Już we wrześniu br. nie będzie można kupić urządzeń z papierowym zapisem kopii, a od 2023 r. z elektronicznym. Część firm będzie musiała wymienić kasy według ustawowego harmonogramu.
DGP
Co prawda przepisy wprowadzające urządzenia fiskalne online obowiązują już od maja br., ale niektóre wymogi wejdą w życie dopiero z początkiem kolejnych miesięcy. Wynika to z nowelizacji z 15 marca 2019 r. ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz.U. z 2019 r. poz. 675). Idea jest taka, żeby stopniowo były wycofywane z użytku kasy starego typu, czyli z papierowym i elektronicznym zapisem kopii. W związku z tym firmy z niektórych branż, najbardziej narażonych na nieprawidłowości podatkowe, będą musiały w pierwszej kolejności przejść na kasy online. Obowiązek ten będzie wdrażany stopniowo, według określonego w przepisach kalendarza (patrz infografika wyżej).
Reklama
Pozostali przedsiębiorcy będą również wymieniać kasy stopniowo, ale nie dlatego, że zmusi ich do tego harmonogram, tylko dlatego, że ze sklepów będą wycofywane stare modele urządzeń.

Reklama
Kas z papierowym zapisem kopii nie będzie można kupić już od 1 września br., a z elektronicznym – od 1 stycznia 2023 r. Potwierdza to również informacja zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
– Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie będą już mogli dłużej korzystać z takich urządzeń do ewidencjonowania swojego obrotu – wyjaśnia Maciej Hadas, doradca podatkowy w Grant Thornton. Tłumaczy, że można to robić do czasu ich zepsucia, albo zużycia pamięci. Znowelizowane przepisy nie pozwalają jej wymieniać w kasach z papierową kopią.

Ulga na kasę

Od maja 2019 r. zmieniły się zasady odliczania ulgi na zakup kasy fiskalnej. Obecnie preferencja przysługuje tylko na urządzenia działające w trybie online i co do zasady (tak jak do tej pory) dotyczy podatników rozpoczynających ewidencję. Zasadniczo więc wymiana kasy na nowy typ nie podlega uldze.
Wyjątek uczyniono dla przedsiębiorców, którym ustawodawca nakazał wymianę kas na nowy typ (online) według ustawowego harmonogramu (np. fryzjerzy muszą zacząć je stosować od 1 stycznia 2021 r.).
Kasy online
Kogo dotyczy 1. Przedsiębiorców ewidencjonujących sprzedaż w kasach fiskalnych 2. Producentów i dystrybutorów tych kas
Gdzie szukać nowych przepisów Nowelizacja z 15 marca 2019 r. ustawy o VAT oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz.U. z 2019 r. poz. 675)
Przykład 1 Sklep sprzedaje kasy fiskalne. Ma na stanie różne typy tych urządzeń: online oraz z elektronicznym i papierowym zapisem kopii. Od kiedy nie może ich sprzedawać? • Od 1 września 2019 r. nie będzie mógł już sprzedawać kas z papierowym zapisem kopii, nawet jeżeli będzie miał je na stanie. • Od 1 stycznia 2023 r. nie będzie mógł sprzedawać kas z elektronicznym zapisem kopii.
Przykład 2 Fryzjer ewidencjonuje swoje usługi za pomocą kasy z papierowym zapisem kopii. Będzie mógł z niej korzystać do końca 2020 r., ale pod warunkiem, że do tego czasu nie skończy się jej pamięć. Przepisy uniemożliwiają już bowiem wymianę kas z papierowym zapisem kopii. Wprawdzie do końca sierpnia 2019 r. będzie można jeszcze kupić kasę z papierowym zapisem kopii, a do końca 2022 r. – z zapisem elektronicznym, ale nie będzie to opłacalne dla fryzjera z dwóch powodów. Po pierwsze, w związku z nabyciem tych urządzeń nie będzie już przysługiwała ulga. Po drugie, od 1 stycznia 2021 r. fryzjer i tak będzie miał obowiązek stosować kasę online.
Przykład 3 Podatnik miał obowiązek rozpocząć 1 lipca 2019 r. ewidencjonowanie obrotu w kasie fiskalnej. Tak też zrobił; w czerwcu kupił kasę online w cenie 1300 zł (netto), a ostatniego dnia miesiąca ją zafiskalizował. W deklaracji VAT-7 za lipiec nadwyżka VAT należnego nad naliczonym wynosi 400 zł. Czy podatnik miał prawo do ulgi w wysokości 700 zł? Tak, a ponieważ w deklaracji VAT-7 za lipiec wykazał nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym w wysokości 400 zł, to: • w rubryce „Kwota podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego” (poz. 54) podatnik wpisuje 0 zł, • w rubryce „Kwota wydatkowana na zakup kas rejestrujących, do odliczenia w danym okresie rozliczeniowym” (poz. 52) podatnik wpisuje 400 zł, • w rubryce „Kwota wydatkowana na zakup kas rejestrujących, przysługująca do zwrotu w danym okresie rozliczeniowym” (poz. 55) podatnik wpisuje pozostałą kwotę, tj. 300 zł (tj. 700 zł całej ulgi – 400 zł, które odlicza w danym okresie). Jeżeli podatnik chce, aby tę pozostałą kwotę (300 zł) urząd skarbowy wpłacił mu na rachunek bankowy, wpisuje ją dodatkowo w deklaracji w poz. 57, a jeżeli chce ją rozliczyć w następnym okresie – w poz. 62.
W tym przypadku przyjmuje się umownie, że dzień, w którym mają oni obowiązek stosowania kas online, jest dniem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji.
Będzie to więc kolejno: 1 stycznia 2020 r., 1 lipca 2020 r. i 1 stycznia 2021 r. (patrz infografika z harmonogramem).
Ważne Ulga nie przysługuje na kasy używane przez podatnika na podstawie umów najmu, dzierżawy lub leasingu.
W sprawie ulgi na kasę minister finansów wydał 11 lipca 2019 r. objaśnienia podatkowe. Wynika z nich, że jeżeli podatnicy – zobowiązani do obowiązkowej wymiany kas – zrobią to przed upływem ustawowego terminu, to wcześniej też skorzystają z ulgi. Przykładowo, jeżeli mechanik zacznie stosować kasę online już w październiku br., to w rozliczeniu VAT za ten miesiąc będzie mógł odliczyć ulgę.

Ile można odzyskać

Tak jak do tej pory, odliczyć można 90 proc. kwoty wydanej na każde urządzenie (bez podatku), lecz nie więcej niż po 700 zł. Nowelizacja pozwala ministrowi finansów określić w rozporządzeniu wyższą kwotę ulgi, ale dotychczas minister nie skorzystał z tej możliwości.
Nowością jest natomiast to, że podatnik nie musi kupować od razu wszystkich kas, by móc skorzystać z preferencji. Ma na to 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencjonowania.
Przykład
Właściciel stacji wymiany opon korzysta obecnie ze 100 kas i zgodnie z ustawowym harmonogramem w pierwszej kolejności wymieni połowę z nich (czyli 50) na urządzenia online, a w kolejnych pięciu miesiącach po 10 sztuk (kolejne 50). W sumie więc wymieni 100 kas i na każdą z nich będzie mógł skorzystać z ulgi.
Zasada ta dotyczy nie tylko przedsiębiorców, którzy obowiązkowo wymieniają kasy, ale też tych, u których po raz pierwszy pojawi się obowiązek ewidencjonowania obrotu w ten sposób albo dobrowolnie zechcą zainstalować kasę online.
Przykład
Podatnik uruchamia sklep spożywczy. Kupuje jedną kasę online, a po 5 miesiącach, w związku z rozwojem biznesu, nabywa drugą. Podatnik może skorzystać z ulgi na oba urządzenia.
Jeżeli zainstalowałby drugą kasę po upływie 6 miesięcy, to na nią ulga już by mu nie przysługiwała.
Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych nie trzeba już składać oświadczenia o liczbie urządzeń, które podatnik zamierza stosować, ani o miejscu (adresie) ich używania.

Jak rozliczyć ulgę

Ulgę na kasę czynni podatnicy rozliczają w deklaracji podatkowej: VAT-7 lub VAT-7K najwcześniej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy online, lub za okresy następne. Gdy kwota ulgi jest wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik może poprosić o zwrot nadwyżki na konto, lub przenieść ją do rozliczenia na kolejny okres.
Podatnicy zwolnieni z VAT otrzymują kwotę ulgi na rachunek bankowy. Muszą w tym celu złożyć wniosek do urzędu skarbowego wraz z kopiami dowodu zapłaty za kasę i raportu miesięcznego. Mogą to więc zrobić dopiero po miesiącu następującym po tym, w którym rozpoczęli ewidencję na kasie online.

Rejestracja kasy

Obowiązki związane z uruchamianiem i użytkowaniem kas, ich konserwacją, treścią paragonów reguluje obecnie rozporządzenie z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816).
W stosunku do dotychczasowych regulacji procedura zgłaszania i uruchamiania nie zmieniła się dla kas tradycyjnych. Inna jest natomiast dla urządzeń połączonych z bazą KAS (patrz opinia obok).
Ministerstwo Finansów informuje
Terminy, po których nie będzie już można kupić:
• kasy z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.
• kasy z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.,
Oznacza to, że kasy starego typu będą mogły być wprowadzane przez producenta do obrotu na rynek tylko do wyznaczonych terminów. Terminy te nie ograniczają możliwości stosowania tych kas przez podatników.
Podatnik może używać kas rejestrujących starego typu do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej – w przypadku kas z papierowym zapisem kopii. Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe.
Zakup kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie będzie refundowany. ©℗
Źródło: MF
Rozporządzenie z 29 kwietnia 2019 r. wprowadziło obowiązek przeszkolenia kasjerów przed dopuszczeniem ich do obsługi kasy fiskalnej. Muszą oni podpisać oświadczenie, że podatnik (przedsiębiorca) zapoznał ich z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy i wystawiania paragonu fiskalnego oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad. Wzór oświadczenia można znaleźć w załączniku do rozporządzenia.
Czy podpisanie takiego oświadczenia zwiększa ryzyko kar za naruszanie przepisów?
– Podpisanie oświadczenia niczego nie zmieniło – wyjaśnia Maciej Hadas. Tłumaczy, że za niewydanie paragonu – tak jak dotychczas – kasjerowi grozi mandat.
Wprowadzenie obowiązku składania oświadczeń miało natomiast cel prewencyjny. – Ustawodawca liczy na to, że dzięki oświadczeniom zwiększy się świadomość osób obsługujących kasy fiskalne co do ich obowiązków oraz odpowiedzialności karnoskarbowej – tłumaczy Maciej Hadas.

Nie tylko zakup

Zgodnie z obecnymi przepisami kas online nie trzeba kupować. Przedsiębiorcy mogą ewidencjonować sprzedaż na urządzeniach wynajętych, wydzierżawionych lub wziętych w leasing (nie dotyczy to kas starych typów, tj. z papierowym i elektronicznym zapisem kopii).
Najem mógłby być korzystny dla osób prowadzących działalność krótkoterminową, np. sezonową, ale takich ofert brakuje.
Harmonogram dla kas nowej generacji
Jest natomiast wiele ofert dotyczących leasingu kas. Trzeba jednak na nie uważać. Niektórzy ogłoszeniodawcy zapewniają, że biorący kasę fiskalną w leasing skorzysta z ulgi. Tymczasem minister finansów w objaśnieniach z 11 lipca 2019 r. wyraźnie stwierdził, że ulga nie przysługuje, gdy kasa jest używana przez podatnika na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
Ważne Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych nie trzeba już składać oświadczenia o liczbie urządzeń, które podatnik zamierza stosować, ani o miejscu (adresie) ich używania.
Niezależnie od tego ustawodawca przewidział też możliwość korzystania z kas programowych (zamiast kas online można byłoby korzystać ze specjalnego oprogramowania). Dzięki temu przedsiębiorca ewidencjonowałby sprzedaż na tablecie lub smartfonie podłączonym do internetu i przesyłał paragon np. na komórkę klienta. Jest to jednak uzależnione od wydania przez ministra odrębnego rozporządzenia. Na razie nie zostało ono wydane. ©℗

opinia

Jak zgłosić kasę do urzędu skarbowego

Anna Szczepańska rzecznik prasowy Izby Administracji Skarbowej w Warszawie
Nie zostały zmienione przepisy dotyczące zakupu i fiskalizacji kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. To oznacza, że przedsiębiorca ma nadal obowiązek zgłoszenia (lub jego aktualizacji) do naczelnika właściwego urzędu skarbowego danych dotyczących takiego urządzenia – w ciągu 7 dni od daty fiskalizacji przez uprawniony serwis. Rejestracja kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii polega na nadaniu jej numeru ewidencyjnego. Czas oczekiwania na numer nie przekreśla możliwości użytkowania kupionego urządzenia.
Nie wszyscy podatnicy mają obowiązek korzystania z kas online, a wprowadzanie tych urządzeń do użytku będzie się odbywało stopniowo. Warto jednak skorzystać z możliwości, jakie dają te urządzenia. Ich wprowadzenie ma nie tylko służyć ograniczeniu oszustw podatkowych, ale przede wszystkim ma uprościć formalności związane z zarejestrowaniem takiego urządzenia. Przedsiębiorca, który kupi kasę online, nie tylko ma prawo do ulgi za jej zakup, ale jest też zwolniony z rejestracji kasy w urzędzie skarbowym. Już w trakcie fiskalizacji automatycznie nadawany jest numer ewidencyjny, który podatnik otrzymuje od serwisanta na wydruk pierwszego raportu fiskalnego.