Nowe rozporządzenie ministra finansów, zmieniające obecnie obowiązujące rozporządzenie z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. nr 249, poz. 1661), jest bardziej liberalne. Jak mówi Aneta Jarczyńska, online business development manager w Sage, obecnie przedsiębiorca, który chce wysłać fakturę elektroniczną kontrahentowi, musi wcześniej uzyskać jego pisemną zgodę.

– Kluczowa zmiana, która ma wejść w życie od 1 stycznia 2013 r. na mocy rozporządzenia ministra finansów, znosi wspomniany obowiązek wyrażania zgody przed wysłaniem faktury elektronicznej – tłumaczy nasza rozmówczyni. Tym samym ustawodawca wprowadza tak zwaną zgodę domniemaną. W nowym stanie prawnym ważniejsze od posiadania zgody na e-faktury będzie więc rejestrowanie tego, kto zgłosił sprzeciw. Rozporządzenie zakłada bowiem, że standardem powinno być przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Jeśli podatnik nie chce otrzymywać e-faktur, musi to oznajmić swoim dostawcom.

– Od nowego roku kluczową funkcjonalnością w oprogramowaniu stanie się więc ewidencjonowanie sprzeciwu wobec e-faktur – stwierdza Aneta Jarczyńska. Innymi słowy system informatyczny powinien nie tylko obsługiwać e-dokumenty, ale także rejestrować, który z kontrahentów zgłasza wobec nich weto.

Z punktu widzenia podatnika po zmianach najistotniejsze będzie określenie sposobu postępowania z e-fakturami. Chodzi o zapewnienie autentyczności ich pochodzenia i integralności treści. Aneta Jarczyńska przyznaje, że będzie można spełnić te wymagania za pomocą dowolnych kontroli biznesowych lub mechanizmów, które przedsiębiorca ustali z kontrahentami. Oznacza to, że od 1 stycznia 2013 r. może on w najbardziej wygodny dla siebie i przystępny sposób określić, w jaki sposób będzie uczestniczył w wymianie faktur elektronicznych. Jak mówi Aneta Jarczyńska, każdy podatnik musi odpowiedzieć sobie na pytania: czy wystarczy mu zgoda wyrażona w formie ustnej, czy też woli mieć spisany i zaakceptowany przez swoich kontrahentów regulamin, czy być może zdecyduje się na potwierdzenie w postaci realizacji płatności.

Przedsiębiorcy – radzi ekspert – powinni więc przed końcem roku ustalić, w jaki sposób będą radzili sobie z „niechcianymi” fakturami elektronicznymi.

KOMENTARZ EKSPERTA

Aneta Jarczyńska, online business development manager w Sage

Zmiany, które liberalizują obieg faktur elektronicznych, są jak najbardziej korzystne dla przedsiębiorstw. Problem jest jednak taki, że metod i sposobów, jakimi możemy się tymi fakturami wymieniać, jest wiele. Można korzystać z poczty elektronicznej, z e-boków albo z sieciowych platform służących wymianie dokumentów elektronicznych, których już kilka na polskim rynku istnieje, np. MiedzyFirmami.pl. Warto w związku z tym wiedzieć o wszystkich możliwościach, by móc wybrać to, co jest dla przedsiębiorcy najlepsze.