Dynamiczny rozwój gospodarki wpływa na wzrost wykorzystania szeroko rozumianej wiedzy intelektualnej w prowadzonej działalności gospodarczej. Im większy stopień zaawansowania technologicznego, tym większego znaczenia nabierają rozwiązania oparte na wiedzy i innowacyjności.
ikona lupy />
Mikołaj Trzeciak / Dziennik Gazeta Prawna
Wiedza ta może przybierać różne formy (znaki towarowe, patenty, prawa autorskie, wzory) i może być wykorzystywana zarówno na potrzeby wewnętrzne, jak i być udostępniana podmiotom trzecim w celach komercyjnych. Takie aktywa niematerialne, obok typowych składników majątkowych, są z jednej strony stymulatorem rozwoju samego przedsiębiorstwa, a z drugiej stają się źródłem dodatkowego dochodu związanego z udostępnieniem wiedzy technologicznej podmiotom trzecim. Zasady udostępniania tych aktywów regulują zapisy umów licencyjnych, które stanowią element zarządzania posiadaną wiedzą przedsiębiorstwa. Prawidłowa konstrukcja umów to nie tylko odpowiednie klauzule prawne, ale także precyzyjne definicje w zakresie pojęć rachunkowych, które określają podstawę naliczania opłat licencyjnych. Właściwe zdefiniowane zakresu wykorzystania (przedmiotu) licencji oraz precyzyjne ustalenie podstawy naliczania opłat pozwala ograniczyć ryzyko związane z przypadkowym i niekontrolowanym wypływem cennej wiedzy przedsiębiorstwa. Dodatkowo (umożliwia zabezpieczenie) zapewnia bieżących wpływów z opłat licencyjnych związanych z udostępnieniem własności intelektualnej.
Istnieje wiele modeli w zakresie sposobu naliczania opłat licencyjnych. Do podstawowych rozwiązań należą umowy oparte na opłatach stałych, zmiennych lub połączeniu obu metod. Główną zaletą systemu opartego na stałych, okresowych opłatach jest prosty system rozliczania i uniezależnienie od zmienności działalności licencjobiorcy. Taki system sprawdza się szczególnie w sytuacji, gdy uzyskiwane korzyści są trudno mierzalne lub dostęp do danych stanowiących podstawę naliczenia licencji jest ograniczony. Z kolei systemy oparte na opłatach zmiennych uzależniają należności licencyjne od kształtowania się określonych wartości bazowych, np. przychodów lub zysków. Z jednej strony licencjodawca partycypuje w korzyściach uzyskiwanych przez licencjobiorcę. Z drugiej strony musi uzyskać dostęp do danych finansowych kontrahenta i mieć możliwość ich niezależnej weryfikacji. Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy udzielona licencja obejmuje wyłącznie rozwiązania dla jednego wybranego produktu lub grupy asortymentowej kontrahenta, a licencjobiorca nie chce ujawniać całości danych finansowych. Istnieje wtedy ryzyko, że opłaty nie obejmują całości należnych nam kwot lub udostępniona wiedza wykorzystywana jest w zakresie nieuregulowanym przez umowę.
Systemy oparte na zmiennych opłatach licencyjnych mogą dotyczyć różnych wielkości finansowych – przychodów ze sprzedaży, EBITDA, zysku netto itd. Na etapie uzgodnień zapisów umowy należy z jednej strony precyzyjnie zdefiniować podstawę naliczania opłat, a z drugiej ustalić, czy przyjęta kategoria finansowa pozwoli na wiarygodną weryfikację należnych opłat. W wielu przypadkach analiza przychodów ze sprzedaży będzie dużo łatwiejsza w porównaniu z analizą zysku ze sprzedaży, który poza przychodami obejmuje różne kategorii kosztowe.
Mało precyzyjnie skonstruowana umowa licencyjna może generować istotne straty dla licencjodawcy. Nieprecyzyjne zapisy umowy licencyjnej wpływają na odmienny sposób interpretacji poszczególnych kategorii finansowych przez obie strony. Ponadto problem stanowi także brak przywołania odpowiednich standardów rachunkowości, które będą miały zastosowanie do rozliczania opłat. Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy oba podmioty przygotowują swoje sprawozdania według odmiennych standardów, które przewidują np. różny moment rozpoznania przychodów ze sprzedaży. Inne zagadnienia to nieprecyzyjne definicje, brak jasno zdefiniowanego okresu rozliczeniowego czy brak metodologii liczenia podstawy należności licencyjnych. Sformułowania przychody ze sprzedaży czy zysk ze sprzedaży, pomimo że powszechnie stosowane, mogą obejmować różne kategorie finansowe i mogą być różnie rozumiane. Ponadto w przypadku ustalenia podstawy rozliczeń w oparciu o zysk generowany ze sprzedaży danego asortymentu, dużego znaczenia nabiera sposób alokacji kosztów sprzedaży czy kosztów ogólnych działalności, niezwiązanych bezpośrednio z tym asortymentem. Po stronie licencjobiorcy może wystąpić tendencja do przyporządkowania większej części kosztów do produktów objętych opłatami licencyjnymi, co w konsekwencji wpłynie na obniżenie końcowych opłat. Podobne problemy mogą wystąpić w przypadku zwrotów towarów czy udzielonych rabatów, które będą korygowały sprzedaż. Analogicznie jak w przypadku kosztów należy dokonać analizy, czy sprzedaż objęta licencjami nie została skorygowana o pozycje dotyczące zupełnie innego asortymentu. By mieć możliwość weryfikacji danych finansowych, warto umieścić w umowie klauzulę zobowiązującą kontrahenta do zapewnienia dostępu do ksiąg, np. biegłemu rewidentowi. Ponadto licencjobiorca powinien przygotować i udostępnić dane finansowe w sposób umożliwiający ich sprawną i rzetelną weryfikację. Częstym problemem istotnie wydłużającym proces badania wysokości opłat jest brak odpowiednio rozbudowanego systemu rachunkowości, zapewniającego dostęp do niezbędnych danych finansowych. Mając na uwadze powyższe zagadnienia, umowa licencyjna, poza prawnymi regulacjami udostępniania i wykorzystania określonych aktywów niematerialnych, musi w sposób jasny i precyzyjny definiować zasady kalkulacji i weryfikacji opłat licencyjnych.