład komisji inwentaryzacyjnej, a także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, przydziela do każdego z nich zespoły spisowe oraz kontrolerów każdego z tych zespołów. Inwentaryzacje niezapowiedziane zarządza się w odrębnym trybie i na podstawie odrębnego planu inwentaryzacji niezapowiedzianych, a nawet incydentalnie poza planem. [wzór]
Do dyrektora szkoły jako kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy:
● wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów) w zakresie inwentaryzacji według wzorów stanowiących załączniki do instrukcji,
● powoływanie organów i osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji,
● zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej,
● podejmowanie decyzji w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji oraz innych rozstrzygnięć w sprawie inwentaryzacji.
Natomiast nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisu inwentaryzacyjnego powierza się zazwyczaj głównemu księgowemu.
Warto przypomnieć, że zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z ustawą o rachunkowości podlega odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych; t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 168 ze zm.). A właśnie zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji polega na niewydaniu przez dyrektora, pomimo takiego obowiązku, zarządzenia o jej przeprowadzeniu na podstawie wniosku głównego księgowego. Obowiązek ten może wynikać z przyjętej w jednostce instrukcji. I nawet jeśli główny księgowy nie złoży takiego wniosku, nie oznacza to, że dyrektor nie ponosi wtedy odpowiedzialności za nieprzeprowadzenie inwentaryzacji. W takiej sytuacji dyrektor powinien przypomnieć głównemu księgowemu o tym obowiązku lub wydać zarządzenie bez wniosku głównego księgowego.
● Będę po raz pierwszy uczestniczyć w inwentaryzacji jako członek zespołu spisowego. Na co zwrócić uwagę przy wypełnianiu arkusza?
Spis z natury jest udokumentowany w postaci arkusza spisowego. Dlatego jego rozpoczęcie poprzedza wydanie zespołom spisowym odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych arkuszy spisowych, materiałów biurowych i pomocy technicznych. Dokumentacja inwentaryzacyjna jest zamieszczana najczęściej w załącznikach do instrukcji inwentaryzacyjnej. Arkusze spisowe są traktowane jako druki objęte ścisłą kontrolą. Przed wydaniem zespołom spisowym, aby uniemożliwić ich podmianę, są one stemplowane specjalną pieczęcią firmową, numerowane i parafowane przez osobę prowadzącą ich ewidencję. Z chwilą ponumerowania traktuje się je jako druki ścisłego zarachowania. Dlatego powinny być one szczególnie starannie przygotowane.
Na arkuszu komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) zapisuje stan majątku ustalony podczas spisu. Komisja ogranicza się do wypełnienia górnej części arkusza (skład komisji, osoba odpowiedzialna materialnie, rodzaj inwentaryzacji, czas trwania spisu) oraz rubryk dotyczących rodzaju i ilości mienia. Rubryki „Cena jednostkowa” i „Wartość” pozostawia puste, gdyż zgodnie z założeniem spisu z natury komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) dokonuje spisu majątku na podstawie tego, co widzi w danym polu spisowym. Komisja nie ma też dostępu do ksiąg inwentarzowych, dlatego wyceny dokonuje się w komórce księgowości po zakończeniu spisu. Na koniec członkowie zespołów przekazują wypełnione arkusze spisowe oraz oświadczenia złożone przez osoby materialnie odpowiedzialne przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury.
Wszelkie zapisy powinny być wnoszone do arkusza spisowego w sposób czytelny. Arkusz spisu z natury zawsze sporządza się w języku polskim. Wartość inwentaryzowanych składników również określa się w walucie polskiej. Ponadto w arkuszach wolno stosować ogólnie przyjęte skróty.
Arkusz spisu z natury jest dowodem księgowym, w związku z czym błędy należy poprawiać w nim tak, jak w dowodach księgowych. Dlatego błędy można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), pod warunkiem że będą one nadal czytelne i wpisany zostanie zapis poprawny. Poprawka powinna być podpisana przez osobę (osoby) dokonujące spisu z natury. Błędy powstałe np. przy wycenie powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności. Nie można w arkuszach wymazywać, kreślić, wydrapywać zapisów, a także używać korektora. Nie należy też zostawiać pustych pól. Jeśli zostają niewypełnione rubryki, to należy je zakreślić.
Arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania, a więc należy je opieczętować, ponumerować oraz zarejestrować ich numery przy wydawaniu zespołom spisowym. Po zakończeniu spisu zwrotowi podlegają wszystkie wydane arkusze, zarówno arkusze wypełnione poprawnie, błędnie, jak i niewykorzystane.
Ponadto na arkuszach spisu należy wyodrębnić składniki majątku, takie jak obce, zepsute, uszkodzone, niepełnowartościowe. Należy je ujmować na odrębnych arkuszach spisowych. Każda strona spisu z natury powinna być akceptowana podpisami członków komisji (zespołu) oraz osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.
Trzeba pamiętać, że mogą być one później przedmiotem kontroli jako dokumentacja inwentaryzacyjna. Zazwyczaj nieprawidłowości tłumaczy się pośpiechem. Dlatego warto sprawdzić, czy nie popełniliśmy np. następujących błędów: brakuje informacji dotyczących czasu przeprowadzenia czynności oraz zestawienia wykorzystanych druków, arkusze spisowe nie zostały uzupełnione o czas (datę) i miejsce przeprowadzenia spisu, występują arkusze o tym samym numerze ewidencyjnym, dwukrotnie przeprowadzono spis z natury w świetlicy i uzyskano dwa różne wyniki.[przykład 1]
Jest dopuszczalne przeprowadzenie spisu z natury przy użyciu komputera (laptopa) na arkuszu kalkulacyjnym, ale po spełnieniu określonych wymogów. Należy wtedy pamiętać, że sposób i technika przeprowadzenia spisu z natury powinny zostać określone przez kierownika jednostki w instrukcji inwentaryzacyjnej.
● W jaki sposób możemy w starostwie usprawnić inwentaryzację? W ubiegłych latach w trakcie jej przeprowadzania często był spisywany majątek trwały uszkodzony lub zużyty. Czy jest jakaś metoda na przyspieszenie tych procedur?
W celu zapewnienia sprawnego przebiegu inwentaryzacji, przed przystąpieniem do niej należy sprawdzić, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe w użytkowaniu posiadają oznakowanie pozwalające na ich pełną identyfikację oraz ocenę przydatności. Jeśli nie, to należy je oznakować zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych w danej jednostce. Jest to bardzo istotne, aby zapisy w instrukcji odzwierciedlały faktyczny sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Przy kontroli to też będzie weryfikowane. Może się przykładowo zdarzyć, że kontrolowana jednostka do spisu z natury środków trwałych z wykorzystaniem technologii informatycznej użyje komputera przenośnego i programu X. A kontrola ustali, że jednostka nie posiada na swoim stanie drukarek kodów paskowych i czytników kodów paskowych do stosowania tego rodzaju technologii informatycznej. Aby stosować tego rodzaju technologię, musi mieć ona swoje odzwierciedlenie w dokumentacji jednostki (tj. instrukcji inwentaryzacyjnej), tak aby przedstawiała rzeczywiście stosowane procedury. Trzeba dopilnować, aby odpowiednie zapisy znalazły się w instrukcji przed stosowaniem takich ułatwień.
Ponadto warto ocenić przydatność poszczególnych składników majątkowych i dokonać likwidacji tych nienadających się do dalszego użytkowania z powodu uszkodzenia, zniszczenia lub wyeksploatowania w trybie określonym np. w zarządzeniu gospodarowania majątkiem trwałym danej jednostki. [przykład 2]
Analizy majątku ruchomego należy dokonać z uwzględnieniem jego stanu technicznego oraz przydatności do dalszego użytkowania. Należy postępować zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz.U. nr 114, poz. 761).
Następnie trzeba ustalić, czy osoby dysponujące poszczególnymi składnikami mienia jednostki przyjęły na piśmie materialną odpowiedzialność za te składniki. Wykonanie tych czynności może należeć do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych, w gestii których znajdują się poszczególne składniki majątkowe jednostki.
Sam protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) powinien zawierać datę zniszczenia, nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik majątku ruchomego, przyczynę zniszczenia, podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisywania protokołu. ©?
WZÓR
Zarządzenie dyrektora szkoły
...............................
(pieczęć szkoły)
Zarządzenie wewnętrzne dyrektora szkoły nr .................... z dnia ............................. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji
Zarządzam sporządzenie spisu z natury:
1. W szkole ........................
2. Rodzaj inwentaryzacji: wartościowo-ilościowa.
3. Na przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej powołuję panią/pana ....................................., członkowie komisji: .............................................. p. ..................................................................... – załącznik nr ....
4. Termin rozpoczęcia spisu z natury – .................... , a zakończenia – .....................
5. Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa szkoły.
6. Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników majątkowych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza zespoły spisowe – załącznik nr .....
7. Osoby powołane na członka zespołu spisowego ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe oraz zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenie spisu z natury.
8. Inwentaryzację należy przeprowadzić według stanu na dzień ...................
9. Arkusze spisowe o numerach od ....... do ....... przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyda przewodniczącym zespołów spisowych za pokwitowaniem odbioru.
10. Arkusze spisowe wypełnia się w dwóch egzemplarzach.
11. Składniki majątku niepełnowartościowe należy spisać na osobnych arkuszach i zdać przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
12. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązuje się do odpowiedniego uporządkowania i ewidencji: uporządkowania ewidencji ilościowej środków trwałych i uzgodnienia jej z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej zbierze odpowiednie oświadczenia – załącznik nr ....
13. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej złoży niezwłocznie sprawozdanie końcowe z przebiegu inwentaryzacji dyrektorowi szkoły – załącznik nr .....
14. Wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone i rozliczone niedobory zatwierdzone przez dyrektora) powinny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego.
15. Dokumenty z rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych powinny być niezwłocznie dostarczone do głównego księgowego.
16. Za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg inwentaryzacji jest odpowiedzialny przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
17. Szczegółowe zasady i sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych określą przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej i główny księgowy w czasie instruktażu przeprowadzonego dla członków komisji i zespołów spisowych.
18. Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisu inwentaryzacyjnego powierza się głównemu księgowemu.
19. Zarządzenie obowiązuje od dnia .................
20. Integralną część niniejszego zarządzenia stanowi Instrukcja w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych.
...................... ........ ..............................
(główny księgowy) (dyrektor)
(miejscowość) ................, data ...................
PRZYKŁAD 1
Błędy
Kontrolując przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji, stwierdzono, że 10 arkuszy spisu z natury nie zawierało wyceny majątku lub zawierało wycenę tylko części pozycji. Stanowi to naruszenie art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg. Brak wyceny majątku uniemożliwia porównanie wyników inwentaryzacji z saldami kont 011, 013 i 020.
PRZYKŁAD 2
Postępowanie w starostwie
Starosta powołuje komisję, by oceniła przydatności składników do dalszego użytkowania. Robi to, gdy w bieżącej działalności starostwa albo w trakcie inwentaryzacji zostanie stwierdzone, że składniki majątku ruchomego:
● nie są wykorzystywane w realizacji zadań,
● nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny lub niemożność współpracy ze sprzętem,
● posiadają wady lub uszkodzenia,
● zagrażają bezpieczeństwu użytkowników bądź najbliższego otoczenia,
● całkowicie utraciły wartość użytkową lub są technicznie przestarzałe.
W skład komisji starosta powołuje co najmniej trzy osoby spośród pracowników. Komisja przedstawia propozycje dotyczące dalszego użytkowania albo zakwalifikowania tych składników do kategorii majątku zużytego lub zbędnego, z przeznaczeniem do odpowiedniego sposobu zagospodarowania. Komisja sporządza protokół z przeprowadzonej oceny z propozycją sposobu zagospodarowania tych składników. Jednak to starosta ostatecznie decyduje o zakwalifikowaniu składników do kategorii majątku zbędnego lub zużytego oraz o sposobie jego zagospodarowania. Po zatwierdzeniu protokołu zostaje powołana komisja likwidacyjna w składzie co najmniej trzyosobowym, która też sporządza protokół. Jest on przekazywany do wydziału organizacyjnego, aby nanieść zmiany w księgach inwentarzowych. Ponadto trafia do głównego księgowego, aby nanieść zmiany w ewidencji księgowej.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
