Prezenty o wartości do 10 zł i próbki nie są opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Przekazanie jednej osobie w ciągu roku towarów o łącznej wartości nie większej niż 100 zł też nie łączy się z obowiązkiem odprowadzenia VAT, o ile firma prowadzi ewidencję obdarowanych. Materiały reklamowe lub informacyjne można udostępniać bez podatku, o ile nie mają walorów użytkowych albo spełniają definicję próbki lub prezentu o małej wartości.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), dostawą opodatkowaną jest również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych podwładnych, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;

2) wszelkie inne darowizny – jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Reklama

Od powyższej zasady są jednak odstępstwa.

Lista wyjątków

Reklama

Artykuł 7 ust. 3 ustawy o VAT stanowi, że nie podlega opodatkowaniu nieodpłatne przekazanie prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli następuje ono na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Prezentami o małej wartości są te, których jednostkowa cena nabycia bez podatku lub koszt wytworzenia wynosi w momencie przekazywania nie więcej niż 10 zł. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi nawet jeśli podatnik w roku podatkowym przekaże kilka czy kilkanaście rzeczy tej samej osobie, ale każda ma wartość jednostkową nie większą niż 10 zł, nie ma obowiązku odprowadzenia VAT.

Za prezenty o małej wartości uznawane są też cenniejsze rzeczy, które zostały przekazane jednej osobie, o ile ich łączna wartość w roku podatkowym nie przekracza 100 zł, a podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić tożsamość obdarowanych.

Z kolei definicja próbki, określona w art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, mówi, że chodzi o egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które są identyfikowalne jako próbka i które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1) ma na celu promocję tego towaru oraz

2) zasadniczo nie służy zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego, chyba że jest to nieodłącznym elementem promocji towaru i ma skłaniać odbiorcę do jego zakupu.

Tak sformułowane definicje sprawiają podatnikom wiele problemów praktycznych. Dotyczą one głównie działalności marketingowej i promocyjnej firm, bo z nią zwykle wiążą się nieodpłatne przekazania.

Prawo do odliczenia

Jak wskazują przywołane przepisy, VAT podlega nieodpłatne przekazanie towarów, w stosunku do których przy ich nabyciu przysługiwało pełne lub choćby częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego. A zatem jeśli podatnik nie miał takiego prawa, to nieodpłatne przekazanie nie łączy się z obowiązkiem odprowadzenia VAT. Inaczej sytuacja wygląda, jeśli w przypadku darowanego towaru podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia, ale mógł on pomniejszyć podatek należny o podatek naliczony od jego części składowych. W ustawie o VAT nie ma definicji części składowych, ale pomocą może służyć kodeks cywilny (zgodnie z art. 47 k.c. częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego). Przykładowo chodzi o opony w samochodzie. Ministerstwo Finansów wyjaśniło w specjalnej broszurze dotyczącej zmian, które weszły w życie od 1 kwietnia 2013 r., że w takiej sytuacji podstawą opodatkowania VAT będzie wartość części składowej, ustalona na moment przekazania towaru i uwzględniająca stopień zużycia.

Załóżmy, że przedsiębiorca zamierza przekazać nieodpłatnie swojemu pracownikowi samochód osobowy, przy nabyciu którego nie miał prawa do odliczenia VAT naliczonego (pojazd został bowiem kupiony od osoby, która wystawiła jedynie fakturę VAT marża). W trakcie użytkowania auta firma musiała zmienić w nim opony, od których odliczyła VAT. Cena wyniosła 1500 zł netto. W momencie przekazania samochodu opony były już warte mniej – 800 zł. W takim przypadku firma musi opodatkować darowiznę podatkiem od towarów i usług według 23-proc. stawki, ale podstawą opodatkowania będzie jedynie kwota 800 zł, czyli wartość części składowej w momencie, gdy samochód nieodpłatnie trafił do pracownika.

Zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT przekazanie prezentów o małej wartości bądź próbek nie jest opodatkowane, o ile następuje na cele związane z działalnością gospodarczą. Chodzi np. o działania promocyjne czy marketingowe. Przekazanie na inne cele, w tym także charytatywne, będzie obłożone VAT.

Ulotki i kalendarze

Obecnie w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, w którym dla próbek i prezentów o małej wartości ustanowiono wyjątek od zasady opodatkowania, nie ma mowy o drukowanych materiałach reklamowych i informacyjnych. Wcześniej przepisy wprost stanowiły, że przekazanie takich produktów nie podlega VAT. Czy teraz ich darowiznę należy opodatkować? Niekoniecznie. Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach do zmian sprecyzowało, że w dalszym ciągu nieodpłatne przekazanie materiałów reklamowych i informacyjnych nie jest objęte podatkiem od towarów i usług, jeśli nie mają one dla nabywcy wartości konsumpcyjnej czy użytkowej (np. ulotki, gazetki reklamowe). Materiałem, który ma walor konsumpcyjny, będą przykładowo kalendarze firmowe. Warto jednak zaznaczyć, że jeśli wartość jednego egzemplarza (cena zakupu bez podatku lub koszt wytworzenia) nie będzie przekraczała 10 zł albo 100 zł w przypadku, gdy podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych – to takie przekazanie również pozostanie poza VAT. W takiej bowiem sytuacji możemy uznać, że wręczono prezent o małej wartości. Jeśli jednak firma daruje komuś kalendarz o wartości 20 zł, a nie prowadzi przy tym wymaganej ewidencji, to musi zapłacić VAT od całej kwoty (czyli odprowadzi 23 proc. od 20 zł).

Próbki

Podobnie jak materiały reklamowe i informacyjne należy traktować próbki. Co do zasady ich przekazanie nie podlega VAT, jeśli ma na celu promocję towaru i nie służy zaspokojeniu potrzeb nabywcy (chyba że wyjątkowo – gdy zaspokojenie potrzeb jest nieodłącznym elementem promocji i ma skłaniać do zakupu). A jeśli chodzi o przypadki, gdy o promocji w ogóle nie może być mowy? Tu właśnie pojawia się podobieństwo do materiałów reklamowych i informacyjnych. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych potwierdzają, że np. próbki wyrobu mięsnego przesłane do instytucji, których zadaniem jest ich analiza i badanie (takich jak Państwowa Inspekcja Sanitarna, powiatowy lekarz weterynarii), nie mają waloru użytkowego (konsumpcyjnego) dla odbiorcy. W efekcie ich przekazanie w ogóle jest poza VAT (tak np. interpretacja dyrektora izby skarbowej w Warszawie z 4 kwietnia 2013 r., nr IPPP1/443-24/13-2/PR).

Podobnie sprawę rozstrzygnął dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 30 września 2013 r. (nr ILPP2/443-606/13-2/JK). Dotyczyła ona producenta i dystrybutora wyrobów sanitarnych, który planował nieodpłatne przekazywanie próbek podmiotom, z którymi współpracuje lub chciałby nawiązać współpracę. Zamierzał przekazywać im pojedyncze egzemplarze materiałów bądź towarów kupionych (i uprawniających do odliczenia podatku naliczonego) od innych firm. Z kolei obdarowani mieli odpowiedzieć, czy są w stanie wyprodukować wyroby o takim samym wyglądzie, walorach estetycznych i użytkowych. Dyrektor izby uznał, że tak przekazane wyroby stanowią próbki i nie służą konsumpcji ani zaspokojeniu jakichkolwiek potrzeb odbiorcy (nie pojawia się też u niego przysporzenie majątkowe). Posłużą jedynie jako materiał do wykonania testów, badań, analiz itp. A zatem podatnik nie ma obowiązku naliczenia podatku należnego.

Nie podlega też podatkowi np. udostępnienie próbek w ramach degustacji, która ma na celu promocję produktu. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2013 r. (nr ILPP2/443-901/13-2/AK).

Dotyczyła ona spółki, która wytwarza artykuły spożywcze (rybne). Prowadzi wiele akcji promocyjnych, reklamowych i marketingowych – w celu budowania pozytywnego wizerunku swoich marek. Między innymi na terenie wielkopowierzchniowych sklepów organizuje poczęstunek dla potencjalnych klientów, przy czym produkty są dzielone na małe porcje. Wartość każdej jest mniejsza niż 10 zł. Dyrektor izby skarbowej uznał, że chodzi w takim wypadku o próbki zgodnie z definicją określoną w ustawie, niepodlegające VAT.

Podstawa prawna
Art. 7 ust. 1–7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Lepiej sprzedać za symboliczną kwotę niż przekazać gratis

Katarzyna Ciesielska doradca podatkowy w Grant Thornton

Jak firma powinna dla celów VAT dokumentować nieodpłatne przekazania?

Do końca 2013 r. podatnicy mogli dla udokumentowania takich czynności wystawiać faktury wewnętrzne. Teraz ustawa o VAT ich nie przewiduje. Jednak wskazane jest, żeby przedsiębiorcy mieli dla własnych potrzeb, dla celów dowodowych oraz dla prawidłowego zadeklarowania zobowiązania podatkowego dokumenty potwierdzające dokonanie nieodpłatnych przekazań. Tyle tylko że ustawodawca pozostawił im całkowitą swobodę w tym zakresie. Zwróćmy też uwagę, że podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania. Zatem aby nie pominąć takich transakcji w stosownych ewidencjach, a następnie w deklaracji, podatnicy mogą wystawiać dokumenty wewnętrzne.

A co z próbkami?

Przekazanie próbek w rozumieniu art. 7 ust. 7 ustawy o VAT nie stanowi – niezależnie od ich wartości – dostawy towarów, a więc nie stanowi czynności opodatkowanej. Podatnik w ogóle nie jest obowiązany do dokumentowania wydania próbek. Niemniej dla celów dowodowych i księgowych warto, aby i w tym przypadku prowadził ewidencję lub wystawiał dowody wewnętrzne.

Czy biorąc pod uwagę zasady rozliczania VAT, lepiej jest przekazać materiały nieodpłatnie czy za symboliczną kwotę?

Wydanie gratis materiałów spowoduje, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT w związku z ich nabyciem, konieczność ich opodatkowania – z wyjątkiem prezentów o małej wartości i próbek. Zatem decyzja o nieodpłatnym przekazaniu może obciążyć budżet przedsiębiorcy – z uwagi na konieczność zapłaty VAT. Podstawę opodatkowania stanowi w tym przypadku cena nabycia towaru lub koszt jego wytworzenia. Podatnik, pomimo braku ustawowego obowiązku, powinien wystawić dokument wewnętrzny i od kwoty netto naliczyć VAT, który następnie zostanie wykazany w deklaracji podatkowej i odprowadzony do urzędu skarbowego. Z finansowego punktu widzenia korzystniej jest więc sprzedać towar za symboliczną kwotę, bowiem to ta kwota (cena sprzedaży) będzie wówczas stanowić podstawę opodatkowania. Obciążenie podatkowe może być więc w tym przypadku znacząco mniejsze, a organy podatkowe nie mają narzędzi do zakwestionowania wysokości podstawy opodatkowania w sytuacji, gdy towar jest sprzedawany podmiotom niepowiązanym.