Osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, nie muszą stosować pełnych ksiąg, dopóki nie osiągną rocznych przychodów co najmniej o równowartości 1,2 mln euro. Tak samo jest w przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych. Limit przychodów oblicza się dla każdego roku, przeliczając kwoty 1,2 mln euro po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy.
Oznacza to, że wymienione podmioty, których przychody netto w 2013 r. osiągną co najmniej wartość 5 059 560 zł (1,2 mln euro po kursie 4,2163 zł za euro), od 1 stycznia 2014 r. będą musiały prowadzić pełną rachunkowość.
Aby obliczyć wspomniane przychody, trzeba sięgnąć do art. 24a ust. 4 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem należy uwzględnić przychody z działalności gospodarczej. To zaś szerszy zakres niż ten, do którego odwołuje się art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Ten ostatni mówi o przychodach netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych; nie uwzględnia więc np. wartości otrzymanych dotacji, odszkodowań czy kwot uzyskanych ze sprzedaży środków trwałych. Jednak zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych przy przejściu na pełne księgi bierze się pod uwagę zasady ustalania przychodu z ustawy o PIT.

Czy zatrudnić firmę

Już teraz podmiot może oszacować, czy będzie miał obowiązek zaprowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli tak właśnie się stanie, trzeba przede wszystkim podjąć decyzję, czy tworzyć własny dział księgowości, czy zatrudnić firmę zewnętrzną. W praktyce mniejsze podmioty częściej decydują się na zakup takich usług na zewnątrz, dlatego że jest to dla nich tańsze niż tworzenie działu finansowo-księgowego.
Należy jednak przy tym pamiętać, że szukanie na zewnątrz najtańszych rozwiązań może być nieopłacalne. Zatrudnienie biura nie oznacza uwolnienia się od odpowiedzialności za błędy w księgach i rozliczeniach podatkowych. Ewentualne opłaty, kary i zaległości zarówno urząd skarbowy, jak i ZUS egzekwują bezpośrednio od podatnika. Jeśli więc biuro się pomyli i powstanie zaległość podatkowa, to odpowiedzialność z tego tytułu poniesie podatnik.
Klient biura rachunkowego może się natomiast w takiej sytuacji domagać odszkodowania od ubezpieczyciela tego podmiotu. Musi jednak udowodnić, że błąd powstał właśnie z winy biura.
Przed skorzystaniem z usług zewnętrznej firmy należy więc zweryfikować, czy ma ona obowiązkową polisę od odpowiedzialności cywilnej oraz uprawnienia (np. certyfikat księgowy wydany przez ministra finansów) – mimo planów deregulacyjnych przepisy nadal ich wymagają.

Bilans otwarcia

Niezależnie od tego, jaką księgowość wybierze firma, obowiązek przejścia na pełną ewidencję i otwarcia ksiąg łączy się z koniecznością sporządzenia bilansu otwarcia. W tym celu należy przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jej art. 19 ust. 1 stanowi, że jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, muszą potwierdzić posiadany majątek za pomocą inwentaryzacji.
Należy pamiętać, że zakres remanentu sporządzanego dla celów prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest znacznie mniejszy. Zgodnie z przepisami w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy zobowiązani są do sporządzenia spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Dla celów bilansu otwarcia trzeba natomiast sporządzić inwentaryzacje wszystkich aktywów i pasywów. Oprócz więc typowego remanentu należy przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych poprzez spis z natury i ustalenie dotychczasowego umorzenia (amortyzacji). Spisem z natury obejmuje się także środki pieniężne w kasie. Natomiast saldem początkowym dla rachunku bankowego jest saldo końcowe wyciągu bankowego z dnia przejścia na księgi rachunkowe.
Z kolei rozrachunki z tytułu należności i zobowiązań od odbiorców i dostawców w podziale niezbędnym do zaprezentowania w bilansie (analitycznie) inwentaryzuje się poprzez uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku należności podatkowych i z tytułu ZUS – w drodze weryfikacji danych wynikających z posiadanych dokumentów (a w szczególności analizy deklaracji i dokonanych wpłat).
Inwentaryzacji rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów, z których wynika, że nie mogły być zaliczone w ciężar kosztów poprzedniego roku obrotowego. Z kolei stan kredytów bankowych powinien wynikać z uzyskanego z banku salda dotyczącego rozliczenia kredytu.
Wszystkie te czynności trzeba odpowiednio udokumentować.
Zaakceptowany przez kierownika jednostki inwentarz jest podstawą do otwarcia ksiąg rachunkowych (powinno to nastąpić najpóźniej do 15 stycznia 2014 r.). Z kolei pozycje sporządzonego inwentarza powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Składniki aktywów i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości. Różnica wynikająca z inwentarza pomiędzy sumą aktywów i sumą zobowiązań stanowi kapitał własny.
Należy pamiętać, że podmioty prowadzące księgi rachunkowe powinny mieć dokumentację przyjętych zasad rachunkowości. Obejmuje ona m.in. zakładowy plan kont, wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, przyjęte metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.

Dokumentacja księgowa

Za opracowanie odpowiedniej polityki rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki. Zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości, obejmuje ona przede wszystkim:
● określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
● spis wszystkich metod wyceny aktywów i pasywów bez względu na to, czy ustawa daje możliwość wyboru, czy nie, oraz zasady ustalania wyniku finansowego.
Dokumentacja księgowa musi też opisywać sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych. Między innymi przedstawiać wykaz kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Istotna będzie również konstrukcja zakładowego planu kont. Jeżeli operacje gospodarcze nie są odpowiednio klasyfikowane, tworzone na ich podstawie sprawozdanie finansowe nie będzie rzetelnie odzwierciedlało sytuacji finansowej i majątkowej jednostki.
Plan kont musi uwzględniać przede wszystkim specyfikę danej firmy, a także rodzaj prowadzonej działalności. Dla przedsiębiorstwa wytwórczego duże znaczenie mają konta produkcyjne, czyli zespołu 6. Ujmuje się na nich efekty uzyskane w wyniku produkcji. W tego typu przedsiębiorstwie ważne są również oba zespoły kont kosztów (4 i 5). W przypadku zaś jednostek handlowych uwypukla się konta w zespole 7, związane ze sprzedażą produktów oraz konta zespołu 3, dotyczące zapasów.

W języku polskim

Należy też pamiętać, że polskie prawo bilansowe nakłada na podmiot obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim i polskiej walucie. Dlatego też każda transakcja, która zostanie przeprowadzona w innej walucie, musi być ujęta w księgach w polskich złotych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
Nie oznacza to, że podmioty mają obowiązek posiadania całego oprogramowania księgowego w języku polskim. Wynika to ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jego treść dostępna jest na stronie internetowej www.mf.gov.pl.
Komitet przypomniał, że księgami rachunkowymi są zbiory danych zawarte w systemie komputerowym (finansowo-księgowym), a nie samo oprogramowanie. Wymóg stosowania języka polskiego przy prowadzeniu ewidencji przy użyciu komputera obejmuje wyłącznie dane zawarte w systemie finansowo-księgowym. Dotyczy to danych ustalonych w sposób stały, takich jak: nazwy kont, opisy rodzajów transakcji, polecenia księgowania, nazwy operacji gospodarczych i nazwy walut.
Treść zapisów (w szczególności opisy zdarzeń) wprowadzanych do systemu wyraża się w języku polskim. Nie dotyczy to przypadków, w których zapisy mają formę kodów, skrótów lub symboli. Jednak w takiej sytuacji powinna być dostępna lista dozwolonych i stosowanych kodów, skrótów lub symboli, a one same opisane w języku polskim.

Odpowiedzialność karna

Grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie podlega ten, kto wbrew przepisom dopuszcza do:

● nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

● niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.

1. Czy trzeba zawiadomić urząd skarbowy o przejściu z podatkowej księgi na pełną rachunkowość?
Przejście na księgi po osiągnięciu przychodów w wysokości co najmniej 1,2 mln euro nie wywołuje konieczności przekazywania takiej informacji do urzędu skarbowego. Taki obowiązek powstaje tylko, gdy podmiot robi to dobrowolnie (poziom jego przychodów nie przekroczył 1,2 mln euro). Musi wówczas przed rozpoczęciem roku obrotowego, w którym księgi zostaną zaprowadzone, powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
Przy przejściu na księgi rachunkowe należy jednak pamiętać o zaktualizowaniu danych. Osoby fizyczne i spółki cywilne robią to w terminie siedmiu dni od zmiany rodzaju prowadzonej księgi poprzez system Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a pozostałe podmioty – poprzez złożenie w urzędzie skarbowym NIP-2.

2. Jakie są obowiązki informacyjne po przekazaniu ksiąg do prowadzenia przez biuro rachunkowe?
Jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy wyspecjalizowanemu w tej dziedzinie zarówno w Polsce, jak i w innym państwie członkowskim. Jednak w każdym przypadku, gdy księgi są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, należy o tym powiadomić urząd skarbowy. Wynika to z art. 11a ustawy o rachunkowości. Kierownik jednostki (może to być np. osoba fizyczna prowadząca działalność) ma na to 15 dni od dnia wydania ksiąg zewnętrznej firmie. Trzeba też pamiętać o konieczności zapewnienia dostępu do ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Podstawa prawna
Art. 2 ust. 1 pkt 2, art. 10, art. 11a, art. 19 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).
Art. 24a ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).