Rozliczenie składek m.in. na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za dany miesiąc może przebiegać np. za pośrednictwem konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne. Zapisuje się też na nim wypłacane pracownikowi przez pracodawcę zasiłki chorobowe.
ikona lupy />
Schemat 1. Objaśnienia do schematu: 1. Składki ZUS pokrywane przez pracownika. 2. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę. 3. Korekta nadpłaconych składek ZUS zapłaconych przez pracodawcę dotycząca bieżącego okresu sprawozdawczego. 4. Korekta nadpłaconych składek ZUS zapłaconych przez pracodawcę dotycząca wcześniejszych okresów sprawozdawczych. / Dziennik Gazeta Prawna
ikona lupy />
Schemat 2. Objaśnienia do schematu: 1. Zasiłek chorobowy brutto – 1922 zł. 2. Zaliczka na podatek – 300 zł. 3. Wypłata zasiłku na konto bankowe pracownika – 1622 zł. / Dziennik Gazeta Prawna
Zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych pracodawcy zobowiązani są do pobierania i przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe. Wysokości składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe wyrażone są w formie stopy procentowej, jednakowej dla wszystkich ubezpieczonych. Natomiast stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest zróżnicowana dla poszczególnych płatników i ustalana w zależności od poziomu zagrożeń zawodowych i skutków tych zagrożeń. I tak w 2013 r. składki wynoszą:
– ubezpieczenie emerytalne – 19,52 proc. podstawy wymiaru – płacone w połowie przez pracownika i pracodawcę,
– ubezpieczenia rentowe – 8,00 proc. podstawy wymiaru – 1,5 proc. pokrywa pracownik, a 6,5 proc. pracodawca,
– ubezpieczenie chorobowe – 2,45 proc. podstawy wymiaru – pokrywa pracownik,
– ubezpieczenie wypadkowe – od 0,67 proc. do 3,86 proc. podstawy wymiaru – pokrywane przez pracodawcę.
Natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne – 9 proc. finansowana jest przez pracowników. Przy tym 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki potrącane jest z zaliczki na podatek dochodowy.
Z kolei pracodawca płaci też składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy 2,45 proc. i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1 proc.).

Rozliczanie

W księgach rachunkowych rozliczenia z ZUS mogą być ujmowane na koncie 220 – Rozrachunki publicznoprawne lub 227 – Rozrachunki z ZUS. Przykładowo gdy dotyczą one pensji pracownika, stanowią koszt operacyjny (ujmowany na koncie 430 – Wynagrodzenia).
Obciążenia, które musi pokryć pracownik z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, ujmuje się w ewidencji zapisem: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 227 – Rozrachunki z ZUS.
Natomiast obciążenia pracodawcy z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe księguje się następująco: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 227 – Rozrachunki z ZUS.
Inaczej będzie, gdy wynagrodzenie pracownika zwiększa wartość środka trwałego w budowie. W ciężar konta 080 – Środki trwałe w budowie odnosi się ogólną wartość robocizny, czyli wynagrodzeń – wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i innymi świadczeniami na rzecz pracowników. W takim przypadku ewidencja księgowa obciążeń pracodawcy z tytułu składek ZUS może przebiegać następująco: strona Wn konta 080 – Środki trwałe w budowie, strona Ma konta 227 – Rozrachunki z ZUS.

Zaległości w zapłacie

Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na fundusze pozaubezpieczeniowe za dany miesiąc kalendarzowy należy rozliczać i opłacać w terminach:
– do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
– do 10. dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
– do 15. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Za terminowe opłacenie składek przy zapłacie gotówką uważa się dzień dokonania wpłaty w banku lub na poczcie. Natomiast przy obrocie bezgotówkowym dzień obciążenia rachunku płatnika składek.
Podmiot, który ma niedopłatę z tytułu składek ZUS, musi uregulować je i odpowiednio rozliczyć w księgach rachunkowych. Należy je ująć zapisem: strona Wn 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 227 – Rozrachunki z ZUS. Wpłatę księguje się następująco: strona Wn konta 227 – Rozrachunki z ZUS, strona Ma konta 130 – Rachunek bankowy. Jednak może być konieczna zapłata kary lub odsetek.
Kwestię zaległości wobec ZUS reguluje ustawa z o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli pracodawca nie ureguluje składek lub opłaci je w zaniżonej wysokości, ZUS może wymierzyć dodatkową opłatę do wysokości 100 proc. nieopłaconych składek. Jednocześnie od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych tak jak od zaległości podatkowych. Podmiot powinien sam naliczyć odsetki, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym składki należało opłacić.
Przy tym należy pamiętać, że odsetek nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł. W ewidencji księgowej ujmowane są na koncie 756 – Koszty finansowe.

Korekta błędu

Może się jednak okazać, że niezapłacone składki mogą dotyczyć poprzednich lat obrotowych, za które sprawozdania finansowe zostały już dawno sporządzone i zatwierdzone. Nie da się już więc ich zmienić, a korekty księguje się w bieżących księgach. Kwestię tę reguluje art. 54 ustawy o rachunkowości. W tym przypadku ważne jest, czy taki błąd lat poprzednich był istotny, czy też nie. Poziom istotności powinien zostać zapisany w polityce rachunkowości. Można np. przyjąć następujące kryteria: suma bilansowa 1–2 proc., przychody netto 0,5–1 proc., wynik finansowy brutto 5 proc.
Przy tym konieczne jest łączne rozpatrywanie skutków wszystkich wykrytych błędów, bo chociaż każdy z nich z osobna może być nieistotny, łącznie mogą spowodować istotne zniekształcenie rocznego sprawozdania finansowego.
Jeżeli zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką rachunkowości skutki nie stanowią wartości istotnej, czyli takiej, której brak nie spowodowałby, że sprawozdanie byłoby nierzetelne, to należy je ująć jako operacje bieżącego okresu.
Wielkości powyżej tych granic mogą być uznane za istotne. Wówczas należy je odnieść na kapitał (fundusz) własny i wykazać jako stratę z lat ubiegłych. Skutki takich zdarzeń będą więc ewidencjonowane w księgach rachunkowych za pomocą konta 820 – Rozliczenie wyniku finansowego.

W razie choroby

Inne rozliczenia ZUS w księgach rachunkowych mogą być związane z wypłacaniem pracownikom np. zasiłków chorobowych. Zasady w tym zakresie określa ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
W przypadku ubezpieczenia obowiązkowego prawo do zasiłku przysługuje po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, natomiast przy ubezpieczeniu dobrowolnym po upływie 90 dni.
Zgodnie z przepisami mogą go otrzymać określone osoby czasowo niezdolne do pracy. Dotyczy to chorych, poszkodowanych w wypadkach przy pracy, a także chorych w czasie ciąży. Przez pierwszy okres niezdolności pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia od pracodawcy (w określonych przypadkach w 80 lub 100 proc.). Wynagrodzenie chorobowe otrzymuje się przez 33 dni nieobecności, w ciągu roku, z powodu choroby. Od 34. dnia niezdolności do pracy pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego. Jednak gdy pracownik ukończył 50. rok życia, limit ten wynosi 14 dni, a od 15. dnia nabywa on prawo do zasiłku chorobowego.
Zgodnie z przepisami zasiłek wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Ponieważ tacy pracodawcy tylko wypłacają świadczenie w imieniu ZUS, nie stanowi to dla nich kosztu. O kwotę wypłaconych zasiłków chorobowych obniża się kwotę należnych do zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne. W księgach rachunkowych kwotę zasiłku ujmuje się zapisem: strona Wn konta 227 – Rozrachunki z ZUS, strona Ma konta 230 – Rozrachunki z pracownikami. [przykład]
Przy tym od zasiłku trzeba odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, ale nie pobiera się składek ZUS.
Wypłata zasiłku
Pracodawca ma wypłacić pracownikowi zasiłek chorobowy w wartości brutto 1922 zł. Zaliczka za podatek dochodowy, który musi odprowadzić do urzędu skarbowego wynosi [(1922 x 18 proc.) – 46,33] = 299,63 zł, czyli po zaokrągleniu 300 zł. Z kolei kwota do wypłaty to 1622 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.). Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).