Od nowego roku przepisy o VAT zobligują przedsiębiorstwa zajmujące się dostawą mediów dla konsumentów do zmiany sposobu informowania o przewidywanym zużyciu prądu czy wody

Właściciele mieszkań nie dostaną w styczniu faktur m.in. za wodę i prąd. Wszystko za sprawą zmian w VAT, które zaczną obowiązywać od nowego roku. W zamian dostawcy mediów będą wystawiali inne dokumenty, w których zostaną uwzględnione jedynie prognoza zużycia, kwota i termin zapłaty. Zmieni się też praktyka dostawców wobec firm

Nowe regulacje dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT zmienią wieloletnią praktykę stosowaną przez dostawców energii elektrycznej, gazu, ciepła i usług komunalnych (ścieki, śmieci, zimna woda).
Dziś wystawiają oni faktury prognozowe. Zainteresowany musi na ich podstawie co miesiąc uiścić część należności. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) obowiązek podatkowy powstaje z dniem, w którym upływa termin płatności. Przykładowo, jeśli odbiorca miał zapłacić za prąd do 15 października, to dostawca rozlicza VAT w deklaracji za październik (składanej do 25 listopada).
Od 1 stycznia 2014 r. sytuacja się zmieni. Zgodnie z nowym art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT w przypadku dostawy mediów obowiązek podatkowy będzie powstawał z dniem wystawienia faktury (będzie to wyjątek od zasady określonej w art. 19a ust. 1). Oznacza to, że jeśli firmy nie zmienią swoich procedur i dalej będą wystawiały faktury prognozowe, będą musiały płacić VAT na długo przed otrzymaniem zapłaty.
Obecnie nie ma obowiązku wystawiania faktur na rzecz konsumentów, ale – jak mówi Adrian Kozakiewicz, konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych – można to zrobić na żądanie zainteresowanego. W praktyce jednak same firmy wysyłają faktury z prognozami zużycia mediów i miesięcznymi (lub innymi) terminami płatności. Traktują je więc jako informację dla konsumentów, a nie tylko dokumenty do rozliczenia VAT.
– Od 1 stycznia 2014 r. art. 106b ust. 3 ustawy o VAT przewiduje, że nabywca nie może żądać wystawienia faktury w przypadku czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4, a więc właśnie dostawy mediów – stwierdza Adrian Kozakiewicz.
Takie żądanie konsumenta byłoby niekorzystne dla sprzedawców mediów w przypadku, gdyby dokument uwzględniał np. prognozę zużycia prądu na pół roku do przodu. Skoro obowiązek podatkowy będzie powstawał z dniem wystawienia faktury, to VAT trzeba od razu odprowadzić do urzędu skarbowego od wykazanej na niej kwoty bez względu na to, kiedy konsument ją zapłaci.
Wyjaśnijmy to na przykładzie. Załóżmy, że podatnik zużywa prąd za ok. 100 zł miesięcznie. Dystrybutor może wystawić fakturę z prognozą na pół roku, z terminami płatności do 20. dnia każdego miesiąca. W efekcie cała faktura będzie opiewać na kwotę 600 zł, w tym VAT – 138 zł. Obecnie dystrybutor rozkłada podatek na 6 rat i wpłaca do urzędu po 23 zł miesięcznie. Po zmianach cały VAT z takiej faktury będzie musiał zapłacić jednorazowo, w rozliczeniu za okres, w którym wystawił dokument.

Bez faktury

Eksperci twierdzą jednak, że dostawcy mogą uniknąć takiej sytuacji.
Według Romana Namysłowskiego, doradcy podatkowego i dyrektora w EY, rozwiązaniem problemu z fakturami prognozowymi dotyczącymi dostawy mediów jest przejście na inny sposób dokumentowania sprzedaży. Wyjaśnia, że zarówno obecnie, jak i po zmianach dokument można uznać za fakturę, jeśli pojawią się na nim wszystkie niezbędne dane określone w przepisach. Nie musi być nawet nazwany fakturą (z wyjątkami). Dziś wykaz takich danych określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 z późn. zm.). Od nowego roku zostanie on przeniesiony do art. 106e ustawy o VAT.
Roman Namysłowski uważa, że dostawcy mediów po zmianach będą dalej mogli wystawiać prognozy. Jak podkreśla, powinny to być jednak dokumenty, które nie będą spełniały wymogów fakturowych. Innymi słowy, zakres znajdujących się w nich informacji powinien być nieco uboższy.
Adrian Kozakiewicz precyzuje, że może to być dokument, który będzie określał jedynie kwotę należną, żądanie zapłaty oraz termin płatności.
– To będzie oznaczało, że dokument nie jest fakturą. W efekcie w momencie jego wystawienia nie powstanie obowiązek podatkowy – podsumowuje Namysłowski.
VAT 2013: Nowe przepisy będą korzystne dla podatników
VAT 2013: Nowe przepisy będą korzystne dla podatników

Zobacz również
Adrian Kozakiewicz tłumaczy, że w sytuacji braku faktury podatnik dokonujący dostawy mediów rozpoznawać będzie obowiązek podatkowy z chwilą upływu terminu płatności. W praktyce więc zmiana procedur pozwoli na zapłatę VAT na podobnych zasadach jak obecnie.

Dostawa dla firmy

Dostawcy mediów będą musieli też się zastanowić nad zmianą procedur w przypadku sprzedaży na rzecz firm. W przypadku takich odbiorców są bowiem zobowiązani dokumentować transakcje fakturami, inaczej, niż gdy nabywcami są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.
Roman Namysłowski wyjaśnia, że zasada dotycząca obowiązku podatkowego jest taka sama, jak przy dostawie mediów na rzecz konsumentów – powstaje on z chwilą wystawienia faktury. Przy czym w przypadku niesporządzenia takiego dokumentu lub zrobienia tego z opóźnieniem punktem odniesienia dla dostawcy mediów będzie upływ terminu na wystawienie faktury określonego w art. 106i ust. 3. Zgodnie z nim dokument trzeba sporządzić nie później niż z upływem terminu płatności.
Oznacza to w praktyce, że dostawcy mediów mogą wystawiać faktury firmom, które kupiły od nich np. prąd czy wodę, z upływem terminu płatności. W takiej sytuacji VAT rozliczą za okres, w którym wystawili dokument. Problem w tym, że to najczęściej faktura jest podstawą do uregulowania zobowiązań i to z niej wynika termin płatności. Trudno zakładać, że jako taki będzie wskazywała dzień, w którym została wystawiona.
Roman Namysłowski radzi sporządzać faktury w takim momencie, aby termin ich płatności przypadał przed momentem zapłaty podatku i złożenia deklaracji, w której fakturowana dostawa będzie wykazana. Wyjaśnia to na przykładzie. Zakładając, że dostawa mediów nastąpi w lutym z terminem płatności 10 marca, to zgodnie z przepisami faktura powinna być wystawiona nie później niż 10 marca (wtedy upływa termin płatności). Sporządzenie jej jeszcze w lutym spowoduje, że obowiązek podatkowy powstanie w tym miesiącu, a podatnik będzie musiał zapłacić VAT do 25 marca. Korzystniejsze dla dostawcy będzie wystawienie faktury 1 marca, bo przesunie to obowiązek podatkowy na marzec, a termin wpłaty VAT do urzędu skarbowego na – najpóźniej – 25 kwietnia.
Dostawcy powinni przedstawiać prognozy, które nie spełniają wymogu faktur