Z brakiem obowiązku wpłaty może dojść, gdy przedsiębiorca w zeszłym roku przez krótki okres zatrudniał pracownika, ale z uwagi na jego niskie wynagrodzenie nie odprowadzał zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Jak mówi Marcin Retka, ekspert podatkowy w KPMG, wzór formularza PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) wskazuje, że uwzględnić należy nie tylko kwotę zaliczki na podatek, ale też liczbę podatników (pracowników). A w związku z tym, że z przepisów podatkowych nie wynika, że obie te informacje powinny być wykazywane w deklaracji łącznie, to w konsekwencji każdą z tych informacji należy wykazywać odrębnie.

Deklarację roczną PIT-4R za 2011 rok należy złożyć do 31 stycznia

– Pracodawca powinien więc złożyć PIT-4R i uwzględnić w nim przynajmniej liczbę pracowników, nawet gdyby obliczona zaliczka od wynagrodzenia tych pracowników wynosiła 0 zł – dodaje Marcin Retka.
Obowiązek złożenia PIT-4R dotyczy podmiotów, które zgodnie z art. 31 ustawy o PIT obliczają i pobierają od wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy. Składają ją wszyscy płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych – m.in. zakłady pracy, spółdzielnie, organy rentowe, jednostki organizacyjne uczelni i placówki naukowe wypłacające stypendia, podmioty przyjmujące na praktykę absolwencką. Deklarację należy złożyć do urzędu skarbowego według miejsca zamieszkania płatnika albo według siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, jeśli płatnik nie jest osobą fizyczną.
Jednak to, że zaliczka jest równa 0 zł, nie oznacza, że zaliczka nie powstaje w ogóle. Taka zaliczka powstaje, ale wynosi 0 zł (np. w wyniku odliczenia składki zdrowotnej). Kwota zaliczki w wysokości 0 zł jest bowiem wynikiem obliczenia przez płatnika należności wobec Skarbu Państwa.
Złożenie formularza PIT-4R jest o tyle istotne, że często przedsiębiorcy starają się uzyskać z urzędu skarbowego zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach.
Jak mówi Marcin Retka, w takiej sytuacji przedsiębiorcy muszą się spodziewać ze strony urzędników pytania o podatek odprowadzony od wynagrodzenia pracowników. Wtedy właśnie urząd skarbowy będzie chciał zweryfikować deklarację PIT-4R. Brak takiej deklaracji w sytuacji faktycznego zatrudniania pracowników może więc w konsekwencji utrudnić i wydłużyć uzyskanie takiego zaświadczenia.