Brak potwierdzenia odbioru pism wysłanych przez ePUAP, kiepsko działający system i niewidoczne dostarczone dokumenty – to tylko niektóre problemy podatników próbujących załatwić sprawę przez internet. Eksperci ubolewają też, że tylko nieliczni urzędnicy decydują się na telekonferencje, a co gorsza w niektórych urzędach telefony są rzadko odbierane.
Epidemia pokazała, że wiele spraw podatnik może załatwić bez osobistego stawiennictwa w urzędzie skarbowym. Zresztą przez pewien czas wizyta w placówce w ogóle nie była możliwa, a nawet teraz drzwi są otwarte tylko przez trzy dni w tygodniu, tj. w poniedziałki, środy i piątki. Przy czym fiskus nadal apeluje do podatników, by ci zjawiali się w urzędach tylko wówczas, gdy sprawy nie da się załatwić poprzez e-Usługi, ePUAP lub telefonicznie. Tymczasem okazuje się, że niektóre rozwiązania umożliwiające elektroniczną komunikację wiążą się dla podatników z pewnym ryzykiem.

E-mailowa korespondencja

Reklama
– Przykładem kłopotów, z jakimi podatnik może mieć do czynienia, może być e-mailowa wymiana korespondencji z organem na etapie czynności sprawdzających – mówi Sylwia Grzesiak-Swatowska, doradca podatkowy, dyrektor w ATNEO Doradztwo Cło Podatki Prawo Spółka z o.o. Podkreśla, że coraz częściej organy wzywają podatników do przesłania dokumentów lub wyjaśnień pocztą elektroniczną. Według ekspertki w takiej sytuacji podatnik powinien zwrócić uwagę, czy dokumenty, o które prosi fiskus, nie zawierają danych wrażliwych firm. Jeżeli tak – to należy się zastanowić, czy bezpieczniejszym rozwiązaniem nie byłaby odpowiedź w wersji papierowej z załączonymi dokumentami i z potwierdzeniem ich odbioru przez organ. Natomiast jeżeli podatnik zdecyduje się na odpowiedź e-mailową, to powinien zadbać o odpowiednie zabezpieczenia (np. zaszyfrowane hasłem) i o to, aby odbiór wiadomości (także załączników) został udokumentowany poprzez uzyskanie potwierdzenia odczytu wiadomości. – Takie potwierdzenie pozwala podatnikowi wykazać, że dokonał czynności w określonym terminie – podkreśla Sylwia Grzesiak-Swatowska.
Przypomina też, że wymiana korespondencji e-mailowej z organem podatkowym wymaga bieżącego monitorowania poczty, w tym weryfikacji, czy wiadomość nie została potraktowana jako spam. – Pamiętajmy, że zdalny kontakt z organami wywołuje takie same skutki prawne jak w przypadku wniesienia pisma osobiście przez podatnika czy odbioru pisma tradycyjnie w formie listu – podkreśla ekspertka.

Reklama

Problemy z ePUAP

Okazuje się, że równie kłopotliwe może się okazać korzystanie ze skrzynki ePUAP. Bartosz Czerwiński, adwokat i manager w EY Doradztwo Podatkowe Krupa sp. k., tłumaczy, że raportowane błędy i zawieszanie się systemu w praktyce rzadko kiedy umożliwiają podpisanie i złożenie pisma wraz z załącznikami w trakcie jednej sesji. Dodatkowo – co najbardziej uderza w gwarancje procesowe podatników – zdarzają się przypadki, że pomimo wysłania pisma system nie generuje urzędowego potwierdzenia przedłożenia (UPP), będącego elektronicznym odpowiednikiem potwierdzenia nadania przesyłki. – Brak UPP może zaś nieść daleko idące konsekwencje, w tym np. brak możliwości kontynuowania sporu, gdy pomimo wysyłania środka zaskarżenia (np. odwołania) przez ePUAP pismo nie dotrze do organu przed końcem ustawowego terminu – zauważa ekspert. Dlatego radzi, aby w sytuacji braku otrzymania potwierdzenia spróbować wysłać pismo ponownie: jeszcze raz za pośrednictwem ePUAP lub już za pośrednictwem tradycyjnej poczty.
Z kolei Sylwia Grzesiak-Swatowska zwraca uwagę na opóźnienia w otrzymywaniu powiadomień o wpływie dokumentu na skrzynkę ePUAP. – Zdarzają się przypadki, gdy podatnik mimo systematycznego sprawdzania swojej skrzynki dopiero po upływie kilku dni otrzymuje informację o tym, że może pobrać dokument, który de facto dostępny był już wcześniej – mówi ekspertka. Tymczasem późniejsze pobranie pisma ma – jak podkreśla ekspertka – skutki prawne. Data odbioru dokumentu na platformie e-PUAP ma bowiem realny wpływ na prawo podatnika do odwołania się od decyzji bądź jej zaskarżenia do sądu. Upływ 14-dniowego terminu na odbiór korespondencji z platformy e-PUAP może skutecznie uniemożliwić dalsze dochodzenie praw podatnika.
– Widzimy też problemy organów podatkowych i sądów w otwieraniu plików przesyłanych za pośrednictwem ePUAP i/lub podpisywanych profilem zaufanym – mówi Bartosz Czerwiński. Dodaje, że w praktyce podatnicy są zmuszeni do przesyłania dokumentów bądź w dodatkowej (niepodpisanej elektronicznie) kopii, bądź za pośrednictwem e-maila albo tradycyjnej poczty.

Władza w rękach odbierającego telefon

Chociaż na forach można znaleźć wpisy, że wiele spraw można załatwić przez telefon, to najpierw trzeba się dodzwonić i trafić na urzędnika, który jest chętny pomóc. – Możliwość uzyskania informacji o sprawie podczas rozmowy telefonicznej zależy od konkretnego organu czy nawet urzędnika. Jedni wykazują zaangażowanie i całkowitą chęć pomocy, a inni odmawiają rozmowy, bo twierdzą, że nie mogą w pełni potwierdzić, że rozmawiają z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem – mówi Bartosz Czerwiński. Chociaż jak zaznacza, w większości spraw urzędnicy dążą do efektywnej komunikacji i załatwienia sprawy najprostszymi środkami. Ekspert ubolewa jednak, że do rzadkości nadal należą spotkania z przedstawicielami urzędów skarbowych i celno-skarbowych za pośrednictwem wideokonferencji. Dodaje, że tu regułą pozostały osobiste wizyty, które w obecnym reżimie sanitarnym są bardzo utrudnione.

Trzeba uważać na oszustów

Nie ulega więc wątpliwości, że pandemia zmusiła podatników i skarbówkę do częstszego korzystania ze zdalnych metod komunikacji. Jednak jak przestrzega Sylwia Grzesiak-Swatowska, chcą to wykorzystać też oszuści. – Podszywając się pod pracownika Krajowej Administracji Skarbowej lub Ministerstwa Finansów, próbują m.in. za pośrednictwem e-maili czy wiadomości SMS wyłudzać dane, dokumenty lub pieniądze – podkreśla ekspertka. Dodaje, że ostrzeżenia w tym zakresie pojawiają się na stronach fiskusa.
Nowe narzędzia
Podczas pandemii ustawodawca wprowadził kilka ważnych zmian, które ułatwiają zdalne załatwianie spraw. Chodzi przede wszystkim o:
elektroniczny czynny żal, czyli nowe regulacje umożliwiające przesyłanie takiej skruchy przez internet. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 16 par. 4 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 19; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106) takie zawiadomienie wnosi się na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznej albo ustnie do protokołu. Elektroniczny czynny żal sygnuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (czyli cyfrowym dowodem osobistym) i wnosi za pomocą środków komunikacji elektronicznej (czyli np. przez ePUAP lub mailem).
e-paragony, którymi według Ministerstwa Finansów mogą być też skany takich papierowych dokumentów (patrz „Czas na dokończenie elektronizacji”; DGP nr 110/2020). Resort przypomniał w odpowiedzi na pytanie redakcji, że ustawodawca dopuścił dowolną możliwość jego przesłania – w sposób uzgodniony z nabywcą. Tym samym, według MF, skan paragonu również jest takim dokumentem.