Spółka refunduje pracownikowi na podstawie zaświadczenia lekarza medycyny pracy koszt zwrotu zakupu okularów korekcyjnych do wysokości 400 zł. Zwrot dokonywany jest po złożeniu przez pracownika wniosku i po przedstawieniu zaświadczenia lekarza medycyny pracy oraz faktury wystawionej przez zakład optyczny na danego pracownika do wysokości limitu 400 zł. Zwrot powinien być dokonany w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o refundację. Jeżeli pracownik zapłaci za okulary mniej, to otrzyma zwrot w wysokości faktycznie poniesionych wydatków. Natomiast jeżeli zapłaci więcej, to zostanie mu zrefundowana jedynie kwota 400 zł. Zwrot dokonywany jest na rachunek bankowy pracownika. 20 maja 2019 r. spółka dokonała refundacji za okulary korekcyjne jednemu z pracowników. Pracownik spełnił wszystkie warunki do uzyskania refundacji. Nabył okulary 16 maja 2019 r. Zakup okularów korekcyjnych został udokumentowany fakturą wystawioną 16 maja 2019 r. przez zakład optyczny na tego pracownika w wysokości brutto 680 zł. Na rachunek bankowy spółka przelała 20 maja 2019 r. refundację w wysokości 400 zł. Jak spółka powinna rozliczyć tę refundację na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)? Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy. Zaliczki na CIT i VAT spółka opłaca za okresy miesięczne.

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy

Stosownie do art. 2376 par. 1 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Na podstawie par. 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Monitor ekranowy to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu (zob. par. 2 pkt 1 rozporządzenia). Pracownik to każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (zob. par. 2 pkt 4 rozporządzenia). Na gruncie powszechnie obowiązującego prawa pracy pracodawca jest zatem zobowiązany zapewnić pracownikom (użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W przypadku spółki obowiązek ten jest realizowany poprzez refundacje uprawionym pracownikom kosztu zakupu okularów korekcyjnych do kwoty 400 zł na podstawie przedstawionej przez danego pracownika faktury wystawionej na niego przez zakład optyczny. W analizowanym przypadku należy zatem przyjąć, że na spółce ciążył obowiązek zrefundowania do kwoty 400 zł kosztu zakupów okularów korekcyjnych wskazanemu pracownikowi.

VAT

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Należy jednak zauważyć, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej nabycie okularów korekcyjnych finansowanych w całości lub w części przez pracodawcę przysługuje tylko w stosunku do faktury, na której jako nabywca wykazany będzie pracodawca. Pracodawca powinien faktycznie nabyć te okulary. Pracodawcy nie przysługuje natomiast prawo do odliczenia VAT od zakupu okularów przez pracownika. To pracownik nabywa okulary i to pracownik jest ich właścicielem (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 lutego 2014 r., nr IPPP3/443-1068/13-4/MKw).

W analizowanym przypadku okulary korygujące nabywa uprawniony pracownik i faktura wystawiana jest na pracownika. Zatem pracodawcy nie przysługuje w ogóle prawo do odliczenia, w jakiejkolwiek części, podatku naliczonego od nabytych przez uprawnionego pracownika okularów korekcyjnych.

Dokonanie przez pracodawcę (spółkę) refundacji wydatków poniesionych przez uprawnionych pracowników na zakup okularów korekcyjnych nie stanowi żadnej z czynności opodatkowanych VAT (zob. art. 5, art. 7, art. 8 ustawy o VAT). W konsekwencji czynność ta nie podlega VAT i nie generuje podatku należnego.

Podsumowując, refundacja zakupu okularów korekcyjnych dokonana 20 maja 2019 r. uprawnionemu pracownikowi jest neutralna na gruncie VAT, zarówno po stronie podatku naliczonego, jak i należnego.

CIT – koszty uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT). Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów ze źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów ze źródła,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami podatkowymi mogą być również koszty pracownicze, czyli wydatki ponoszone na rzecz pracowników. Organy podatkowe przyjmują, że wydatki ponoszone przez pracodawcę w celu zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze należą do grupy wydatków ponoszonych w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy, zatem będą kosztem uzyskania przychodów pracodawcy. Jednak to lekarz specjalista, w wyniku badań okresowych, ma wydać odpowiednie zaświadczenie, z którego jednoznacznie musi wynikać, że pracownik powinien korzystać przy pracy z monitorem ekranowym z okularów korekcyjnych (w ściśle określonych wypadkach). Pracodawca ma zaś nie tyle prawo, ile obowiązek zrekompensować pracownikowi koszt zakupu szkieł do okularów korekcyjnych, w sytuacji gdy pracownik otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy o potrzebie zaopatrzenia pracownika w takie okulary. Wskazane wydatki nie podlegają żadnym wyraźnym ograniczeniom kwotowym (interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2012 r., ILPB3/423-533/11-3/EK). W analizowanym przypadku spółka dokonuje refundacji na zakup przez uprawnionego pracownika okularów korekcyjnych, po złożeniu przez pracownika wniosku i po przedstawieniu przez pracownika zaświadczenia lekarza medycyny pracy oraz faktury wystawionej przez zakład optyczny na danego pracownika, do wysokości limitu 400 zł. Przedmiotową refundację spółka ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów. Zatem w przedstawionym stanie faktycznym dokonana 20 maja 2019 r. refundacja kosztu zakupu okularów wskazanemu pracownikowi w kwocie 400 zł stanowi dla spółki (pracodawcy) koszt uzyskania przychodów.

Uwaga: Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT (tj. m.in. ze stosunku pracy), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy (z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4ga ustawy o CIT) stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT (zob. art. 15 ust. 4g ustawy o CIT). Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz w art. 18 ustawy o PIT, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g ustawy o CIT (zob. art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami spółki zwrot (refundacja) kosztów nabycia okularów korekcyjnych przez uprawnionego pracownika powinien być dokonany w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o refundację. W analizowanej sprawie pracownik złożył stosowny wniosek 16 maja 2019 r., a zwrot został przekazany (przelewem na rachunek bankowy) 20 maja 2019 r. Zatem spółka ma prawo zaliczyć przedmiotowy zwrot w wysokości 400 zł w koszty podatkowe w maju 2019 r.

PIT (obowiązki płatnika)

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania zawartą w art. 9 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów zwolnionych z PIT oraz dochodów, od których zaniechano poboru podatku. Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). Ustawa o PIT dokonuje specyfikacji źródeł przychodów, zaliczając do nich m.in. przychody ze stosunku pracy (zob. art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Za przychody ze stosunku pracy uważa się zatem wszystkie przysporzenia mające swe źródło w stosunku pracy, w tym świadczenia nieodpłatne. Za pracownika uważa się zaś osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (zob. art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Organy podatkowe przyjmują, że kwota refundacji dokonana pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi (użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy) na zakup okularów korygujących wzrok, w sytuacji gdy lekarz zalecił potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy. Wartość tego przychodu objęta jest jednak zwolnieniem na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. W konsekwencji na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika z zakresie poboru zaliczki na podatek PIT od wartości tego świadczenia (interpretacja ogólna ministra finansów z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95; interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 16 lipca 2015 r., nr IPTPB1/4511-292/15-4/MH; interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 28 września 2016 r., nr ITPB2/4511-553/16-1/MU; interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 października 2015 r., nr ILPB1/4511-1-1040/15-2/TW).

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Między innymi osoby prawne (zakłady pracy) są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów m.in. przychody ze stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy (zob. art. 31 ustawy o PIT).

W analizowanym przypadku od wypłaconej 20 maja 2019 r. wskazanemu w stanie faktycznym pracownikowi refundacji na zakup okularów korekcyjnych w kwocie 400 zł spółka nie powinna pobierać zaliczki na PIT. Spółka nie wykazuje wartości tego świadczenia w przekazywanej pracownikowi informacji PIT-11.

Schemat rozliczenia refundacji za okulary korekcyjne uprawnionemu pracownikowi*

1. Jaki podatek:

CIT

Przychody: nie wystąpią (brak informacji w przedstawionym stanie faktycznym)

Koszty uzyskania przychodu: 400 zł

Zaliczka na CIT: nie wystąpi (brak informacji w przedstawionym stanie faktycznym)

VAT

Podatek należny: nie wystąpi

Podatek naliczony: nie wystąpi

PIT (obowiązki płatnika) – nie wystąpią

2. W jakiej deklaracji wykazać podatek:

CIT

Nie ma obowiązku składania deklaracji zaliczkowej, spółka powinna jednak uwzględnić przychody z tej usługi (tj. 400 zł) przy obliczeniu zaliczki na CIT za maj 2019 r., a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić je w CIT-8.

3. Termin złożenia deklaracji:

CIT-8: do 31 marca 2020 r.

* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.

Podstawa prawna

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973 ze zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865).