Właściciel przedsiębiorstwa ma zamiar wprowadzić do firmy swój prywatny samochód osobowy z przeznaczeniem do wykorzystywania go na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Auto zostało zakupione kilka lat temu od osoby prywatnej, ale obecny właściciel twierdzi, że zawarta wówczas umowa kupna-sprzedaży zaginęła i nie posiada innych dokumentów, które potwierdzałyby transakcję. W jaki sposób wprowadzić samochód do firmy i ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych?
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą może wprowadzić do ewidencji środków trwałych prywatny samochód osobowy, który jest jego własnością. Następuje to na podstawie jego oświadczenia, które jest podstawą do sporządzenia dowodu „OT – przyjęcie środka trwałego”. Oświadczenie to powinno zawierać elementy właściwe dla dowodu księgowego, które zostały wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Środek transportu przekazany do firmy przez jej właściciela po spełnieniu warunków określonych przez art. 3 ust. 1 pkt 15 u.r. może zostać uznany za środek trwały. Aby samochód właściciela, będący rzeczowym aktywem trwałym został zakwalifikowany jako środek trwały, musi:
  • być kompletny, zdatny do użytku,
  • spełniać warunek przewidywanego okresu ekonomicznej użyteczności dłuższego niż rok,
  • być przeznaczony na potrzeby jednostki.
Podobne warunki uznania za środek trwały zawiera definicja środka trwałego określona dla celów podatku dochodowego. W odróżnieniu od prawa bilansowego prawo podatkowe wymaga dodatkowo, aby środek trwały stanowił własność lub współwłasność podatnika. Jak wynika bowiem z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT samochód nabyty przez właściciela (podatnika) i wprowadzony następnie do firmy jako środek trwały, musi:
  • stanowić jego własność lub współwłasność,
  • być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
  • spełniać warunek przewidywanego okresu używania dłuższego niż rok,
  • być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Po łącznym spełnieniu wymienionych warunków i przyjęciu środka trwałego do używania firma rozpoczyna jego amortyzację.
Na etapie wprowadzania samochodu właściciela do firmowej ewidencji środków trwałych problematyczne może okazać się określenie wartości początkowej, według której środek trwały należy wprowadzić do tej ewidencji. Dla celów bilansowych wartością początkową auta jest co zasady jego cena nabycia (art. 28 ust. 2 u.r.), którą można ustalić np. na podstawie posiadanej przez właściciela faktury lub umowy kupna-sprzedaży. Jeżeli właściciel nie posiada tego typu dokumentów, wobec czego nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu, czyli według aktualnej ceny rynkowej.
Na podobny sposób wyceny wprowadzanego do firmy środka trwałego wskazuje art. 22g ustawy o PIT. Dla celów podatku dochodowego wartością początkową środka trwałego jest co do zasady w przypadku odpłatnego nabycia cena jego nabycia, którą ustala się w sposób określony przez art. 22g ust. 3 ustawy o PIT. Jeżeli jednak nie można ustalić ceny nabycia środka trwałego nabytego przez podatnika przed dniem wprowadzenia do ewidencji środków trwałych, to na podstawie art. 22g ust. 8 ustawy o PIT jego wartość początkową przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia. Oznacza to, że dla celów podatku dochodowego za wartość początkową pojazdu wprowadzanego do ewidencji środków trwałych należy co do zasady przyjąć cenę jego nabycia, gdy nabycie to zostało udokumentowane fakturą lub umową kupna-sprzedaży (nawet, jeśli zakup auta do prywatnego majątku nastąpił dawno temu). Jeżeli zatem osoba fizyczna nabyła ten samochód na cele prywatne na podstawie faktury, to ceną nabycia, którą należy wykazać w ewidencji środków trwałych jest wartość brutto nabycia (VAT nie podlegał odliczeniu).
Potwierdzenie stanowiska, w myśl którego za wartość początkową samochodu wprowadzanego do firmy należy przyjąć cenę nabycia nawet wtedy, gdy nabycie miało miejsce kilka lat wcześniej, można odnaleźć w interpretacji indywidualnej dyrektora IS w Warszawie z 20 lipca 2015 r., nr IPPB1/4511-568/15-2/KS1. Pismo dotyczy podatnika, który w 2010 r. nabył do swojego prywatnego majątku samochód osobowy. Zakup został wówczas udokumentowany fakturą. Podatnik po rozpoczęciu działalności gospodarczej w maju 2015 r. zamierzał wprowadzić samochód do firmy jako środek trwały. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał, że: „(...) ww. samochód osobowy nabyty został za określoną na fakturze cenę. W przedmiotowej sprawie nie mamy więc do czynienia z sytuacją, w której ustalenie ceny nabycia środka trwałego nie jest możliwe, gdyż cena zakupu powyższego środka trwałego jest wartością znaną. (...)
Mając na względzie powyższe, stwierdzić należy, że wartość początkową zakupionego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej samochodu osobowego, zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 22g ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, stanowi jego cena nabycia, wynikająca z faktury z 2010 r. potwierdzającej zakup przez Wnioskodawcę samochodu osobowego w kwocie brutto, tj. obejmującej podatek VAT”.
Dopiero jeśli właściciel nie może ustalić ceny nabycia auta, ponieważ nie posiada dokumentów potwierdzających jego nabycia do celów prywatnych (nie musi ich posiadać) – co ma miejsce w sytuacji opisanej w pytaniu – to wówczas wartość początkową samochodu należy ustalić na podstawie samodzielnej wyceny podatnika, która uwzględnia cenę rynkową tego samego rodzaju środka trwałego z grudnia roku poprzedzającego rok, w którym wprowadzono go do ewidencji. Do wyceny tej zasadne jest dołączenie w formie pisemnej danych, które uzasadniały przyjęcie podanej wartości.
przykład
Innowacyjna linia produkcyjna
W październiku br. właściciel firmy podjął decyzję o wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego nabytego do majątku prywatnego. Właściciel zakupił auto kilka lat wcześniej, ale obecnie nie dysponuje żadnym dokumentem potwierdzającym warunki tego nabycia.
  • Za wartość początkową środka trwałego przyjęto jego wartość rynkową, określoną na podstawie art. 22g ust. 8 updof, która wynosiła 38 000 zł.
  • Samochód osobowy wprowadzono do ewidencji środków trwałych na podstawie dowodu „OT – przyjęcie środka trwałego”, który sporządzono w oparciu o oświadczenie złożone przez właściciela o następującej treści:
Toruń, 10 października 2018 r.
Dane właściciela:
Tomasz Kołodziejski
99-999 Toruń, ul. Jesienna 1
Oświadczenie
w sprawie wprowadzenia prywatnego samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych firmy prowadzonej pod nazwą „Dobra Firma Tomasz Kołodziejski” (NIP: 9999999999)
Oświadczam, że w dniu dzisiejszym przekazałem na potrzeby wynikające z prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej samochód osobowy marki Audi o następujących parametrach:
  • numer rejestracyjny: AA 12345,
  • rok produkcji: 2009
  • pojemność silnika: 3000 cm³,
  • przebieg pojazdu: 198 600 km.
Ww. samochód osobowy jest moją własnością.
Wartość początkowa samochodu, ustalona na podstawie art. 22g ust. 8 updof, tj. według cen rynkowych z grudnia 2017 r., wynosi 38 000 zł.
Tomasz Kołodziejski
................................................
(podpis właściciela/podatnika)
Załączniki:
1. Wydruk z ofert sprzedaży samochodu osobowego marki Audi z grudnia 2017 r. (3 egz.).
W księgach rachunkowych jednostki, pod datą wprowadzenia samochodu osobowego do ewidencji środków trwałych, dokonano następującego zapisu:
1. OT – przyjęcie samochodu osobowego do używania
  • Wn konto 010 „Środki trwałe” 38 000 zł
  • Ma konto 800 „Kapitał właściciela” 38 000 zł
Ewidencja księgowa może również zostać odniesiona w trakcie roku obrotowego na rozrachunki z właścicielem. Wówczas zapisy w księgach rachunkowych przebiegają następująco:
1. OT – przyjęcie samochodu osobowego do używania
  • Wn konto 010 „Środki trwałe” 38 000 zł
  • Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem – rzeczowe składniki majątku trwałego) 38 000 zł
W takim przypadku należy jednak pamiętać, że najpóźniej na koniec roku wartość tego samochodu powinna zostać przeksięgowana na konto 800 „Kapitał właściciela”, co wynika z tego, że jest to rozrachunek o charakterze trwałym. W księgach rachunkowych jednostki może to wówczas zostać ujęte zapisem:
1. PK – zwiększenie kapitału właściciela o wartość wniesionego rzeczowego składnika majątku trwałego
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem – rzeczowe składniki majątku trwałego) 38 000 zł
Ma konto 800 „Kapitał właściciela” 38 000 zł