Jestem główną księgową w spółce akcyjnej. Prezes zarządu spółki nabywa paliwo służące do napędu samochodu osobowego (środka trwałego spółki), a okazjonalnie inne towary (np. artykuły biurowe). Użytkowany przez prezesa samochód osobowy jest środkiem trwałym spółki. Ponieważ jest on wykorzystywany także do celów osobistych prezesa zarządu, tylko 50 proc. VAT od wydatków związanych z jego eksploatacją podlega odliczeniu, a kosztem uzyskania przychodów jest tylko 75 proc. poniesionych wydatków. Niestety prezes nie zawsze dostarcza faktury za zakupy poczynione na spółkę, np. tankuje samochód na stacji paliw i nie bierze faktury, bo się spieszy. Za dokonane zakupy prezes płaci kartą firmową. Ostatni taki zakup miał miejsce 29 kwietnia 2019 r. Prezes kupił paliwo za 246 zł, w tym VAT 46 zł, oraz artykuły biurowe za 12,30 zł, w tym VAT 2,30 zł. Zakupy te udokumentowane są wyłącznie paragonami fiskalnymi. Za nabyte towary prezes zarządu zapłacił kartą, ale na udokumentowanie zakupu ma tylko paragon fiskalny, nie wziął faktury na spółkę. Paragon nie zawiera numeru NIP spółki. Czy od zakupu paliwa udokumentowanego paragonem spółka może odliczyć 50 proc. VAT, a pozostałą część tego wydatku zaliczyć w 75 proc. do kosztów uzyskania przychodów? Z kolei czy od zakupionych materiałów biurowych spółka może odliczyć VAT, a kwotę netto zaliczyć do kosztów podatkowych? Zaliczki CIT i VAT spółka opłaca za okresy miesięczne. Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy.
Znacząca różnica
Inaczej przedstawiałaby się sytuacja, gdyby paragony fiskalne zawierały numer NIP nabywcy, tj. spółki. W takiej sytuacji, z uwagi, że wartość brutto obu tych paragonów nie przekracza 450 zł, to stanowiłyby one faktury uproszczone. Oznaczałoby to, iż spółka może odliczyć zawarty w nich VAT (w przypadku paliwa tylko 50 proc., tj. 23 zł); a wydatki poniesione na ich nabycie stanowiłyby koszt uzyskania przychodów (w przypadku paliwa tylko 75 proc., tj. 167,25 zł). Przypadek ten nie został jednak ujęty w schemacie rozliczenia.
Paragon fiskalny zawiera m.in. numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) ‒ na żądanie nabywcy (zob. par. 8 ust. 1 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Należy przy tym zauważyć, że funkcjonujące w obrocie najstarsze typy kas fiskalnych nie mają takiej funkcji.
Paragon fiskalny może być uznany za fakturę uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, o ile zawiera numer NIP nabywcy, a kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł. Stosownie do art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro ‒ danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT dotyczących nabywcy i danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11‒14 ustawy o VAT, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
W przypadku gdy paragon został uznany za fakturę uproszczoną, nie wystawia się już zwykłej faktury (zob. art. 106h ustawy o VAT).

vat

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50 proc. kwoty podatku m.in. wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika (zob. art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Przez pojazdy samochodowe rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (zob. art. 2 pkt 34 ustawy o VAT). Zalicza się do nich m.in. samochody osobowe. Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy o VAT, zalicza się wydatki dotyczące m.in. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (zob. art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że firmowy samochód jest wykorzystywany także do celów osobistych prezesa zarządu, a zatem tylko 50 proc. VAT od wydatków związanych z jego eksploatacją podlega odliczeniu (jak rozumiem, stanowi podatek naliczony i podlega odliczeniu). Pomijam zatem przypadki, kiedy to 100 proc. podatku od wydatków związanych z używaniem pojazdu samochodowego stanowi podatek naliczony.
Dokumentem generującym podatek naliczony w przypadku zakupu towarów na terenie kraju (nieobjętych mechanizmem odwróconego obciążenia) jest faktura. Z tym, że w przypadku wydatków związanych z uznaniem pojazdów samochodowych co do zasady tylko połowa VAT wynikającego z faktury stanowi podatek naliczony – jak ma to miejsce w przypadku wydatków dotyczących przedmiotowego samochodu. Oznacza to, że jeżeli podatnik, mimo obowiązku, nie ma faktury na udokumentowanie zakupu towarów (tj. paliwa i materiałów biurowych), a tylko paragon fiskalny, to nie posiada dokumentu, z którego wynika podatek naliczony. Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku naliczonego od zakupu towarów udokumentowanego tylko paragonem fiskalnym. W konsekwencji należy uznać, że VAT od zakupionego paliwa w całości, tj. w kwocie 46 zł (a nie tylko w połowie), oraz nabytych materiałów biurowych w wysokości 2,30 zł w ogóle nie podlega odliczeniu. Podsumowując, spółka nie odliczy w ogóle VAT od tych zakupów w łącznej wysokości 48,30 zł.

cit

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2018 r.). Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku został pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów ze źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów ze źródła;
  • został właściwie udokumentowany;
  • nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25 proc. poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej ‒ jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Poniesione wydatki obejmują także VAT, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony VAT, w tej części, w której zgodnie z tymi przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT (zob. więcej: art. 16 ust. 1 pkt 51, ust. 5a, ust. 5f–5h ustawy o CIT). Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że samochód osobowy służy także do celów osobistych prezesa zarządu, więc kosztem uzyskania przychodów jest tylko 75 proc. poniesionych wydatków związanych z eksploatacyjnego.
Dla analizowanej sprawy kluczowy jest jednak fakt, iż zakup paliwa na potrzeby tego samochodu udokumentowany jest wyłącznie paragonem fiskalnym (paragon nie zawiera przy tym NIP spółki). A właśnie jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego prawidłowe udokumentowanie. Dokumentem potwierdzającym nabycie towarów od podatnika VAT może być faktura, nie może być natomiast paragon fiskalny. Obowiązkiem podatnika nabywającego towary jest w tym przypadku uzyskanie faktury. Skoro spółka, mimo takiego obowiązku, nie posiada faktury dokumentującej zakup paliwa na stacji paliw, to w ogóle nie może tego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie zmienia tego okoliczność, że zapłata za nabyte paliwo została dokonana firmową kartą płatniczą. Z tego względu wydatki poniesione na nabycie paliwa (udokumentowane przedmiotowym paragonem fiskalnym) w kwocie brutto 246 zł nie mogą być kosztem uzyskania przychodów. Z tych samych powodów spółka nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup materiałów biurowych w kwocie brutto 12,30 zł, także dokumentowanych wyłącznie paragonem fiskalnym. Oba te wydatki spółka powinna zaliczyć do tych niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W księgach rachunkowych wydatki te powinny zatem zostać także ujęte jako NKUP.
Podsumowując, wydatki poniesione 29 kwietnia 2019 r. na nabycie paliwa i materiałów biurowych przez prezesa zarządu udokumentowane paragonami fiskalnymi, w łącznej wysokości 258,30 zł brutto, nie mogą stanowić dla spółki kosztu uzyskania przychodów.
Schemat rozliczenia zakupu towarów udokumentowanych paragonem fiskalnym*
CIT
Przychody: nie wystąpią (brak informacji w stanie faktycznym)
Koszty uzyskania przychodu: brak możliwości zaliczenia wydatków w łącznej wysokości 258,30 zł do kosztów uzyskania przychodów
VAT
Podatek należny: nie wystąpi (brak informacji w stanie faktycznym)
Podatek naliczony: brak możliwości odliczenia VAT w łącznej wysokości 48,30 zł
Powyższe oznacza, że wymienionych wydatków nie ujmujemy w rozliczeniach CIT i VAT.
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
Podstawa prawna:
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363).