Subskrybuj nas na Youtube
Już od jutra, tj. 1 października, można rozpocząć inwentaryzację należności. Warto ją przeprowadzać, korzystając z opublikowanego 1 sierpnia 2019 r. stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Zwłaszcza że w praktyce te czynności nadal sprawiają księgowym wiele kłopotów. Dlatego zweryfikowaliśmy, jakie są najczęstsze problemy i na co trzeba zwrócić szczególną uwagę.
Sfera budżetowa
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji mają wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe. I dotyczy to zarówno aktywów, jak i pasywów. Inwentaryzacja jest jednym z elementów rachunkowości wskazanym w art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). Ale na prawidłowe przeprowadzenie tych prac szczególnie muszą zwrócić uwagę jednostki sektora finansów publicznych, gdzie nieprawidłowości w inwentaryzacji są naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 u.r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe może przeprowadzić inwentaryzację należności na dowolny dzień w okresie trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego, a więc w jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, salda można potwierdzać już na 1 października. A prace warto rozpocząć już teraz, ponieważ należności są zinwentaryzowane dopiero w momencie, kiedy jednostka otrzyma potwierdzenie salda (to musi nastąpić do 15 stycznia). Wysłanie więc próśb o potwierdzenie np. na 31 grudnia może skutkować zarzutami nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w terminie. Należy bowiem przyjąć, że kontrahent ma przynajmniej kilka dni (najczęściej 14) na udzielenie odpowiedzi. Jeszcze gorzej, jeśli pisma zostaną wysłane już po nowym roku, bo jeśli dotrze ono do adresata 4 stycznia, to przewidywany termin odpowiedzi przypadnie na 18 stycznia, a więc trzy dni po terminie przewidywanym ustawą. Stanowisko takie prezentują liczne organy kontrolne i jest to ważne dla jednostek sektora finansów publicznych.
najpierw przegląd
Dla należności podstawowa metodą jest potwierdzenie salda. Polega ono na tym, że wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. Potwierdza się z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, czyli należność główną, oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego. Uwaga! Choć ustawa nakłada na jednostkę obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie do należności od kontrahentów, to można wykorzystać je też przy weryfikacji zobowiązań – jako metodę wspierającą uzyskanie dokumentów służących potem skonfrontowaniu zapisów w ksiegach rachunkowych z dokumentacją.
Aby prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację, należy przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami dokonać przeglądu sald – by w ten sposób określić status rozrachunków na dzień uzgodnienia. W tym celu należy zidentyfikować należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej. Taka analiza po pierwsze umożliwi wskazanie rozrachunków z kontrahentami, do których nie wysyła się potwierdzeń salda. Bo przypomnieć należy, iż drogą potwierdzenia sald nie inwentaryzuje się należności:
- spornych i wątpliwych,
- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- z tytułów publicznoprawnych.
Należności takie, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., należy przeanalizować i porównać dane ujęte w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz zweryfikować ich wartości. W wyniku takiego przeglądu uzyskujemy informację wstępną, o jakości tych należności – jednostka identyfikuje, które z nich powinny być objęte odpisami aktualizacyjnymi w toku dalszych prac.
Taki przegląd zwykle pozwala wykryć wiele nieprawidłowości polegających np. na ujęciu kwot na kontach niewłaściwych kontrahentów, brak rozliczenia widniejącej w ksiegach należności z otrzymaną już za nią zapłatą.
Kolejnym krokiem jest wystosowanie do kontrahentów próśb o potwierdzenie salda. Warto wiedzieć, (o czym też przypomina stanowisko KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami), że:
- jednostka wysyła do kontrahenta dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda) – informujące o wysokości i składowych salda należności – z prośbą o potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta;
- potwierdzenie wysłane do kontrahenta powinno zawierać szczegółowy wykaz dokumentów i kwot, które składają się na całkowite saldo należności, bo to ułatwia drugiej stronie analizę jej dokumentów i szybciej są identyfikowane rozbieżności;
- w przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki;
- wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Obowiązkiem jednostki jest inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Rozrachunki z podmiotami z zagranicy są potwierdzane według tych samych zasad co rozrachunki w walucie polskiej, lecz uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej. Dopiero potem w toku wyceny dokonuje się ustalenia wartości w złotówkach.
Pamiętać należy, iż w sytuacji gdy we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, to należy zastosować procedury z instrukcji inwentaryzacyjnej, jeśli takie zostały w niej przewidziane polegające na doprowadzeniu do potwierdzenia salda. Może to być np. przesłanie w określonym terminie ponownego wezwania, monit telefoniczny itp. Takie czynności też są czasochłonne, zatem istnieje ryzyko, iż obowiązkowy termin 15 stycznia nie zostanie dotrzymany, jeśli zbyt późno wysłane zostaną prośby o potwierdzenie salda. Jeśli jednak jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Nie ma milczącego potwierdzania
Stanowisko KSR jednoznacznie wskazuje, iż ustawa o rachunkowości nie przewiduje stosowania przez jednostkę milczącego potwierdzenia salda. Nie jest uzasadnione więc zamieszczanie na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. W przyszłości zdania do skuteczności takiej adnotacji były podzielone. Teraz w świetle stanowiska KSR jednoznacznie wiemy, że brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda (nawet gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę) oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone. W takiej sytuacji należy taką wierzytelność zinwentaryzować (po upływie terminu wskazanego kontrahentowi na odpowiedz) drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Salda zerowe
W najnowszym stanowisku KSR wskazano też, że należy uzgadniać z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. Ma to pozwolić na wychwycenie błędów polegających na ujęciu rozrachunków na niewłaściwych kontach kontrahentów.
Różnice pomiędzy kwotami
Oczywiście pamiętać należy, że w wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Inwentaryzację metodą potwierdzenia sald powinien dokumentować protokół z dokonanych czynności, sporządzony przez osoby przeprowadzające te czynności. Obowiązkiem służb księgowych, które są odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji należności, jest wyjaśnienie tych różnic, ustalenie przyczyny ich powstania, sposobu ich rozliczenia. Następnie ujmuje się je – jeżeli uznaje korekty salda za zasadne – w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.
WAŻNE Jeśli jednostka ma wątpliwości czy kontrahent prowadzi księgi, bo np. brak umów i są tylko wystawiane pojedyncze faktury, lepiej wystosować do niego prośbę o potwierdzenie salda. Kontrahent albo odpowie, potwierdzając należność, albo wskaże, że nie prowadzi ksiąg, albo nie odpowie w ogóle – w takim przypadku należność będzie podlegać weryfikacji.
W sytuacji gdy inwentaryzacja jest przeprowadzana na inny dzień niż koniec roku obrotowego, koniecznie jest przeanalizowanie zapisów w ksiegach rachunkowych, jakie miały miejsce między dniem, na który potwierdzane są salda a dniem bilansowym. Ustawa o rachunkowości wskazuje przecież, że ustalenie stanu aktywów w tym należności inwentaryzowanych wcześniej następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego potwierdzeniem salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. W tym okresie mogą być popełniane błędy oraz bardzo wiele należności zostaje spłacanych.
Wyniki inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda i wszystkie dodatkowe informacje uzyskiwane w czasie tych prac (np. o kondycji kontrahenta) są wykorzystywane przy wycenie należności w szczególności dokonywaniu odpisów aktualizacyjnych.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2019 r. poz. 351).
Komunikat ministra finansów z 1 sierpnia 2019 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 83).
