Odpowiednie udokumentowanie strat pomaga udowodnić przed organami podatkowymi, że spełniono ogólne warunki, które pozwalają na uznanie poniesionego wydatku za koszt podatkowy, a więc poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Małgorzata Dankowska, menedżer podatkowy w TPA Horwath, wyjaśnia, że dokumentacja powinna dodatkowo wskazywać, czy poniesione straty towarowe nie wynikają z zaniedbań podatnika. O ile bowiem przepisy ustaw podatkowych nie zawierają wprost regulacji o stratach towarowych, o tyle organy podatkowe nie uznają kosztów zawinionych ubytków za koszty uzyskania przychodów.
– Do kosztów zaliczymy zatem te straty, które powstały na skutek niezawinionej i normalnej działalności w obrębie danej branży, mimo że skutek w postaci przeterminowania nie jest oczekiwany – ostrzega Małgorzata Dankowska.
Nasza rozmówczyni dodaje, że w przypadku towarów przeterminowanych wystarczającą dokumentacją mogą być protokoły likwidacyjne podpisane przez kierownika jednostki czy też dokumenty wystawione przez firmy utylizacyjne, jeżeli z takich korzystamy.
– Wówczas, po spełnieniu opisywanych warunków, do kosztów podatkowych można zaliczyć nie tylko koszt nabycia lub wytworzenia przeterminowanego produktu, lecz także wydatki na ich utylizację – podpowiada nasza rozmówczyni.
Zastrzega od razu, że likwidacja zapasów powinna pozostać neutralna z perspektywy VAT. W momencie likwidacji nie wykonujemy żadnej czynności opodatkowanej.
– Nie widzę też podstaw do dokonywania korekty VAT naliczonego przy nabyciu produktów i usług niezbędnych do wytworzenia tych produktów – podsumowuje Małgorzata Dankowska.
W konsekwencji racjonalna, należycie udokumentowana i niezawiniona likwidacja przeterminowanych towarów umożliwia zwiększenie kosztów podatkowych przy jednoczesnym zachowaniu neutralności na gruncie VAT.
