Jednostki budżetowe, w tym samorządy, przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

● składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

● zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat;

nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu czterech lat.

Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Czynności poprzedzające inwentaryzację drogą spisu z natury zależą od wielkości jednostki i posiadanych przez nią zasobów majątkowych. W każdej jednostce powinny zostać wyznaczone: rodzaje składników majątkowych, które będą objęte spisem, dzień, w którym dokonuje się inwentaryzacji, daty przeprowadzenia spisu oraz komisja spisowa. Pierwszą czynnością jest powołanie na piśmie w formie zarządzenia komisji inwentaryzacyjnej. Przepisy nie regulują jednak zasad powoływania komisji i zespołów spisowych oraz zasad przeprowadzania spisu z natury. Zostało to określone przez praktykę. Najczęściej w skład komisji inwentaryzacyjnej powinny wchodzić co najmniej dwie osoby, dobrze znające gospodarkę magazynową i przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Następnie powołuje się przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien czuwać nad rzetelnym przeprowadzeniem spisu z natury i nad przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją. Dodatkowo przed przystąpieniem do spisywania należy sprawdzić, czy kierownik inwentaryzowanej placówki sporządził i przekazał do komórki księgowości wszystkie niezbędne dowody księgowe, które mają wpływ na stan księgowy składników majątku objętego inwentaryzacją. Należy pamiętać, aby osoby wchodzące w skład zespołu spisowego nie miały informacji o wynikających z ewidencji księgowej ilościach inwentaryzowanych składników majątku. Do arkuszy spisu z natury mają zastosowanie przepisy ustawy o rachunkowości, dotyczące dowodów księgowych. Na arkuszach spisowych nie wolno pozostawiać niewypełnionych wierszy, a ewentualne poprawki czy korekty należy wprowadzać wyłącznie z zachowaniem zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Ponadto na arkuszach spisu należy wyodrębnić składniki majątku, takie jak: obce, zepsute, uszkodzone, niepełnowartościowe itp. Trzeba pamiętać przy tym, aby ujmować je na odrębnych arkuszach spisowych. Każda strona spisu z natury powinna być akceptowana podpisami członków komisji (zespołu) oraz osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 ze zm.).