W umowie najmu zawiera się klauzulę, że lokator wnosi na rzecz wynajmującego należność z tytułu najmu oraz opłaty licznikowe: za wodę, prąd, gaz itd.
Największą wadą opodatkowania najmu na zasadzie ryczałtu jest brak możliwości odliczania od podstawy opodatkowania kosztów ponoszonych przez wynajmującego. Jeśli wynajmujący opodatkowuje się w tej formie, przy niewłaściwym sformułowaniu treści zapisu w umowie dotyczącego kosztów może być zobligowany do płacenia ryczałtu także od opłat licznikowych. Chodzi tu również o odpisy amortyzacyjne, jak i inne koszty związane z bieżącą eksploatacją.
Przychód ewidencjonowany
Z typowych umów najmu zazwyczaj wynika, że najemca wnosi na rzecz właściciela należność z tytułu najmu, ale ponadto wszelkie należności licznikowe (za wodę, prąd, gaz itd.). Zazwyczaj mocą uprzednio zawartej umowy właściciel lokalu wystawia najemcy na tę okoliczność pisemne pokwitowanie pobrania należności. W takim wariancie także te dodatkowe należności stanowią przychód, od którego należy zapłacić ryczałt. Ale tak być nie musi.
Taka regulacja zawarta w umowie najmu ma tę dobrą stronę, że właściciel lokalu ma pełną kontrolę nad opłatami licznikowymi. Gdy otrzymuje je do rąk własnych od lokatora, a dopiero potem sam je wnosi na rachunek dostawców mediów, nie ma zagrożenia, że powstaną zaległości w tej materii, obciążone odsetkami za zwłokę lub wręcz grożące odcięciem dostaw prądu czy wody.
Jednak w przypadku, gdy podatnik chce skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu, trzeba rozważyć wariant, w myśl którego opłaty regulowane będą bezpośrednio przez najemcę. Z umowy tak sformułowanej wynika jasno, że podatnik otrzyma pieniądze z kilku tytułów: czynsz najmu, opłata za zużycie wody, opłata za zużycie energii, opłata za zużycie gazu, a czasami dodatkowo z tytułu rachunków telefonicznych czy należności za telewizję kablową.
Lokator płaci rachunki
W świetle powyższych sformułowań, każda z tych opłat, jeśli tylko trafi do wynajmującego (otrzyma on ją lub zostanie mu ona postawiona do dyspozycji w roku kalendarzowym), powinna być podstawą do naliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Inny wariant, stosowany często przez osoby rozliczające najem na zasadzie przychodów ewidencjonowanych, zakłada, że najemca zobowiązuje się do wnoszenia opłat za bieżące zużycie wody zimnej i ciepłej, energii elektrycznej oraz gazu na podstawie odczytu liczników bezpośrednio na rachunki bankowe dostawców mediów.
W takim przypadku nie są to wartości należne wynajmującemu, nie mogą więc być uznane za przychód ewidencjonowany.
Według skali podatkowej
Związek przyczynowo-skutkowy między potrzebą poniesienia wydatków a uzyskanym przychodem łatwo jest wykazać w stosunku do kosztów administrowania lokalem. To pozwala kwalifikować wydatek do kosztów uzyskania przychodu, gdy najem rozliczany jest na podstawie skali podatkowej.
Jedyne ograniczenia, jakie tu mogą się pojawić, wynikać muszą z treści samej umowy najmu. I tak, jeśli z umowy takiej wynikać będzie, iż najemca wnosi wynajmującemu stałą opłatę miesięczną oraz dodatkowo reguluje opłaty licznikowe (gaz, energia elektryczna, woda itp.), to tego rodzaju wydatki ponoszone bezpośrednio przez właściciela mieszkania nie zawsze można uznać za koszt uzyskania przychodu.
Ponadto zazwyczaj poza należnością dla firmy administrującej przynajmniej rachunki za gaz i energię elektryczną dodatkowo obciążają właściciela mieszkania.
Wyliczanie kosztów
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem to on bowiem podpisuje (indywidualnie) umowę z dostawcami tych mediów. Jeśli więc właściciel mieszkania płaci dodatkowo za energię (zazwyczaj rachunek co dwa miesiące) i gaz (rachunki często wystawiane są przez inkasentów dość nieregularnie), to do kosztów miesiąca, w którym właściciel opłacił taki rachunek, należy zaliczyć także tego rodzaju wydatki.
Jeśli w umowie najmu przyjmiemy, że opłata czynszowa jest jedynym i kompletnym przychodem (najemca nie wnosi już żadnych innych dodatkowych opłat), opłata ta będzie w całości przychodem wynajmującego, zaś należności przez niego wnoszone na rzecz wspólnoty (spółdzielni lub administratora) będą w całości jego kosztem uzyskania przychodu.
Ważne!
Gdy podatnik chce skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu, trzeba rozważyć wariant, w myśl którego opłaty regulowane będą bezpośrednio przez najemcę