To kolejna zmiana, jaką Ministerstwo Finansów zamierza wprowadzić do Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) przy okazji obszernej nowelizacji, do której opracowało już założenia (o czym pisaliśmy we wtorek, 12 marca 2013 r.). Zgodnie z tą propozycją profesjonalni pełnomocnicy będą mieli obowiązek oprócz zwykłego adresu do doręczeń podawać także adres poczty elektronicznej i informować o zmianach tego adresu.
Obowiązek ten ma zostać nawet uwzględniony we wzorach pełnomocnictwa ogólnego i szczególnego. Oprócz adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych jako profesjonalnych pełnomocników pisma będą wysyłane drogą elektroniczną także organom administracji publicznej.
Fikcja doręczenia
Resort zamierza odejść od obecnego sposobu doręczania e-dokumentów, polegającego na tym, że w przypadku nieodebrania pisma w systemie teleinformatycznym organu – w terminie 7 dni od dnia wysłania zawiadomienia do adresata o możliwości takiego odbioru – jest ono doręczane w sposób tradycyjny, określony w art. 152 par. 3 ordynacji. W zamian chce wprowadzić fikcję elektronicznego doręczenia.
W przypadku gdy w ciągu 7 dni od dnia wysłania zawiadomienia o możliwości odebrania pisma do jego odbioru nie dojdzie, organ podatkowy wyśle ponowne zawiadomienie. Doręczenie będzie uznawane za dokonane z upływem 7 dni od momentu wysłania ponownego zawiadomienia.
E-dokument zostanie zachowany w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, a adresat będzie miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Znajdzie też tam informacje o dacie uznania pisma za doręczone oraz datach wysłania zawiadomień o możliwości jego odebrania.
MF nie przewiduje – w przypadku profesjonalnych pełnomocników oraz organów administracji publicznej – innej możliwości niż wysyłanie pism drogą elektroniczną – chyba że wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające organowi podatkowemu korzystanie z takiego sposobu komunikacji. W założeniach do projektu resort nie wyjaśnia jednak, co z doręczeniem, gdy pojawią się techniczne trudności z odbiorem e-maili przez adresata. Wystarczy np. awaria systemu, aby e-maile nie dotarły. Nie wiadomo, czy i jak w takiej sytuacji ministerstwo zamierza zabezpieczyć prawa strony np. do odwołania się od decyzji w odpowiednim terminie. Podobnie może być w przypadku, gdy system informatyczny, z jakiego korzysta pełnomocnik, z jakichś powodów będzie odrzucał e-maile z urzędu lub potraktuje je jako spam.
Dobre rozwiązanie, ale...
Według Ministerstwa Finansów zmiana jest korzystna zarówno dla podatników, jak i dla organów podatkowych. Przyczyni się bowiem do przyspieszenia postępowań i spowoduje znaczące oszczędności w kosztach papieru i przesyłania pism. „Doręczenie tym sposobem będzie zawsze pewne, zostaną usunięte wątpliwości związane z miejscem doręczenia i klarownością treści zwrotnego potwierdzenia odbioru, co jest obecnie częstym przedmiotem sporów. Pełnomocnik będzie mógł odbierać pisma w każdym miejscu, gdzie będzie miał dostęp do swojego konta poczty elektronicznej, więc znikną obecne problemy z ustaleniem adresu pełnomocnika i jego zmianami, szczególnie intensywne wobec zbliżającego się upływu terminu przedawnienia” – napisało MF w założeniach do projektu nowelizacji.
Eksperci są bardziej sceptyczni. Zwracają uwagę, że założenia nie opisują procedury elektronicznych doręczeń precyzyjnie. Wiele kwestii jest więc niejasnych (np. czy same pisma, w tym decyzje, również będą dołączane do e-maili, czy udostępniane wyłącznie w elektronicznym systemie administracji podatkowej) i z oceną trzeba się wstrzymać, aż pojawią się szczegóły. Ich zdaniem najważniejsze w tym kontekście jest zabezpieczenie interesów podatników.
Adres do doręczeń
Ministerstwo zamierza wprowadzić również kategorię adresu do doręczeń, który strona będzie mogła wybrać i który będzie mógł być inny niż adres zamieszkania. MF zakłada, że w przypadku niepodjęcia pisma przez adresata pod wskazanym przez niego adresem do doręczeń, w tym również zagranicznym, pismo będzie uważało się za doręczone w dniu jego zwrotu organowi podatkowemu. Wtedy trafi do akt sprawy.
MF zamierza również tak zmienić art. 148 par. 1 ordynacji, aby doprecyzować, że osobom fizycznym pisma będą doręczane pod adresem miejsca ich zamieszkania. Dziś przepis mówi, że pisma doręcza się osobom fizycznych w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Poprawka ma uwzględniać sytuacje, kiedy pismo doręczane jest przed mieszkaniem, np. na klatce schodowej w budynku wielorodzinnym lub przed wejściem na posesję, na której znajduje się dom podatnika.
Jednocześnie resort chce, aby zawiadamianie organu podatkowego o każdej zmianie adresu miejsca zamieszkania – a nie jak dziś zmianie adresu – było obowiązkiem strony, jej przedstawiciela lub pełnomocnika. Podobny obowiązek dotyczyłby adresu do doręczeń.
Nowością ma być doręczanie pism na adres skrytki pocztowej oraz rozszerzenie katalogu osób upoważnionych do odbioru korespondencji w przypadku osoby prawnej i jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej o pracownika, który może być uznany za osobę, o której mówi art. 97 kodeksu cywilnego (zgodnie z nim osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa). MF wychodzi bowiem z założenia, że skoro pracownik może być powołany do uczestniczenia w czynnościach kontroli podatkowej w razie nieobecności kontrolowanego, to należy uznać, że może też pokwitować doręczenie pisma adresowanego do jego pracodawcy.
E-mail zamiast telegrafu
Idąc z duchem czasu, resort zamierza również zmienić przepis art. 160 par. 1 ordynacji tak, aby w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, możliwe było wysyłanie wezwań nie telegraficznie, lecz za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności aby możliwe było przesyłanie wiadomości tekstowych SMS-em albo e-mailem. Nie jest jasne, jakie konsekwencje wiązałyby się z brakiem reakcji (np. z powodu nieodebrania SMS-a czy e-maila) na takie wezwanie.
Społeczeństwo jest świadome swoich praw
Tomasz Rolewicz, doradca podatkowy, starszy menedżer w dziale postępowań podatkowych i sądowych PwC
Wprowadzenie doręczeń w formie elektronicznej byłoby dobrym rozwiązaniem, gdyby utrzymana została możliwość wyboru albo wprowadzona została możliwość zawieszania takiego odbioru na czas np. nieobecności pełnomocnika podatnika. W przeciwnym razie ta akcentowana przez autorów zmian szybkość i łatwość docierania z korespondencją w formie elektronicznej stanowić będzie utrudnienie dla pełnomocników. Pod nieobecność pełnomocnika pisma doręczane w sposób tradycyjny, czyli za pośrednictwem poczty, są bowiem odbierane w kancelarii przez osoby do tego upoważnione. W przypadku doręczeń w formie elektronicznej będzie kłopot z dostępem do komputera osoby nieobecnej. Pozostanie albo cofnąć pełnomocnictwo na czas urlopu, albo udostępnić hasło do komputera komuś z kancelarii, kto na bieżąco będzie monitorował skrzynkę pocztową. W przeciwnym razie po powrocie z np. miesięcznego urlopu (gdy raczej e-maile sprawdza się rzadko, jeśli w ogóle) może się okazać, że minął termin na odwołanie się od decyzji podatkowej.