statystyki

Inwentaryzacja na koniec roku. Jak prawidłowo rozliczyć różnice?

autor: Dr Katarzyna Trzpioła25.11.2019, 08:00; Aktualizacja: 25.11.2019, 09:28
kalkulator, podatki, księgowość, biznes, praca

Protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych powinien zawierać umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia każdej różnicy inwentaryzacyjnej. Do protokołu dołącza się zestawienia różnic ilościowych i jakościowych lub zestawienia zbiorcze.źródło: ShutterStock

Inwentaryzacja ma na celu stwierdzenie stanu rzeczywistego aktywów i pasywów, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz zidentyfikowanie i wyjaśnienie różnic. Potem następuje rozliczenie tych różnic w księgach rachunkowych, aby stan ewidencyjny odpowiadał stanowi faktycznemu. Dlatego oprócz samych czynności spisowych, potwierdzania salda czy weryfikacji dokumentów i zapisów księgowych bardzo istotne jest przeprowadzenie etapów rozliczeniowych inwentaryzacji. W praktyce spotyka się wiele problemów. W opracowaniu wskazano te najczęstsze oraz sposoby ich rozwiązania.

Podkreślić należy, że komisja inwentaryzacyjna, zarówno powołana do wykonania określonego zadania, jak i stała, powinna przedstawić nie tylko protokoły z rozliczenia różnic, lecz także podsumowanie wyników inwentaryzacji. Zawiera ono zazwyczaj krótkie sprawozdanie z przebiegu spisu i innych działań, przedstawienie wyników oraz spostrzeżeń i uwag co do sposobu przechowywania np. zapasów, środków trwałych oraz prowadzenia dokumentacji obrotu zapasami. Powinny być tam też wnioski dotyczące usprawnienia gospodarki magazynowej, kasowej, organizacji spisu w przyszłości i koniecznych uzupełnień lub zmian w wewnętrznych regulacjach jednostki dotyczących inwentaryzacji.

Całą dokumentację inwentaryzacyjną przechowuje się w jednostce lub poza nią, w podmiocie świadczącym usługi przechowywania dokumentów, z zachowaniem zasad określonych w rozdziale 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; dalej: u.r.), przez pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczył spis z natury. Przy czym treść dokumentów inwentaryzacyjnych może być, zgodnie z art. 73m ust. 2 u.r., przeniesiona na informatyczne nośniki danych, jeżeli pozwala to zachować ich zawartość przez obowiązujący okres przechowywania i umożliwia ich odtworzenie w postaci wydruku.

problem 1

Czy wycena spisów powinna być dokonana na arkuszu spisowym?

To, czy wyceny dokonywać będziemy bezpośrednio na arkuszu czy w innym zestawieniu, zależy od możliwości zastosowania wsparcia informatycznego w naszej jednostce. Obecnie tak naprawdę tylko w najmniejszych jednostkach dokonuje się wyceny bezpośrednio na arkuszach spisowych. W pozostałych podmiotach z reguły są tworzone odrębne zestawienia, na których ujmowane są wyniki spisu i dokonywana jego wycena. Następnie te zestawienia są podstawą do ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.

Co jest istotne, wycena następuje na podstawie sprawdzonych arkuszy spisowych przekazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. W praktyce jedynie w gastronomii i handlu detalicznym (mniejsze jednostki) wycena jest dokonywana od razu przez zespół spisowy w czasie trwania spisu.

Do zestawień zbiorczych przenosi się odrębnie każdy poszczególny asortyment zapasów wykazany w arkuszu spisowym i figurujący w ewidencji księgowej, podając jego nazwę stosowaną w ewidencji, symbol indeksu lub kodu, jednostkę miary, cenę jednostkową, ilość wykazywaną w ewidencji oraz ilość stwierdzoną drogą spisu z natury, ilościowe różnice inwentaryzacyjne (odrębnie niedobory i nadwyżki) i ich wartość. Zazwyczaj sporządza się odrębne zestawienia zbiorcze dla określonych rodzajów zapasów (np. materiałów, towarów, wyrobów gotowych, półfabrykatów) i dla osób za nie odpowiedzialnych (np. magazynierów). Jeśli jeden asortyment jest w kilku miejscach arkusza spisowego, to w zestawieniu zbiorczym powinien być ujęty w jednej pozycji, gdzie zostaną zsumowane wszystkie pozycje dotyczące tego asortymentu.

Pamiętać należy, że warunkiem uzyskania poprawnych wyników porównań jest uprzednie sprawdzenie kompletności ujęcia w ewidencji księgowej dokumentów obrotów zapasami dokonanych do dnia spisu, z uwzględnieniem obrotów, które nastąpiły w czasie spisu, a w odniesieniu do zapasów objętych bieżącą ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją także sprawdzenie:

a) identyczności porównywanych składników zapasów na podstawie ich nazwy, symbolu indeksu lub kodu bądź innych oznaczeń,

b) zgodności jednostek miary danego składnika stosowanych podczas spisu i w ewidencji księgowej,

c) identyczności cen przyjętych do wyceny spisu z cenami stosowanymi w ewidencji ilościowo-wartościowej.

problem 2


Pozostało jeszcze 89% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Komentarze (1)

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Polecane