Urzędy skarbowe różnie interpretują obowiązek aktualizacji danych przez podatników VAT. Chodzi o przypadek zmiany właściwości miejscowej przedsiębiorcy, który jednocześnie jest podatnikiem VAT. Jedne urzędy wzywają lub informują podatnika o konieczności złożenia VAT-R i nakładają kary za brak aktualizacji. Inne urzędy czekają, aż podatnik sam się zorientuje o konieczności złożenia VAT-R.
– To jest jakaś paranoja. W Krajowej Informacji Podatkowej jednego dnia usłyszałem, że jeśli zmieniam miejsce prowadzenia firmy, to muszę złożyć VAT-R. Innym razem już o takim obowiązku urzędnik infolinii mnie nie zawiadamiał – opisuje pan Leszek z Inowrocławia w rozmowie z DGP.

Rejestracja dla celów VAT

Zgłoszenie rejestracyjne jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika VAT. W przypadku gdy dochodzi do zmiany właściwości miejscowej urzędu skarbowego konieczna jest aktualizacja danych umieszczonych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.
– Obowiązek aktualizacji spoczywa na podatniku i powinien nastąpić w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana, bez uprzedniego wezwania ze strony urzędu skarbowego – podkreśla Andrzej Pośniak, ekspert podatkowy z CMS Cameron McKenna.
Według Andrzeja Nikończyka, doradcy podatkowego, partnera w KNDP, ustawowy termin na poprawienie danych jest dość krótki i czasem nie da się go dotrzymać, np. gdy wpis do Krajowego Rejestru Sądowego ma charakter konstytutywny, zaś sąd wysyła nam postanowienie o jego dokonaniu pocztą.
– Jak wiadomo, ta działa różnie i może się opóźnić z dostarczeniem przesyłki – zauważa Andrzej Nikończyk.

Dublowanie zgłoszeń

Od kilku miesięcy z obowiązku aktualizacji danych są zwolnieni niektórzy podatnicy. Marek Wojda, doradca podatkowy w Baker & McKenzie, wyjaśnia, że uproszczenia dotyczą podatników, w przypadku których zmianie uległy dane objęte jednocześnie zgłoszeniem NIP-1 albo NIP-2. Zmiana ta jest sensowna, nie ma potrzeby dublowania tych samych informacji na dwóch odrębnych formularzach przeznaczonych dla tego samego organu.
– Jednak trzeba pamiętać, że to uproszczenie nie dotyczy sytuacji, gdy zgłaszane zmiany powodują jednocześnie zmianę właściwości organu podatkowego (np. w związku ze zmianą siedziby właściwy miejscowo staje się inny urząd skarbowy) – zastrzega Marek Wojda.
Ekspert dodaje, że wówczas konieczne jest złożenie dodatkowo aktualizacji VAT-R, co do zasady, bezpośrednio do nowego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (chociaż w praktyce czasem podatnicy objęci Krajowym Rejestrem Sądowym załączają aktualizację VAT-R do dokumentów składanych do sądu rejestrowego).

– Jeśli podatnik prawidłowo zgłosił zmianę właściwości na innym formularzu, lecz zapomniał o złożeniu dodatkowo aktualizacji VAT-R, wskazana wydaje się powściągliwość w sięganiu przez organ, podatkowy po kary (i wzywanie podatnika do uzupełnienia braków) – ocenia Marek Wojda.

Aktualizacja danych na innym druku niż VAT-R nie powinna być karana



Odpowiedzialność karna

Podatnicy, którzy nie dokonają odpowiedniego zgłoszenia, narażają się na odpowiedzialność karną skarbową. Andrzej Pośniak przypomina, że brak aktualizacji jest wykroczeniem skarbowym zagrożonym grzywną od 150 do 30 000 zł. Jednak najczęściej organ podatkowy wymierza karę w formie mandatu, którego maksymalna wysokość wynosi 3000 zł.
Jednak odpowiedzialność za czyn zabroniony (wykroczenie skarbowe) ponosi się na zasadzie winy, a więc w tym przypadku czyn musi być umyślny. W naszym przykładzie wina leżałaby po stronie poczty, o ile podatnik niezwłocznie złożyłby aktualizację zgłoszenia.
– W innych przypadkach przekroczenia terminu należy złożyć aktualizację danych wraz ze specjalnym pismem – czynnym żalem, by uwolnić się od odpowiedzialności – proponuje Andrzej Nikończyk.
Podatnik może bowiem uwolnić się od odpowiedzialności za brak aktualizacji danych przez skorzystanie z czynnego żalu. W tym celu wraz z zaległym zgłoszeniem należy zawiadomić urząd skarbowy o zaniedbaniach podatkowych (np. braku aktualizacji) oraz m.in. ujawnić istotne okoliczności popełnionego wykroczenia. Czynny żal jest skuteczny jedynie, gdy organ nie dysponował wyraźnie udokumentowaną wiadomością o wykroczeniu. Jednak w przypadku gdy to organ wzywa podatnika do dokonania aktualizacji, złożenie skutecznego czynnego żalu nie będzie możliwe. Fiskus w takim przypadku już wie o błędzie podatnika. Trudno byłoby ponownie o tym zawiadamiać urzędników.
ikona lupy />
Przedsiębiorca odpowie za popełnienie wykroczenia skarbowego
Wiesława Dróżdż, Ministerstwo Finansów
Podatnik, który wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie aktualizuje swoich danych identyfikacyjnych, popełnia wykroczenie skarbowe, za które może zostać ukarany mandatem karnym w wysokości od 150 do 3000 zł. Obowiązek rejestracji dla potrzeb VAT za pomocą formularza VAT-R dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi jest niezależny od rejestracji działalności gospodarczej za pomocą formularza CEiDG.
Podstawą prawną są następujące przepisy: w przypadku osób, które przenoszą się do innego urzędu skarbowego w związku ze zmianą miejsca zamieszkania lub siedziby i zaniedbają obowiązek aktualizacji danych w urzędzie skarbowym – art. 81 pkt 1 kodeksu karnego skarbowego.
W przypadku osób, które zaniedbają obowiązek aktualizacji danych identyfikacyjnych w ramach tego samego urzędu skarbowego – art. 56 par. 4 kodeksu karnego skarbowego. Obowiązek rejestracji do VAT i zasady składania formularza rejestracyjnego VAT-R określają art. 96 i 97 ustawy o podatku od towarów i usług.