Kluczowe jest to, kto w rzeczywistości kupuje usługę medyczną. Jeśli płaci za nią NFZ, nie musi być ona rejestrowana przy użyciu kasy fiskalnej. Potwierdzają to interpretacje indywidualne, np. dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 lipca 2011 r. (nr IPPP2/443-560/11-4/KOM) i dyrektora IS w Katowicach z 15 marca 2011 r. (nr IBPP4/443-213/ /11/KG).
Ta ostatnia dotyczyła lekarza prowadzącego specjalistyczną praktykę w ramach kontraktu z NFZ i wystawiającego funduszowi raz w miesiącu rachunek. Organ podatkowy uznał, że w takim przypadku to właśnie fundusz jest nabywcą usług, a pacjent podmiotem upoważnionym do skorzystania ze świadczeń, tj. odbierającym usługi. Nie uczestniczy on w ich rozliczaniu.
Podobnie sprawa wygląda, gdy lekarz pracuje w przychodni, a pacjenci kupują usługi od niej np. w formie abonamentu czy innej. W takim wypadku lekarze są wykonawcami świadczeń medycznych, ale nie są stroną transakcji z pacjentami w rozumieniu przepisów o VAT. Pacjenci mogą więc domagać się paragonu fiskalnego od przychodni (jeżeli rzeczywiście płacą za usługi, ponieważ nie są one finansowane z NFZ). Inaczej jest, gdy lekarze działają wprawdzie pod szyldem przychodni, ale na własny rachunek (nie płaci im przychodnia, choćby ułatwiała im organizacyjnie działalność, ale klienci) – wtedy muszą wystawiać paragony za odpłatne świadczenia. Identycznie jak wtedy, gdy prowadzą własny gabinet.

Ważne są obroty

Podobnie jak inni podatnicy również medycy mogą korzystać ze zwolnienia i nie używać kasy – o ile mają obroty poniżej ustawowego limitu. Wynosi on aktualnie 20 tys. zł w skali roku. Dla tych, którzy rozpoczynają działalność w trakcie roku, liczy się go proporcjonalnie do czasu wykonywania usług. Przykładowo, jeżeli pierwsza sprzedaż nastąpi 1 lipca, trzeba obliczyć limit dla okresu 1 lipca – 31 grudnia, tj. (20 tys. zł /365× 184 dni) = 10 082,10 zł.
Jeżeli przychody lekarza przekroczą tak obliczoną kwotę np. 15 sierpnia, to ma on dwa miesiące (wrzesień i październik), począwszy od końca sierpnia, na zainstalowanie kasy. Musi więc zacząć ewidencjonować sprzedaż za jej pomocą najpóźniej od 1 listopada.
Obliczając kwotę obrotu, należy pamiętać, że liczy się każda sprzedaż na rzecz osoby fizycznej (chyba że kupuje ona usługę medyczną w ramach swojej działalności gospodarczej, z wyjątkiem rolników ryczałtowych). Nie wyłącza się w tym przypadku sprzedaży towarów i usług, które w załączniku do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących zostały zwolnione z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy. Nie wlicza się jednak świadczeń z NFZ.
Oczywiście nie wystarczy sam zakup kasy i rozpoczęcie ewidencjonowania na niej obrotu. Wcześniej lekarz musi jeszcze zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego (wzór zawiadomienia znajduje się w rozporządzeniu w sprawie kas). Należy też dokonać tzw. fiskalizacji urządzenia, czyli ustawić odpowiedni tryb jego pracy. Robi to uprawniony serwisant, wpisując jednocześnie do pamięci kasy numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy. Czynność tę potwierdza od razu raport fiskalny dobowy. Jego wydruk dołącza się do książki kasy, która stanowi dokumentację dotyczącą danego urządzenia. Następnie w terminie siedmiu dni od fiskalizacji podatnik musi zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego dane dotyczące kasy. Dzięki temu uzyska dla swojego urządzenia numer ewidencyjny. Wpisuje się go do książki kasy, należy go też nanieść trwale na obudowę urządzenia. Książka powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniana na żądanie właściwych organów.

Paragony fiskalne

Usługi medyczne należy też właściwie opisywać na paragonach fiskalnych. Od października zeszłego roku nazwa towaru lub usługi musi pozwalać na ich jednoznaczną identyfikację (par. 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra w sprawie kas rejestrujących). W związku z licznymi wątpliwościami przedsiębiorców minister finansów wydał 12 września interpretację ogólną (nr PT7/033/1/589/MHL/13/RD-94492). Wynika z niej m.in., że przy oznaczaniu towaru lub usługi można wykorzystywać nazewnictwo stosowane przy tworzeniu zasad odpłatności, a więc w praktyce – odwołać się do własnego cennika. Dotyczy to też lekarzy. Przykładowo więc według organów podatkowych nie wystarczy, że na paragonie używana jest ogólna nazwa: usługi stomatologiczne. W cenniku bowiem widzimy konkretne usługi i na dokumencie fiskalnym powinna pojawić się precyzyjna nazwa, np. usunięcie zęba, wypełnienie scalling czy piaskowanie.
Do kwestii umieszczania nazw usług medycznych na paragonach fiskalnych odniósł się dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 28 listopada 2013 r. (nr ILPP2/443-862/13-2/MR). Dotyczy ona spółki, której przedmiotem działalności są m.in. usługi okulistyczne służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia.
We wniosku o interpretację wyjaśniła ona, że przed 1 października 2013 r. stosowała na paragonach nazewnictwo: zabieg, badanie, ortoleczenie, które nie wskazywało szczegółowo wady, która jest leczona, ponieważ jest to kwestia uznawana często przez pacjentów za wstydliwą. Po tej dacie spółka zamierzała zastosować w opisie usług nazwy: usługi medyczne w zakresie profilaktyki zdrowotnej, usługi medyczne w zakresie chirurgii okulistycznej, usługi medyczne leczenia zachowawczego gałki ocznej, pozostałe usługi medyczne – z rozszerzeniem: zabieg, leczenie 1 oko lub leczenie dwoje oczu. Firma wskazywała też, że wszystkim tym usługom można przyporządkować właściwą stawkę VAT, bez uszczegóławiania zastosowanych procedur medycznych, tj. z zachowaniem tajemnicy lekarskiej.
Dyrektor IS przyznał, że tak skonstruowane nazwy świadczeń dają możliwość ich identyfikacji, a co za tym idzie – nie ma konieczności rozszerzania opisu i podawania rodzaju wady wzroku. Zwrócił też uwagę, że stosowanie jednej nazwy do kilku świadczeń jest dozwolone również wtedy, gdy są one oferowane po różnych cenach – przy założeniu, że nie mają do nich zastosowania odrębne zasady opodatkowania (np. zwolnienie z podatku bądź opodatkowanie według właściwych, odmiennych stawek).
Podatnicy, którzy stosują kasy rejestrujące, muszą przechowywać kopie paragonów do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (tj. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku)

Dodatkowe zwolnienie

Nie musimy przy pomocy kasy rejestrować m.in. sprzedaży usług, za które zapłata w całości następuje:

● za pośrednictwem: poczty, banku, spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej

● na rachunek podatnika w banku lub w SKOK,

– pod warunkiem, że z dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Można skorzystać z ulgi

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu w obowiązującym terminie, mogą skorzystać z ulgi na zakup kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) rejestrowania. Preferencja ta jest ograniczona i wynosi 90 proc. ceny zakupu (bez VAT) każdego urządzenia. Nie może być to jednak więcej niż 700 zł na jedną kasę.

Warunki skorzystania z ulgi określają przepisy wykonawcze. Wymagają one, aby przedsiębiorca posiadał dowód zapłaty całej należności oraz aby pisemnie zgłosił naczelnikowi urzędu skarbowego, przed rozpoczęciem ewidencjonowania obrotu, liczbę kas rejestrujących i miejsce (adres) ich używania.

Przeszkodą do skorzystania z ulgi nie jest wykonywanie wyłącznie czynności zwolnionych z podatku (lub fakt, że podatnik jest zwolniony z daniny). Usługi medyczne wykonywane przez lekarzy są co do zasady wolne od VAT.

1. Czy potrzebne są dwie kasy

Lekarz stomatolog prowadzi prywatną praktykę i ewidencjonuje obrót na kasie fiskalnej. Ponieważ warunki lokalowe pozwalają na pracę w tym samym czasie dwóch dentystów, podpisał umowę o świadczenie usług stomatologicznych z drugim lekarzem, również prowadzącym działalność gospodarczą. W umowie znalazł się zapis, że usługobiorca będzie płacił usługodawcy wynagrodzenie za wykonane czynności po wystawieniu przez niego rachunku. Co istotne, lekarz z którym podpisano umowę, wykorzystuje nie tylko gabinet, ale też sprzęt właściciela i materiały, które ten kupuje i ewidencjonuje jako koszty uzyskania przychodu. Czy zaproszony do współpracy dentysta też musi mieć swoją kasę fiskalną?

Zgodnie z wyjaśnieniami dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu zawartymi w interpretacji indywidualnej z 18 czerwca 2012 r. (nr ILPP2/443-269/12-5/MN) takiego obowiązku nie ma.

Jeżeli jedynym obrotem, jaki uzyskuje lekarz, jest wynagrodzenie z tytułu usług świadczonych na rzecz innych osób prowadzących działalność gospodarczą (innego lekarza), to nie ciąży na nim obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot należnego podatku przy zastosowaniu własnej kasy rejestrującej.

Skoro właściciel gabinetu stomatologicznego używa kasy, to lekarz z nim współpracujący powinien ewidencjonować obrót realizowany na jego rzecz przy zastosowaniu jego urządzeń fiskalnych.

2. Czy ewidencjonować bezpłatne usługi

Kodeks etyki lekarskiej mówi, że lekarz ma prawo świadczyć usługi za darmo. Nie może odmówić pomocy lekarskiej (nawet bez uzyskania zapłaty) w sytuacjach nagłych. Dobrym zwyczajem jest też bezpłatne leczenie innych lekarzy i członków ich rodzin. Jednak lekarz, który stosuje kasę fiskalną, nie ma możliwości zaewidencjonowania opłaty „0 zł”. Jak ma więc postąpić w takich przypadkach?

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2013 r. (IPTPP4/443-117/13-5/ALN) przyznał, że w sytuacji, gdy lekarz udziela nieodpłatnych świadczeń, nie ma obowiązku ich rejestrowania na kasie fiskalnej. Przypomniał, że obowiązek ten dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Przy czym przez dostawę rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług. Z kolei na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT za odpłatne świadczenie usług uznaje się również wszelkie nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Dyrektor podkreślił jednak, że w opisanym przypadku stosownie do par. 2 ust. 1 rozporządzenia (z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących) w powiązaniu z poz. 44 załącznika do tego rozporządzenia podatnik ma prawo do korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji w zakresie czynności nieodpłatnego świadczenia usług wymienionych w art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy.

Podstawa prawna
Art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Par. 3 ust 2, par. 5 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1382).
Par. 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).
Par. 2 ust. 1, par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 163).