Ograniczenie możliwości uzyskania faktury, w przypadku gdy zakup towaru lub usługi zapisano w kasie fiskalnej, ma na celu zwalczenie nadużyć w odliczaniu VAT przez podmioty niebędące faktycznymi nabywcami. Regulacje te będą jednak sporym utrudnieniem także dla uczciwych firm.
Przypomnijmy: w przypadku zakupów krajowych to właśnie faktura stanowi źródło podatku naliczonego, a jej otrzymanie jest warunkiem koniecznym rozliczenia VAT naliczonego przez nabywcę. Bez faktury podatnik nabywający w kraju towary i usługi nie skorzysta z podstawowego prawa czynnego podatnika VAT wyrażonego w zasadzie neutralności, tj. nie rozliczy podatku naliczonego. Dodatkowo może mieć problem z prawidłowym udokumentowaniem, a przez to i rozliczeniem, podatkowych kosztów uzyskania. Mogą pojawić się też wątpliwości co do tego, na kiedy przypada termin płatności.
Prawodawca wprowadził więc w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2166; dalej: ustawa o VAT) zasadę, zgodnie z którą czynny podatnik VAT jest zobowiązany bez wezwania dokumentować za pomocą faktury każdą sprzedaż opodatkowaną polskim VAT i nieobjętą zwolnieniem, dokonywaną na rzecz innego podatnika (obowiązek faktycznie jest szerszy, ale tutaj istotna jest sprzedaż dla podatnika).
Problem w tym, że już za chwilę, bo od 1 stycznia 2020 r., twierdzenie to będzie nie do końca prawdziwe. Otóż wedle nowych przepisów dla sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej faktura dla podatnika VAT będzie mogła być wystawiona wyłącznie wówczas, gdy w paragonie był wykazany NIP nabywcy. Należy to wyraźnie podkreślić: jeżeli sprzedaż będzie zafiskalizowana w kasie rejestrującej, to sprzedawca będzie mógł wystawić fakturę dla innego podatnika tylko i wyłącznie pod warunkiem, że w paragonie został ujawniony numer VAT (NIP) tego podatnika. Ta sama zasada będzie miała zastosowanie przy sprzedaży dokonanej dla podatnika podatku od wartości dodanej. Całkowicie bez znaczenia jest to, że tego rodzaju transakcja nie musi być rejestrowana w kasie.
Konsekwencje dla sprzedawcy
Sprzedawca, który złamie powyższy zakaz, musi liczyć się z konsekwencjami. Na wystawcę faktury zostanie nałożona sankcja podatkowa w postaci dodatkowego, stuprocentowego zobowiązania podatkowego. Co więcej, uchybienie takie będzie zagrożone sankcją karnoskarbową, która nakładana będzie na osobę, która zawiniła, wystawiając w takich warunkach fakturę (sankcja wyłącza dodatkowe zobowiązanie podatkowe, gdy podatnik jest osobą fizyczną).
Oczywiście można stwierdzić, że nic prostszego ‒ aby uniknąć kłopotów ‒ jak nie rejestrować sprzedaży realizowanej na rzecz podatników w kasie fiskalnej. W teorii – tak. W praktyce nie zawsze jest to możliwe. W pierwszej kolejności należy wskazać, że część podatników od lat stosuje zasadę, zgodnie z którą fiskalizuje w kasie całą sprzedaż, w tym tę dokonywaną dla innych podatników. Procedura taka najczęściej jest stosowana w trosce o spójność ewidencji podatkowej i dla eliminacji sytuacji, w których doszłoby do uchybienia obowiązkowi fiskalizacji sprzedaży w kasie.
Metoda taka się sprawdza, ale do czasu… Czyli do końca 2019 r., bo od 2020 r., jeżeli na w paragonie nie będzie numeru VAT nabywcy, to sprzedawca nie będzie miał prawa wystawić faktury dla podatnika. A życie jest bogate w sytuacje, o których najwyraźniej nie pomyślał prawodawca, podejmując batalię z „mafią paragonową”, tj. nie do końca uczciwymi podatnikami, którzy nabywając nieswoje paragony, występują następnie do ich emitenta z żądaniem wystawienia faktury (chociaż nie kupiły świadczenia wykazanego w paragonach). Do takich należy przypadek, w którym osoba fizyczna, dokonując zakupu, w swoim przekonaniu działa jako konsument, ale następnie zmienia przeznaczenie i wykorzystuje zakupione świadczenie dla potrzeb działalności gospodarczej. Dzisiaj może zażądać od sprzedawcy, by ten wystawił fakturę, ale w 2020 r. musi spodziewać się odmowy (jeżeli w paragonie nie został ujawniony jej NIP). [przykład 1]
przykład 1
Zmiana przeznaczenia zakupionych mebli
W styczniu 2020 r. osoba fizyczna kupiła meble, które miały być przeznaczone do jej użytku osobistego. Sprzedaż została zafiskalizowana w kasie rejestrującej. Po przywiezieniu mebli do domu nabywcy okazało się, że nie uwzględnił ich gabarytów, bo, co prawda, wymierzył dokładnie pokój, do którego miały być wstawione, ale zapomniał sprawdzić, czy uda się je wnieść schodami. Nie udało się. W tej sytuacji nabywca rozważał zwrot mebli, ale finalnie uznał, że doskonale sprawdzą się w lokalu, w którym znajduje się jego biuro. Meble zostały przewiezione do biura i tam ustawione. Ze względu na taki obrót sprawy dwa dni po dostawie nabywca, pamiętając, że przecież faktury są wystawiane w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, zwrócił się do dostawcy z prośbą, by ten wystawił fakturę sprzedaży mebli. Duże było zaskoczenie nabywcy, gdy dowiedział się, że ze względu na to, iż sprzedaż została zarejestrowana w kasie, a w paragonie brakuje NIP nabywcy, sprzedawca nie może wystawić faktury dla nabywcy jako podatnika. Jeszcze większe było zaskoczenie podatnika, gdy księgowa poinformowała go, że ze względu na brak faktury nie tylko nie odliczy VAT, ale również mogą być problemy z uwzględnieniem wydatku w kosztach.
Jak odróżnić przedsiębiorcę od konsumenta
Niestety w niektórych przypadkach sprzedawca odmawiający wystawienia faktury dla podatnika będzie musiał zachować dodatkową ostrożność. Wskazać bowiem trzeba, że sprzedawca może, a raczej musi wystawić na żądanie konsumenta fakturę dla nabywcy niebędącego podatnikiem (tak jest teraz i będzie w 2020 r.).
W przypadku faktur wystawianych dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą tym, co dobitnie różni fakturę „podatniczą” od faktury „konsumenckiej”, jest numer VAT (NIP), a dokładniej jego brak w tej drugiej (nazwa firmy osoby fizycznej nie jest konieczna – ważne, aby było imię i nazwisko). Może się zdarzyć, że sprzedawca otrzyma do takiej faktury notę korygującą, za pomocą której nabywca uzupełni brakujący w fakturze NIP. Jeśli wystawca faktury nie zidentyfikuje takiego „podstępu” i zaakceptuje notę, to skutek będzie taki sam, jakby sprzedawca wystawił fakturę sprzedaży dla innego podatnika. Zatem wystawca faktury może być zagrożony dodatkowym zobowiązaniem podatkowym, a osoba odpowiedzialna grzywną za wadliwe fakturowanie.
Innymi słowy, wystawca faktury będzie musiał zachować szczególną ostrożność przy akceptacji not korygujących. Nabywca może bowiem chcieć uzyskać fakturę, chociażby po to, by bezpiecznie rozliczyć koszty uzyskania przychodu.
Szczególne problemy mogą mieć podatnicy, którzy otrzymują zaliczki, a dopiero później dowiadują się, że wpłacającym jest podatnik, który zażyczy sobie, aby transakcja była udokumentowana fakturą. W tym miejscu należy przypomnieć, że w obecnym stanie prawnym nie może budzić wątpliwości to, że zaliczka dotycząca transakcji konsumenckiej musi być zafiskalizowana w kasie.
Jest to problem dość typowy np. dla działalności hoteli, które przy sprzedaży swoich usług korzystają z portali rezerwacyjnych. W takim przypadku hotel otrzymawszy od klienta wpłatę na poczet przyszłej usługi, rejestruje w kasie fiskalnej płatność, a niejednokrotnie później, często dopiero przy wyjeździe gościa, dowiaduje się, że ten działał jako podatnik albo w imieniu podatnika (np. pracodawcy) i dlatego żąda faktury. Bez znaczenia jest to, że VAT z takiej faktury nie podlega rozliczeniu, są przecież jeszcze koszty do rozliczenia… Wystawiając taką fakturę, hotel musi liczyć się z sankcją podatkową, a osoba fakturująca (np. recepcjonista) z grzywną.
Skutki dla nabywcy
Jest też druga strona takiej nieracjonalnej regulacji. Chodzi o skutki występujące po stronie nabywcy. Od 2020 r. podatnik, który otrzyma fakturę i zamierza uwzględnić ją w ewidencji prowadzonej dla potrzeb VAT, powinien najpierw sprawdzić, czy transakcja nie została zarejestrowana w kasie fiskalnej, a jeżeli tak – to czy w paragonie został ujęty numer VAT nabywcy. Dotyczy to każdego zakupu krajowego, bo nabywca nie może mieć pewności, że do zakupu towaru czy usługi potwierdzonego fakturą nie został wystawiony paragon, skoro cały czas aktualna jest zasada, zgodnie z którą w przypadku fakturowania sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej paragon zostaje u sprzedawcy.
Gdyby nabywca ujął w ewidencji VAT fakturę wystawioną do paragonu bez NIP, to zostanie na niego nałożone stuprocentowe, dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Co istotne, tak naprawdę prawodawca nie wskazuje, że kwota sankcji będzie determinowana wartością odliczonego VAT, ale kwotą VAT wykazaną w fakturze! Zatem może się okazać, że podatnik odliczył tylko część VAT, a wobec braku NIP na paragonie zostanie na niego nałożona sankcja w kwocie 100 proc. VAT z faktury. [przykład 2]
przykład 2
Naprawa z nieprzyjemną niespodzianką
W styczniu 2020 r. podatnik kupił usługi naprawy samochodu osobowego. Odbierając pojazd, zapłacił w kasie serwisu i nie przyglądał się, jak została udokumentowana sprzedaż, ponieważ faktura została mu przekazana przez doradcę serwisowego przy wydaniu pojazdu. Kwota netto w fakturze wyniosła 10 000 zł, a VAT 2300 zł, z czego nabywca odliczył 1150 zł (50 proc.). Po pewnym czasie podatnik dowiedział się od urzędnika skarbowego, że zostanie na niego nałożone dodatkowe zobowiązanie podatkowe w kwocie 2300 zł, gdyż sprzedawca zarejestrował sprzedaż w kasie (fiskalizuje całość transakcji), a w paragonie nie został wykazany NIP nabywcy. Bez znaczenia jest przy tym, że nabywca rozliczył jedynie 1150 zł.
Oczywiście należy pamiętać, że – podobnie jak po stronie nabywcy – może też wystąpić odpowiedzialność karnoskarbowa (o ile odpowiedzialnym nie jest osoba fizyczna będąca podatnikiem).
Innymi słowy, przy nakładaniu dodatkowego zobowiązania podatkowego organu nie będzie interesowało to, czy i ile VAT odliczył podatnik. Sam nabywca świadczeń przy każdym odliczeniu powinien się upewniać, czy transakcja nie została zarejestrowana w kasie, a jeżeli tak – to czy na paragonie jest NIP. W styczniu może okazać się, że racjonalny podatnik będzie zamieszczał w fakturze adnotację: „Sprzedaż nie została zafiskalizowana w kasie rejestrującej”.
Ponad wszelką wątpliwość przywołane powyżej regulacje muszą być ocenione negatywnie. Wprowadzając je, prawodawca zastosował zasadę, że cel uświęca środki, a tym celem jest eliminacja marginalnie występującej patologii. Jednak część uczciwych podatników zostanie faktycznie pozbawiona możliwości skorzystania z prawa do rozliczenia VAT, a nawet kosztów uzyskania przychodów. Nieakceptowalne jest to, że podatnik będzie pozbawiony prawa do odliczenia z tego tylko powodu, że – niezależnie od niego samego – sprzedawca zarejestrował sprzedaż w kasie. Co więcej, nabywca może nie mieć wiedzy o tym, że transakcja została uwzględniona w ewidencji prowadzonej za pomocą kasy rejestrującej – może się o tym dowiedzieć dopiero od organu, który wyda decyzję nakładającą dodatkowe zobowiązanie podatkowe!
