Spółka przed zatwierdzeniem raportu finansowego powinna próbnie wgrać go do Krajowego Rejestru Sądowego. Tak zalecają eksperci, aby mieć możliwość poprawy dokumentu. Później już nie będzie tak prostych rozwiązań
Takie postępowanie pozwoli uniknąć problemów, gdy się okaże, że jest błąd, który wyklucza złożenie sprawozdania przez system e-KRS. Przepisy nie przewidują bowiem możliwości poprawienia zatwierdzonego rocznego raportu (patrz rozmowa „Nadal są problemy z e-sprawozdaniami”, s. D1).
Księgowy może sprawdzić
Kto może przetestować sprawozdanie? Właściwie każdy. Zarówno członek zarządu uprawniony do złożenia sprawozdania finansowego, jak i inna osoba, która ma konto w systemie S24. – Testowanie nie jest zakazane nawet przez osoby, które nie mają uprawnień do złożenia dokumentów do rejestru – twierdzi radca prawny Łukasz Drożdżowski. Jak podkreśla, do czasu wysłania zgłoszenia następuje bowiem jedynie czasowe załadowanie dokumentu na koncie użytkownika, co oznacza, że nie mamy jeszcze do czynienia z wysłaniem zgłoszenia.
Nie trzeba się też obawiać, że dokumenty zostaną wysłane przez pomyłkę, nawet gdy test przeprowadza osoba uprawniona do złożenia dokumentów. Trudno jest bowiem niewiadomie przejść całą ścieżkę autoryzacji, szczególnie że na samym końcu wymagane jest złożenie e-podpisu. Co więcej, sygnować zgłoszenie musi osoba, która jest uprawniona w imieniu konkretnego podmiotu do złożenia dokumentów. ‒ System sprawdza, czy numer PESEL składającego zgadza się z tym zgłoszonym przez spółkę do KRS ‒ wyjaśnia mec. Drożdżowski. To też oznacza, że nie ma w ogóle możliwości złożenia sprawozdania przez księgowego, który nie jest do tego uprawniony.
OPINIA EKSPERTA
System wskaże, na czym polega błąd
dr Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów i rachunkowości Wydział Zarządzania UW
Tak, pojawiają się problemy z akceptacją struktur w sprawozdaniach przez KRS. Dlatego warto jeszcze przed zatwierdzeniem sprawozdania spróbować je próbnie umieścić w bazie KRS. W chwili podłączenia pliku ze sprawozdaniem w formacie xml i podpisów wciska się przycisk – weryfikuj i system sprawdza, czy struktura jest prawidłowa. Jeśli tak, to sprawozdanie można usunąć albo po 14 dniach zostanie automatycznie usunięte. Oczywiście wysyłki nie podpisujemy. Jeśli natomiast jest błąd, to system wskaże, na czym on polega. Należy poprawić strukturę i sporządzić sprawozdanie jeszcze raz (wtedy też podpisać elektronicznie). Lepiej bowiem zrobić teraz weryfikację i ewentualnie nowe sprawozdanie, niż potem się denerwować, że KRS odrzuca zatwierdzone sprawozdanie. Mamy bowiem wtedy problem, czy należy uchylić uchwałę o zatwierdzeniu, czy zwołać kolejne walne, które może zatwierdzić sprawozdanie i podzielić wynik.
Weryfikacja
W momencie gdy sprawozdanie zostanie załadowane do KRS, system je testuje i ewentualnie informuje o błędach. ‒ Komunikaty mogą dotyczyć błędnego formatu pliku, niespójności danych z oficjalnymi strukturami, informacji o nieprawidłowym e-podpisie – tłumaczy Łukasz Drożdżowski. Dodaje, że w tym ostatnim przypadku problem może dotyczyć dokumentów podpisywanych np. kwalifikowanymi e-podpisami wydanymi w innych krajach unijnych. ‒ Miałem taki przypadek, że sprawozdanie było podpisywane polskim i rumuńskim podpisem kwalifikowanym jednocześnie – wyjaśnia ekspert. Zarówno z perspektywy polskiego, jak i rumuńskiego oprogramowania służącego do składania podpisu wszystko wyglądało w porządku. Ale po załadowaniu pliku na platformie e-KRS wyświetlał się komunikat o błędzie. ‒ Testowanie dokumentu pozwoliło zdiagnozować problem na tyle wcześniej, że podmiot mógł w odpowiednim czasie go rozwiązać ‒ mówi ekspert.
Podobno często się zdarza, że dokument wygląda na dobrze podpisany, ale już po załadowaniu system wykrywa błędy. Czasami wynika to z braku dostatecznego obycia się z podpisem elektronicznym, zwłaszcza gdy dokument podpisywany jest przez kilka osób jednocześnie, a dodatkowo korzysta się z różnych narzędzi (kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis zaufany jednocześnie). ‒ Czasami jednak nie daje się to logicznie wytłumaczyć (jak dowodzi przykład z rumuńskim podpisem), a przyczyna może tkwić w niedoskonałości samego systemu obsługującego proces składania dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych – wyjaśnia mec. Drożdżowski.
Lokalizacja schematów
Biegli rewidenci zwracają też uwagę na to, że w strukturze ukryty jest schema location, czyli zapisany w formie elektronicznej adres strony (nie można mylić tego z adresem WWW), na której Ministerstwo Finansów umieściło wzory struktur logicznych. Bez tego elementu e-KRS nie przyjmie dokumentów.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 986 ze zm.).