Księgowe, które zrobiły wysyłkę dokumentów do US lub KRS bez akceptacji organu, zrobią to ponownie – po prostu później. System przyjął dokument, ale zapewne nadejdzie informacja, że jest on niekompletny
Ostatni weekend marca był gorący dla wielu księgowych ze względu na obowiązek sporządzenia sprawozdania w nowej postaci. Samo podpisywanie sprawozdań też przysporzyło niemało problemów, bo były kłopoty ze względu na przeciążenie cyfrowej platformy ePUAP. Do tego pod wpływem informacji w niektórych mediach księgowym pomyliły się daty i 31 marca potraktowali jak termin na wysłanie sprawozdania. Choć do tego dnia trzeba było jedynie sporządzić sprawozdanie w formie elektronicznej i podpisać je e-podpisami, to niektórzy księgowi pospieszyli się, wysyłając je od razu ‒ w zależności od rodzaju jednostki ‒ do Krajowego Rejestru Sądowego lub urzędu skarbowego. Ale, co ważne, zrobili to bez zatwierdzenia organu. I teraz zastanawiają się, co dalej.
To tylko pomyłka
Na szczęście za ten pośpiech i nadgorliwość obejdzie się bez konsekwencji. Najpewniej z US przyjdzie teraz informacja zwrotna o braku formalnym ze względu na brak uchwały zatwierdzającej sprawozdanie – i tyle. W przypadku KRS zaś ‒ nawet jeśli system przyjął niekompletny dokument i wysłał e-maila z potwierdzeniem ‒ to nie oznacza, że sprawozdanie zostało wpisane skutecznie. I z KRS przyjdzie wezwanie do uzupełnienia. Pytanie tylko, kiedy to nastąpi i co ma zrobić zarząd wcześniej: zatwierdzać sprawozdanie już wysłane? Chyba nie będzie miał wyjścia, w końcu zgodnie z ustawą o rachunkowości rozliczenie wyniku finansowego możliwe jest dopiero po zatwierdzeniu tego dokumentu. Zarząd musi więc – niezależnie od nadgorliwości księgowej ‒ swoje zadanie wypełnić. W przeciwnym razie wynik finansowy nie zostanie rozliczony.
WAŻNE W przypadku dokumentów elektronicznych najlepiej trzymać je w oddzielnych folderach, gdzie jest plik XML i plik XADES. W przypadku plików podpisywanych e-PUAP podpis nadpisuje się w pliku XML, dlatego tu drugi plik się nie pojawia.
Gdy konieczna zmiana
Miejmy jednak nadzieję, że większość podmiotów innych niż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą [ramka] czeka na zatwierdzenie sprawozdania i dopiero potem będą przekazywać je odpowiednio do KRS lub US. Tylko że zanim zostanie ono zatwierdzone, niektóre jednostki muszą poddać je badaniu przez biegłego rewidenta i czasem nawet zmienić. Zmiana już sporządzonego sprawozdania finansowego może być spowodowana samodzielnym przez jednostkę ujawnieniem bardzo istotnej informacji, faktu, który powoduje, iż należy dokonać korekty już przygotowanych danych. Wtedy należy po dokonaniu odpowiednich zmian w księgach 2018 r. jeszcze raz sporządzić sprawozdanie i przeprowadzić procedurę podpisywania sprawozdania finansowego. Ponownie powinni je podpisać cały zarząd i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Będzie oczywiście data podpisu późniejsza niż 31 marca uwidoczniona na pierwszej wersji e-sprawozdania. Ale ponieważ jednostka posiada też tę pierwszą, to będzie mieć dowód, że kierownik jednostki wywiązał się z obowiązku wynikającego z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
U niektórych warto wcześniej
Pośpiech w wysyłaniu sprawozdań nie jest jednak złym doradcą dla podatników PIT będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Oni muszą wysłać sprawozdanie do końca kwietnia, ale ponieważ mogą zrobić to bez zatwierdzenia właściciela, to z wysyłką nie powinni czekać do ostatniego dnia i bogatsi o doświadczenie, że system się zawiesza, mogą zrobić to po prostu wcześniej. Ich sprawozdania mogą, ale nie muszą, być wysłane jednocześnie z zeznaniem PIT. Nawet jeśli właściciel firmy chce zeznanie podatkowe wysłać później (czasem dlatego, że musi uiścić podatek), to nie stoi to na przeszkodzie, żeby sprawozdanie wysłać już teraz. Może on przecież postanowić w sposób formalny o jego zatwierdzeniu później – do końca czerwca 2019 r. Ważne jest, aby to postanowienie jednak było, bo zgodnie z art. 54 ust. 4 ustawy o rachunkowości podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek niezobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający.
W praktyce jednak w tych jednostkach, które poddają sprawozdanie badaniu przez biegłego rewidenta, to audytor po przeprowadzonych procedurach badania ewentualnie wskazuje, że należy dokonać korekty. Wtedy też oczywiście ponownie sporządzamy sprawozdanie w formacie XML i podpisujemy je elektronicznie. [przykład]
przykład
To nie jest problem
Prezes zarządu na 31 marca nie miał podpisu kwalifikowanego – podpisał sprawozdanie za pomocą profilu e-PUAP. W kwietniu ma już podpis kwalifikowany. Sprawozdanie finansowe na skutek uwag audytora zostało zmienione i sporządzone na nowo. Prezes może podpisać je albo profilem, albo, co jest wygodniejsze (i łatwiejsze), podpisem kwalifikowanym. ©℗
Uwaga! Powyższe uwagi dotyczą także sprawozdań już wysłanych. Je też trzeba będzie zmienić, sporządzić ponownie w e-postaci, podpisać i dopiero po zatwierdzeniu skierować do US lub KRS.
Jak przed zatwierdzeniem udostępnić zainteresowanym
Przypomnijmy: sprawozdanie finansowe przed zatwierdzeniem musi być udostępnione członkom organu zatwierdzającego, a w przypadku niektórych jednostek jeszcze członkom rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Nie można jednak oczekiwać, że osoby te będą chciały zgłębiać tajniki informatyczne struktury sprawozdania. Zatem najwygodniej albo wydrukować zawartość pliku XML przełożoną na format elektroniczny notatnika (jest wtedy w PDF i każdy program, w którym następował zapis w formacie PDF, daje możliwość takiego zapisu), albo też przygotować kopię sprawozdania w takim formacie, do jakiego przyzwyczajeni są członkowie rady nadzorczej czy właściciele, i dodać do tego oświadczenie, że jest ona merytorycznie tożsama z wersją XML. Można też wydrukować wynik weryfikacji podpisów elektronicznych, aby potwierdzić, że sprawozdanie zostało podpisane zgodnie z zasadami. W przypadku podpisów kwalifikowanych są one w oddzielnym pliku XADES, który jest obok pliku XML, i nie wszyscy pamiętają, że plik ten staje się integralną częścią sprawozdania.
Kolejna tura może mieć łatwiej
Doświadczenia jednostek przygotowujących sprawozdanie finansowe za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2018 r. są niezwykle cenne dla podmiotów, których rok obrotowy 2018 kończy się już w 2019 r., np. 31 stycznia 2019 r. Wiedząc, z jakimi wyzwaniami technicznymi borykały się inne podmioty (pisaliśmy o tym też w poprzednich numerach), warto, aby wcześniej przetestowały przygotowanie e-sprawozdania i uczyły się na błędach czy kłopotach poprzedników. Przypomnijmy więc te najczęstsze:
- Niektóre problemy związane ze sporządzeniem czy podpisaniem sprawozdania rozwiązywały się, jeśli zmieniliśmy przeglądarkę internetową. Warto też, aby informatyk sprawdził, czy na komputerze jest aktualne środowisko JAVA (bezpłatne, ale współpracujące tylko z nowszymi wersjami Windows), to z jego wsparcia korzystają bowiem aplikacje udostępniane przez Ministerstwo Finansów.
- Struktura XML nie obejmowała dodatkowych not i objaśnień. Te należało dołączyć do e-sprawozdania jako oddzielny plik (format np.PDF, DOC, XLS). I przekazując dane członkom organów zatwierdzających oraz oczywiście potem do KRS, nie wolno zapomnieć, że dodatkowe noty są integralną częścią sprawozdania finansowego.
- Wielu księgowych przygotowujących sprawozdanie finansowe na ostatnią chwilę było zaskoczonych tym, że oddzielną notę stanowi informacja o różnicach między wynikiem finansowym brutto a podstawą opodatkowania. Niespodzianką dla wielu było to, że w programach odrębnie sugerowano pokazanie różnic dotyczących dochodów z zysków kapitałowych i odrębnie z pozostałe działalności. Taki podział wynika z faktu, że od 2018 r. w podatku dochodowym są to oddzielne źródła opodatkowania. Z racji, że taki podział nie dotyczył 2017 r., nie trzeba było wypełniać danych porównawczych. Proponowany w wielu programach podział na tytuły różnic przejściowych i trwałych nie jest obligatoryjny i jednostki mogły dostosować go do swojej sytuacji.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).