Subskrybuj nas na Youtube
Firmy, które chcą przesyłać faktury elektroniczne, muszą mieć zgodę od odbiorcy. Przepisy wspólnotowe dopuszczają milczącą akceptację.
Komisja Europejska zdecydowała o uproszczeniu systemu fakturowania w krajach Wspólnoty, wprowadzając zmiany do dyrektywy 112. Mają one zostać wdrożone w poszczególnych krajach do końca tego roku. Jak przyznaje Sebastian Christow, dyrektor Departamentu gospodarki elektronicznej w Ministerstwie Gospodarki, Polska już wdrożyła te przepisy. Obecnie jednak toczą się prace nad kolejnymi zmianami w zakresie e-fakturowania, zarówno w Polsce, jak i Unii Europejskiej. Sebastian Christow mówi, że Komisja Europejska ma kolejne pomysły, które mają doprowadzić do upowszechnienia e-fakturowania. Podobnie polski resort finansów pracuje nad udoskonaleniem przepisów. Chodzi o to, aby w pełni zrównać regulacje dotyczące faktur papierowych i elektronicznych.
/>
Wyjaśnijmy, że obecnie zarówno w Europie, jak i w Polsce działają fora, które zbierają doświadczenia w zakresie fakturowania elektronicznego. W Polsce jest to Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania, które funkcjonuje w Ministerstwie Gospodarki. Uczestniczy w nim również Ministerstwo Finansów. W przyszłości efekty prac forum europejskiego oraz krajowego mają być podstawą do wprowadzenia kolejnych zmian w dyrektywach oraz polskich przepisach. Komisja Europejska planuje wdrożyć rozwiązania, które doprowadzą do obowiązywania jedynie faktur elektronicznych i to już od 2016 r.
Korzyści z e-fakturowania są bowiem dla firm bardzo duże. Jak policzyła Komisja Europejska, jeśli wszystkie firmy korzystałyby z e-faktur, a nie dokumentów papierowych, to w całej Wspólnocie oszczędności sięgnęłyby 18 miliardów euro rocznie. Istnieją jednak ograniczenia, które hamują rozwój e-faktur, a które można przy okazji najbliższych zmian wyeliminować. Jednym z nich jest konieczność uzyskania akceptacji przez kontrahenta.
Konieczna akceptacja
Problem papierowych faktur oraz ich przechowywania dotyczy w pierwszej kolejności przedsiębiorców wystawiających tysiące faktur miesięcznie. Wystawcy faktur chcieliby jednak liberalizacji zasad w taki sposób, aby nie musieli każdego odbiorcy prosić o zaakceptowanie przejścia na e-faktury. Takim przypadkiem zajął się ostatnio Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie (wyrok z 17 lutego 2012 r., sygn. akt I SA/Kr 2184/11, nieprawomocny). Jak wyjaśnia Ernest Frankowski, doradca podatkowy i menedżer w Deloitte, sąd orzekł, że nie można uznać, że kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną w sytuacji, gdy nie złożył sprzeciwu.
Powinny obowiązywać te same przepisy dla faktur papierowych i e-faktur
– Innymi słowy, nie ma możliwości wyrażenia zgody w sposób dorozumiany (np. poprzez zapłatę kwoty wynikającej z faktury) albo poprzez milczącą akceptację (brak wyrażenia sprzeciwu do określonej daty) – stwierdza ekspert.
Jak dodaje Jacek Pawlik, doradca podatkowy i prezes Eccom, sąd uznał, że gdyby intencją ustawodawcy było wprowadzenie otwartego katalogu form akceptacji, nic nie stałoby na przeszkodzie, aby wprost to wskazać w przepisach.
Wymogi ustawowe
Dariusz M. Malinowski, doradca podatkowy, wyjaśnia, że procedurę związaną z przesyłaniem i otrzymywaniem faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organom podatkowym i organom kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). W par. 3 rozporządzenie jednoznacznie uzależnia przesyłanie faktur w formie elektronicznej od wcześniejszej akceptacji odbiorcy wyrażonej w formie pisemnej lub elektronicznej.
Urszula Płusa-Szpadzik, doradca podatkowy w Accreo Taxand, zwraca uwagę, że z wyroku WSA w Krakowie wynika, że zgoda odbiorcy musi nastąpić wyraźnie poprzez świadome zatwierdzenie takiej możliwości, a więc nie w sposób dorozumiany. Zwraca uwagę, że rozporządzenie ministra finansów w sprawie e-faktur, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r., wdraża postanowienia dyrektywy Rady 2010/45/UE zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.
– Przyjęte zmiany miały na celu rozpowszechnienie wśród przedsiębiorców stosowania faktur elektronicznych poprzez ujednolicenie i uproszczenie przepisów – przyznaje Urszula Płusa-Szpadzik.
Dariusz M. Malinowski dodaje, że dyrektywa 2006/112 zawiera w art. 232 lakoniczne stwierdzenie, że „stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy”. Ernest Frankowski podkreśla, że na gruncie prawa UE zagadnienie akceptacji jest uregulowane w inny sposób niż w przepisach polskich. Jego zdaniem art. 232 dyrektywy Rady 2010/45/UE jest sformułowany w sposób na tyle otwarty, że daje zainteresowanym możliwość przyjęcia bardzo różnych praktyk co do akceptacji fakturowania elektronicznego.
– Podejście ustawodawcy unijnego najlepiej zostało określone w nocie wyjaśniającej zasady wystawiania faktur VAT, wydanej do dyrektywy Rady 2010/45/UE – zwraca uwagę Ernest Frankowski.
Czytamy w niej, że wyraźne zaznaczenie, że zastosowanie faktury elektronicznej powinno zostać zaakceptowane przez odbiorcę, przede wszystkim wiąże się z wymogami technicznymi dotyczącymi otrzymywania faktury elektronicznej lub też możliwościami odbiorcy co do zapewnienia autentyczności, integralności oraz czytelności, które, być może, trzeba ustalić, aby móc otrzymywać faktury elektroniczne, a które nie dotyczą faktur w formie papierowej.
– Biorąc pod uwagę, że faktury w formie papierowej i elektronicznej powinny być traktowane na równi, akceptacja faktury elektronicznej przez odbiorcę może być określona podobnie jak w przypadku uznania faktury papierowej za przyjętą przez odbiorcę. Może to obejmować akceptację na piśmie – formalną lub nie – albo też domniemane przyjęcie, na przykład poprzez realizację lub zapłatę otrzymanej faktury – czytamy dalej w nocie. Jej autor dodaje, że w każdym przypadku decyzja o zastosowaniu faktur elektronicznych ostatecznie zależy od ustaleń między stronami transakcji.
– Z cytowanego komentarza wynika, że na gruncie prawa UE dopuszczalne jest także dorozumiane akceptowanie e-fakturowania przez odbiorcę – przyznaje Ernest Frankowski.
Elektroniczny obrót
Eksperci przyznają, że istnieje pole do dalszej liberalizacji przepisów. Urszula Płusa-Szpadzik zaznacza, że celem wprowadzenia zmian prawa wspólnotowego było jak największe uproszczenie zasad.
– Zawężenie sposobu wyrażenia akceptacji może więc ograniczyć osiągnięcie zakładanego rezultatu – stwierdza nasza rozmówczyni. Ma ona również nadzieję, że Ministerstwo Finansów, które obecnie pracuje nad zmianami przepisów w zakresie elektronicznego fakturowania, weźmie pod uwagę intencje, jakimi kierował się ustawodawca wspólnotowy, tworząc przepisy dotyczące e-fakturowania. Zdaniem Ernesta Frankowskiego przy tej okazji zmian należy mieć nadzieję, że także kwestia akceptacji e-fakturowania zostanie uregulowana zgodnie z art. 232 dyrektywy 2010/4/UE.
Jacek Pawlik zwraca z kolei uwagę na zalety e-fakturowania. Przekonuje, że faktury elektroniczne to krok ku nowoczesności w archiwizowaniu dokumentów. Wystarczy porównać, ile dokumentów można zarchiwizować za pomocą pamięci elektronicznej, a jak dużo powierzchni potrzeba, aby te wszystkie dokumenty składować. Ponadto e-faktury to oszczędności związane z kosztami przesyłania faktur oraz zużyciem papieru.
