Przedsiębiorca, który usuwa z firmy przeterminowany towar, musi to odpowiednio udokumentować, jeśli straty chce zaliczyć do kosztów.

Odpowiednie udokumentowanie strat pomaga udowodnić przed organami podatkowymi, że spełniono ogólne warunki, które pozwalają na uznanie poniesionego wydatku za koszt podatkowy, a więc poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Małgorzata Dankowska, menedżer podatkowy w TPA Horwath, wyjaśnia, że dokumentacja powinna dodatkowo wskazywać, czy poniesione straty towarowe nie wynikają z zaniedbań podatnika. O ile bowiem przepisy ustaw podatkowych nie zawierają wprost regulacji o stratach towarowych, o tyle organy podatkowe nie uznają kosztów zawinionych ubytków za koszty uzyskania przychodów.

– Do kosztów zaliczymy zatem te straty, które powstały na skutek niezawinionej i normalnej działalności w obrębie danej branży, mimo że skutek w postaci przeterminowania nie jest oczekiwany – ostrzega Małgorzata Dankowska.

Nasza rozmówczyni dodaje, że w przypadku towarów przeterminowanych wystarczającą dokumentacją mogą być protokoły likwidacyjne podpisane przez kierownika jednostki czy też dokumenty wystawione przez firmy utylizacyjne, jeżeli z takich korzystamy.

– Wówczas, po spełnieniu opisywanych warunków, do kosztów podatkowych można zaliczyć nie tylko koszt nabycia lub wytworzenia przeterminowanego produktu, lecz także wydatki na ich utylizację – podpowiada nasza rozmówczyni.

Zastrzega od razu, że likwidacja zapasów powinna pozostać neutralna z perspektywy VAT. W momencie likwidacji nie wykonujemy żadnej czynności opodatkowanej.

– Nie widzę też podstaw do dokonywania korekty VAT naliczonego przy nabyciu produktów i usług niezbędnych do wytworzenia tych produktów – podsumowuje Małgorzata Dankowska.

W konsekwencji racjonalna, należycie udokumentowana i niezawiniona likwidacja przeterminowanych towarów umożliwia zwiększenie kosztów podatkowych przy jednoczesnym zachowaniu neutralności na gruncie VAT.