statystyki

Inwentaryzacja na koniec roku. Jak prawidłowo rozliczyć różnice?

autor: Dr Katarzyna Trzpioła25.11.2019, 08:00; Aktualizacja: 25.11.2019, 09:28
kalkulator, podatki, księgowość, biznes, praca

Protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych powinien zawierać umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia każdej różnicy inwentaryzacyjnej. Do protokołu dołącza się zestawienia różnic ilościowych i jakościowych lub zestawienia zbiorcze.źródło: ShutterStock

Inwentaryzacja ma na celu stwierdzenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz zidentyfikowanie i wyjaśnienie różnic. Potem następuje rozliczenie tych różnic w księgach rachunkowych, aby stan ewidencyjny odpowiadał stanowi faktycznemu. Dlatego oprócz samych czynności spisowych, potwierdzania salda czy weryfikacji dokumentów i zapisów księgowych bardzo istotne jest przeprowadzenie etapów rozliczeniowych inwentaryzacji. W praktyce spotyka się wiele problemów. W opracowaniu wskazano te najczęstsze oraz sposoby ich rozwiązania.

Podkreślić należy, że komisja inwentaryzacyjna, zarówno powołana do wykonania określonego zadania, jak i stała, powinna przedstawić nie tylko protokoły z rozliczenia różnic, lecz także podsumowanie wyników inwentaryzacji. Zawiera ono zazwyczaj krótkie sprawozdanie z przebiegu spisu i innych działań, przedstawienie wyników oraz spostrzeżeń i uwag co do sposobu przechowywania np. zapasów, środków trwałych oraz prowadzenia dokumentacji obrotu zapasami. Powinny być tam też wnioski dotyczące usprawnienia gospodarki magazynowej, kasowej, organizacji spisu w przyszłości i koniecznych uzupełnień lub zmian w wewnętrznych regulacjach jednostki dotyczących inwentaryzacji.

Całą dokumentację inwentaryzacyjną przechowuje się w jednostce lub poza nią, w podmiocie świadczącym usługi przechowywania dokumentów, z zachowaniem zasad określonych w rozdziale 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; dalej: u.r.), przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis z natury. Przy czym treść dokumentów inwentaryzacyjnych może być, zgodnie z art. 73m ust. 2 u.r., przeniesiona na informatyczne nośniki danych, jeżeli pozwala to zachować ich zawartość przez obowiązujący okres przechowywania i umożliwia ich odtworzenie w postaci wydruku.

problem 1

Czy wycena spisów powinna być dokonana na arkuszu spisowym?

To, czy wyceny dokonywać będziemy bezpośrednio na arkuszu czy w innym zestawieniu, zależy od możliwości zastosowania wsparcia informatycznego w naszej jednostce. Obecnie tak naprawdę tylko w najmniejszych jednostkach dokonuje się wyceny bezpośrednio na arkuszach spisowych. W pozostałych podmiotach z reguły są tworzone odrębne zestawienia, na których ujmowane są wyniki spisu i dokonywana jego wycena. Następnie te zestawienia są podstawą do ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

Co jest istotne, wycena następuje na podstawie sprawdzonych arkuszy spisowych przekazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. W praktyce jedynie w gastronomii i handlu detalicznym (mniejsze jednostki) wycena jest dokonywana od razu przez zespół spisowy w czasie trwania spisu.

Do zestawień zbiorczych przenosi się odrębnie każdy poszczególny asortyment zapasów wykazany w arkuszu spisowym i figurujący w ewidencji księgowej, podając jego nazwę stosowaną w ewidencji, symbol indeksu lub kodu, jednostkę miary, cenę jednostkową, ilość wykazywaną w ewidencji oraz ilość stwierdzoną drogą spisu z natury, ilościowe różnice inwentaryzacyjne (odrębnie niedobory i nadwyżki) i ich wartość. Zazwyczaj sporządza się odrębne zestawienia zbiorcze dla określonych rodzajów zapasów (np. materiałów, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów) i dla osób za nie odpowiedzialnych (np. magazynierów). Jeśli jeden asortyment jest w kilku miejscach arkusza spisowego, to w zestawieniu zbiorczym powinien być ujęty w jednej pozycji, gdzie zostaną zsumowane wszystkie pozycje dotyczące tego asortymentu.

Pamiętać należy, że warunkiem uzyskania poprawnych wyników porównań jest uprzednie sprawdzenie kompletności ujęcia w ewidencji księgowej dokumentów obrotów zapasami dokonanych do dnia spisu, z uwzględnieniem obrotów, które nastąpiły w czasie spisu, a w odniesieniu do zapasów objętych bieżącą ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją także sprawdzenie:

a) identyczności porównywanych składników zapasów na podstawie ich nazwy, symbolu indeksu lub kodu bądź innych oznaczeń,

b) zgodności jednostek miary danego składnika stosowanych podczas spisu i w ewidencji księgowej,

c) identyczności cen przyjętych do wyceny spisu z cenami stosowanymi w ewidencji ilościowo-wartościowej.

problem 2


Pozostało 89% tekstu

Prenumerata wydania cyfrowego

Dziennika Gazety Prawnej
9,80 zł
cena za dwa dostępy
na pierwszy miesiąc,
kolejny miesiąc tylko 79 zł
Oferta autoodnawialna
KUPUJĘ

Pojedyncze wydanie cyfrowe

Dziennika Gazety Prawnej
4,92 zł
Płać:
KUPUJĘ
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Komentarze (1)

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Polecane