- Rejestr sądowy wciąż nie przyjmuje rocznych raportów, jeżeli w sprawozdaniu został wpisany numer NIP, a nie KRS. Nie jest to zrozumiałe, bo przepisy pozwalają na wpisanie obu tych numerów - mówi w wywiadzie dla DGP - dr Agnieszka Baklarz biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.
Reklama
Sprawozdania finansowe za 2018 r. to pierwsze, które trzeba tworzyć w strukturze logicznej i w takiej formie złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego. Po wejściu w życie tych nowych wymagań pojawiały się problemy czy to z podpisami, czy z samym tworzeniem i przesyłaniem raportów do KRS. Dużo z nich udało się rozwiązać. Jakie pozostały?
dr Agnieszka Baklarz biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o / DGP
W pierwszej kolejności zwróciłabym uwagę na błąd, który pojawia się w wielu programach księgowych do tworzenia ustrukturyzowanych sprawozdań finansowych. Chodzi o to, że sporządzając w nich roczne raporty, księgowy musi wypełnić wszystkie pola przewidziane we wzorze podanym dla danej jednostki. To natomiast jest sprzeczne z art. 50 ust. 3 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351), który nakazuje pominąć w sprawozdaniu pozycje, które nie wystąpiły przez dwa kolejne lata. To nie jest możliwość, ale obligo. Dzięki temu sprawozdanie jest czytelne. Niestety przez błąd w programach księgowy musi w wielu pozycjach wpisać zero. Nie dość, że przez to raport jest nieczytelny dla odbiorcy, to łatwo jest się pomylić przy tworzeniu sprawozdania – wpisując wartość w niewłaściwą pozycję. Co więcej, za każdym razem pojawia się trzecia kolumna (tzw. porównawcza), którą się wypełnia, gdy przedsiębiorca zmienia stosowane zasady rachunkowości. I znowu może się okazać, że w kolejnych polach pojawią się same zera.

Reklama
Odbiorcy sprawozdania nie są przyzwyczajeni do takiej praktyki i mogą się zastanawiać, czy księgowy się po prostu nie pomylił. Błąd w programach prawdopodobnie wynika z nadgorliwości programistów, którzy nie znają przepisów bilansowych. Należy to zmienić.
A jak to jest w przypadku raportów przygotowywanych w aplikacji e-Sprawozdanie Finansowe stworzonej przez Ministerstwo Finansów?
Tam jest tak, jak być powinno. Wykazuje się tylko te pozycje, które wymagają wypełnienia. Ale pojawia się inny problem, którego nie ma w komercyjnych programach. Otóż każde pole trzeba wpisać samemu – nic się automatycznie nie przenosi ani nie sumuje. To jest bardzo niewygodne. Spotkałam się w praktyce z sytuacją, że księgowa zrobiła czeski błąd w sumie. Jest to trudne do wychwycenia.
Przejdźmy teraz do kwestii sygnowania sprawozdania. Wprawdzie termin jego podpisania już minął, ale chodziło o pierwszą wersję. Jeżeli nastąpiły w nim zmiany przed zatwierdzeniem, członkowie zarządu muszą to zrobić ponownie. Dotychczas mówiliśmy dużo o kwestii właściwej kolejności podpisów itd. Czy tu się coś zmieniło?
Usługodawcy, którzy dostarczają oprogramowanie do składania podpisów kwalifikowanych, dopracowują swoje produkty. W niektórych przypadkach przestaje mieć znaczenie kolejność składanych podpisów. Nie jest więc istotne, czy najpierw dokumenty sygnuje posiadacz płatnych narzędzi czy też bezpłatnego e-PUAP-u. Oczywiście nie dotyczy to wszystkich kwalifikowanych podpisów. Z praktyki wiem jednak, że zdarzają się kłopoty w sygnowaniu dokumentów, gdy członkowie zarządu posługiwali się podpisami kwalifikowanymi od różnych firm. Zdarza się, że nie współdziałają one ze sobą.
Kalendarium
Do 30 czerwca 2019 r. (sześć miesięcy od dnia bilansowego) Organ zatwierdzający (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników) musi zatwierdzić sprawozdanie za 2018 r.
Do 10 lipca 2019 r. (w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania) Podatnicy CIT, którzy nie figurują w rejestrze przedsiębiorców KRS, a ich sprawozdania są badane przez biegłego rewidenta, muszą złożyć zatwierdzone sprawozdanie za 2018 r. do urzędu skarbowego.
Do 15 lipca 2019 r. (w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania) Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS muszą złożyć sprawozdanie za 2018 r. do KRS elektronicznie w strukturze logicznej. KRS przekaże je szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Uwaga! Nie składają oni już sprawozdań do urzędu skarbowego.
A co z kwalifikowanymi podpisami uzyskanymi w innym państwie unijnym?
One są jak najbardziej poprawne. Spotkałam się jednak z kłopotami z odczytem takiego podpisu. Chodziło o to, że zapisywał się on jako plik typu XAdES, ale rozszerzenie pliku było inne: P7. Pliki z takim rozszerzeniami składane są do KRS. Odbiorcy sprawozdań mogą przez to mieć problem z odczytem sprawozdania.
Nasza redakcja sygnalizowała też, że systemy KRS nie przyjmują dokumentów, jeżeli sprawozdanie biegłego rewidenta z audytu jest sygnowane podpisem kwalifikowanym wewnętrznie, tj. widocznym wewnątrz dokumentu, a nie zapisywanym jako dodatkowy plik. Coś się w tej sytuacji zmieniło?
Tak. Nie ma już tego problemu. Przedsiębiorcy nadal jednak się zabezpieczają i proszą audytora, aby na wszelki wypadek przygotował dwie wersje sygnowane na dwa sposoby. Spółka oczywiście dostaje jedną, bo biegły wydaje jedno sprawozdanie. W przypadku przekazania obu wersji, jeśli przypadkiem różniłyby się również zawartością, mógłby wystąpić problem ze stwierdzeniem, które ze sprawozdań jest prawidłowe.
Nadal jest natomiast problem z tym, że do rejestru sądowego nie są przyjmowane sprawozdania finansowe, w których został wpisany numer NIP, a nie KRS…
Tak, chociaż nie jest to zrozumiałe, bo przepisy pozwalają na wpisanie obu tych numerów.
W przyszłym roku, tj. przy wysyłaniu sprawozdań za 2019 r., już tego problemu nie będzie, bo Ministerstwo Finansów zmieniło struktury logiczne. Pojawią się dwa pola, będzie więc można wpisać oba numery.
Nadal jednak nie został rozwiązany problem tegorocznych sprawozdań. Wiele programów automatycznie wpisuje numer NIP, a księgowy może tego nie zmienić. Po zatwierdzeniu dokumentów przez walne zgromadzenie przedsiębiorca jest w patowej sytuacji. Przepisy nie przewidują możliwości korygowania sprawozdań finansowych. Ministerstwo Finansów natomiast milczy w tej sprawie.
Ministerstwo Finansów zna problem i wysyłało w tej sprawie pismo do resortu sprawiedliwości.
Ale to niewystarczające, bo nadal system nie przyjmuje sprawozdań bez numeru KRS. Dobrze, żeby więc podpowiedział procedurę zmiany tego numeru.
Może nie chce tego robić, bo tak jak pani powiedziała, zmian z zatwierdzonym sprawozdaniu nie przewiduje ustawa o rachunkowości. Dopóki jednak Ministerstwo Sprawiedliwości nie naprawi błędu w systemie, spółki muszą sobie poradzić w inny sposób. Jak według pani taka zmiana numeru mogłaby zostać przeprowadzona?
Przede wszystkim trzeba udokumentować, że sprawozdanie nie zostało przyjęte do KRS z powodu wpisanego numeru NIP. Dobrze więc spisać notatkę z zamieszczonym zrzutem ekranu, który to potwierdzi, oraz raportem niezgodności ze strony KRS. Następnie należy niezwłocznie skorygować błąd techniczny, czyli de facto stworzyć plik ponownie i go podpisać. Powstaje jednak pytanie, jaka data ma się pojawić na sprawozdaniu. Moim zdaniem taka, jaka była pierwotnie, bo dane się nie zmieniły, a jedynie strona techniczna. Potem trzeba napisać oświadczenie wyjaśniające, co zostało zmienione w e-sprawozdaniu i przedłożyć je organowi zatwierdzającemu i biegłemu rewidentowi, który przeprowadzał audyt. Wówczas można przekazać do KRS skorygowane technicznie sprawozdanie wraz z pozostałymi dokumentami. Wydaje mi się, że błędy techniczne plików sprawozdań finansowych można by było skorygować w podobny sposób.
Może to nie będzie idealne rozwiązanie, bo data podpisu przez zarząd będzie późniejsza niż data zatwierdzenia tych dokumentów, ale chyba lepsze niż w ogóle niezłożenie sprawozdania do rejestru.
Wróćmy jeszcze do momentu przed przyjęciem sprawozdania. Członkowie organu zatwierdzającego muszą się z tymi dokumentami zapoznać. Jak wygląda sprawa narzędzi do odczytu raportów w pliku XML?
Ministerstwo Finansów nie udostępniło jeszcze narzędzia, nad którym, jak wielokrotnie zapewniało, pracuje. Można na razie skorzystać w tym celu z przygotowanej przez resort aplikacji e-Sprawozdania Finansowe. Jest to jednak rozwiązanie bardzo ułomne. Przede wszystkim nie da się w niej przeczytać raportów instytucji finansowych i sprawozdań skonsolidowanych. Ponadto (a może przede wszystkim) oprogramowanie to wszystkim pozwala na edycję takiego sprawozdania, czyli użytkownik, który chce je tylko przeczytać, może dokument niechcący zmienić. Oczywiście firma będzie miała u siebie oryginalną podpisaną wersję, ale użytkownik zapamięta dane, które zobaczył. Dodatkowo oprogramowanie to jest nieintuicyjne i niewygodne w obsłudze. Niestety, żeby wygenerować np. samodzielnie plik PDF, trzeba przejść przez wszystkie ekrany i na końcu dopiero można znaleźć właściwy przycisk „generuj pdf”.
Na rynku dostępne są też narzędzia komercyjne, zarówno płatne, jak i bezpłatne. Jednak MF nie autoryzuje ich. Przedsiębiorstwa niestety czasami idą nieco na skróty i przygotowują jeszcze organom zatwierdzającym sprawozdanie w Wordzie i Excelu (takie jak w poprzednich latach). Niestety sprawozdanie to jest rozbieżne z XML zarówno w formie, jak i w treści, co może prowadzić do podjęcia decyzji na podstawie dokumentu, który zdecydowanie sprawozdaniem nie jest.
Czy jeszcze o czymś warto pamiętać w kontekście zatwierdzenia i złożenia sprawozdania do KRS?
Oczywiście uchwały składane do KRS są uchwałami podpisanymi papierowo i do KRS składa się po prostu ich skan. Ale też członek zarządu musi autoryzować skan (np. podpisem kwalifikowanym czy też ePUAP), żeby repozytorium uznało, że ten dokument jest prawdziwy. Idealnie byłoby, gdyby jeden z członków zarządu (najlepiej ten, który będzie składał do KRS sprawozdanie) miał niezależnie od posiadanego podpisu kwalifikowanego również ePUAP. Podczas składania sprawozdania do KRS może on w przypadku jakichś błędów z podpisami pod uchwałami autoryzować całość wpisu. Wykonać można to jednak wyłącznie przy użyciu podpisu ePUAP.