Taki obowiązek mają też osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. W obu przypadkach jest to konieczne, tylko jeśli ewidencja jest prowadzona w formie ksiąg rachunkowych.
Przedsiębiorcy skupiają się na prawidłowym przygotowaniu rocznego zeznania podatkowego PIT 36 lub PIT 36L. Tymczasem wielu z nich musi pamiętać też o złożeniu razem z nim sprawozdania finansowego.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych składają roczne sprawozdanie finansowe do właściwego urzędu skarbowego w terminie złożenia zeznania, czyli do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Tak wynika z brzmienia art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym roku muszą to zrobić dokładnie do 30 kwietnia, gdyż wypada on w dzień roboczy (poniedziałek) i nie ma żadnego przesunięcia. Co ważne, obowiązek ten należy wypełnić bez względu na to, czy sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone, czy nie.
Kto musi
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówią ogólnie – podatnicy. Chodzi tu jednak nie tylko o osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe w swojej działalności, ale też wspólników spółek cywilnych, jawnych partnerskich i komandytowych, jeśli w spółkach tych jest prowadzona ewidencja w formie ksiąg rachunkowych. Podatnicy ci muszą złożyć w urzędzie skarbowym wszystkie elementy sprawozdania finansowego, które ich obowiązują. Oznacza to, że jeśli nie mogli lub nie podjęli decyzji o stosowaniu uproszczeń, to składają wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje i objaśnienia, a gdy podlegało ono obowiązkowemu badaniu – również zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Jeśli podatnicy zdecydowali o sporządzaniu sprawozdania finansowego według załącznika nr 5 jako małe jednostki, to składają wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Ci podatnicy, którzy korzystają z uproszczeń dla jednostek mikro, składają wprowadzenie do sprawozdania, bilans, rachunek zysków i strat przygotowane według załącznika nr 4.
Należy pamiętać, że nieprzekazanie organowi podatkowemu sprawozdania finansowego jest traktowane jako wykroczenie skarbowe i podlega karze grzywny. Wynika to z art. 80b kodeksu karnego skarbowego. Grzywna za wykroczenie skarbowe określana jest kwotowo. Może być ona wymierzona w granicach od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2018 r. może więc ona wynieść od 210 zł do 42 000 zł.
Zmiana po 1 października
Zaznaczyć należy, że sprawozdania finansowe za 2017 r. są składane według dotychczasowych zasad. Dopiero od 1 października 2018 r. na mocy zmienionego art. 45 ust. 5 ustawy o PIT podatnicy będą przekazywać sprawozdanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nowo dodanym art. 8a po 1 października szef Krajowej Administracji Skarbowej będzie udostępniał te sprawozdania naczelnikom urzędów skarbowych, naczelnikom urzędów celno-skarbowych, dyrektorom izb administracji skarbowej oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.
Urząd Skarbowy zwróci uwagę na błędy
Należy zadbać o to, aby sprawozdanie finansowe było sporządzone prawidłowo. Trzeba zwrócić uwagę, czy jest sporządzone zgodnie z obowiązującym załącznikiem do ustawy o rachunkowości. Nierzadko zdarza się bowiem, iż jednostka informuje np., że jest to sprawozdanie sporządzone według załącznika nr 4, a umieszczone są w nim wszystkie pozycje oznaczone rzymskimi cyframi. Często też w sprawozdaniach znajdują się informacje o ujemnych wartościach w kapitałach własnych, tj. należne wpłaty na kapitał podstawowy czy udziały, akcje własne, gdy tymczasem te pozycje (nawet jeśli nie mają przypisanej żadnej kwoty) muszą być od 2016 r. pokazywane jako element aktywów (grupa C i D aktywów).
Formalnymi niedociągnięciami są braki w podpisach i datach. Pod każdym elementem sprawozdania powinien złożyć podpis właściciel, a w przypadku spółki – wszyscy wspólnicy, także ci, którzy nie są upoważnieni do reprezentowania spółki. W spółkach partnerskich, w których powołany jest zarząd, to on podpisuje sprawozdanie. Pod sprawozdaniem powinien się znaleźć też podpis osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku małych firm jest to najczęściej kierownik lub właściciel biura rachunkowego, z którego usług taka mała jednostka korzysta.
Często popełnianym błędem w małych firmach jest brak wyceny na dzień bilansowy pozycji wyrażonych w walutach obcych. To prawda, że prawo podatkowe generalnie nie honoruje naliczonych różnic kursowych (są oczywiście wyjątki), ale wycena bilansowa jest obowiązkowa.
Jeśli w małej firmie jest dokonywana taka wycena, to jej skutki są odwracane tzw. stornem na 1 stycznia następnego roku. I w związku z tym zdarza się, że potem w rachunku zysków i strat za kolejny rok są prezentowane ujemne koszty (powinny być przychody) albo ujemne przychody. [przykład]
Trudno zauważalnym, ale często popełnianym błędem jest niezastosowanie właściwego kursu. Programy księgowe są ustawiane pod kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski na dzień roboczy poprzedzający operację gospodarczą – taki kurs jest stosowany przecież do wyceny faktur i sprzedażowych, i zakupowych oraz transakcji na rachunkach walutowych. Tymczasem do wyceny bilansowej należy wykorzystać kurs ogłoszony przez NBP na dzień bilansowy, czyli ogłoszony w tym dniu bilansowym.
Dość często spotykanym błędem jest też prezentacja kredytów udzielonych w rachunkach bankowych jako pomniejszenia środków pieniężnych. Nie może być aktywów ujemnych, a taki efekt uzyskuje się, kompensując stan środków na rachunku bankowym z saldem kredytu. Pozycje te powinny być pokazane oddzielnie po przeciwnych stronach bilansu.
Przy sporządzaniu bilansu osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą problemem jest zawsze prawidłowe ustalenie kapitału podstawowego, ponieważ nie ma on wartości stałej, z góry określonej. Powinien on odzwierciedlać środki finansowe, które przedsiębiorca przeznaczył na działalność gospodarczą w toku jej trwania. Tymczasem często wylicza się go jako różnicę między aktywami, zobowiązaniami i wynikiem z rachunku zysków i strat. Nie identyfikuje się (a powinno) kwot, które firma w imieniu przedsiębiorcy zapłaciła na jego ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zapłaty prywatnych zobowiązań przedsiębiorcy, pobranych i nierozliczonych przez niego zaliczek. Nie identyfikuje się jednym słowem tego, co odzwierciedla prywatną sferę życia przedsiębiorcy, a zostało ujęte w księgach rachunkowych działalności gospodarczej.
Innymi nieprawidłowościami spotykanymi w małych firmach, które jednak nie tak łatwo zidentyfikować, są:
- braki odpisów aktualizacyjnych na należności,
- brak naliczonych odsetek i nieujmowanie tych, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (np. odsetek od zobowiązań budżetowych),
- amortyzacja tylko zgodnie z przepisami podatkowymi, w tym maksymalne wykorzystywanie ulg podatkowych, np. pomocy de minimis, podczas gdy środki trwałe służyć będą przez kilka lat,
- nieujmowanie przychodów, które nie są przychodami podatkowymi,
- ujmowanie tylko kosztów uzyskania przychodów,
- przyporządkowywanie transakcji do okresów, w których powstaje obowiązek podatkowy np. w VAT, a nie wtedy, gdy transakcje te mają miejsce.
Ogłoszenie w MSiG
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nie figurują w Krajowym Rejestrze Sądowym, więc nie składają rocznych sprawozdań finansowych do KRS. Jeśli jednak roczne sprawozdanie takich jednostek nieobjętych wpisem do KRS podlegało obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, to mają one obowiązek przekazania tego sprawozdania wraz z wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dokonuje się tego 15 dni po ich zatwierdzeniu i kosztuje 500 zł.
Sprawozdania finansowe są składane w Punkcie Przyjmowania Ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez osobę, której został przydzielony unikalny adres internetowy (konto użytkownika) powiązany z niepowtarzalną nazwą i hasłem oraz ważnym kwalifikowanym certyfikatem użytkownika (zarejestrowany użytkownik). Do wniosku załącza się do papierowej wersji sprawozdań finansowych ich odpowiedniki w formie elektronicznej, tj. w postaci edytowalnego pliku w jednym z dozwolonych formatów: rtf, doc, docx.
KRS
Wspólnicy spółek osobowych muszą pamiętać też o KRS. W rejestrze przedsiębiorców wpisywane są bowiem wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych (art. 40 pkt 2–5a ustawy o KRS). Nowy art. 19e ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym stanowi, że złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez ministra sprawiedliwości. Zgodnie zaś z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym wymienione w nim dokumenty finansowe. Do 30 września 2018 r. dopuszczone zostało dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopiidokumentów finansowych (chodzi tu o dokumenty wymienione w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g, 3 i 4 ustawy o rachunkowości).
System teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości będzie przyjmował elektroniczne kopie dokumentów finansowych sporządzonych i podpisanych (źródłowo) w postaci papierowej (skany). Elektroniczne kopie dokumentów sprawozdawczych (skany) należy dodać jako załączniki do zgłoszenia, o którym mowa w nowym art. 19e ust. 1 ustawy o KRS, albo do wniosku, o którym mowa w nowym art. 19e ust. 7 ustawy o KRS. Kopie dokumentów wymagają opatrzenia kwalifikowanym e-podpisem albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, która może złożyć swój podpis.
Składanie dokumentów finansowych w nowym trybie od 15 marca 2018 r. (tj. w trybie zgłoszenia zgodnie z art. 19e ust. 1 ustawy o KRS) jest bezpłatne. Wpisy nie podlegają opłacie za ogłoszenie w MSiG (nowy art. 20 ust. 1i ustawy o KRS). Nie ma tu zastosowania także opłata sądowa z art. 63 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 300).
Ministerstwo Sprawiedliwości wskazało, że proces przyjmowania dokumentów sprawozdawczych oparty na systemie teleinformatycznym jest w pełni zautomatyzowany – nie angażuje sądu rejestrowego i orzeczników. W przypadku niemożności skorzystania z drogi zgłoszenia (np. brak PESEL), o którym mowa w art. 19e ust. 1 i 8 ustawy o KRS, dokumenty sprawozdawcze będzie można złożyć wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w drodze wniosku, który na zasadach ogólnych zostanie rozpoznany przez sąd rejestrowy (orzecznika). W tym przypadku przepis art. 63 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych będzie miał nadal zastosowanie. W razie składania dokumentów sprawozdawczych w drodze wniosku, o którym mowa w art. 19e ust. 7 ustawy o KRS, nadal będzie pobierana opłata za przyjęcie dokumentów sprawozdawczych (40 zł) oraz opłata za ogłoszenie wpisu w MSiG (100 zł).
PRZYKŁAD
Różnice kursowe
Na koniec 2016 r. w działalności gospodarczej Anny Anickiej naliczono ujemne różnice kursowe 14 200 zł, które odwrócono na 1 stycznia 2017 r., zapisem:
● Wn Koszty finansowe (14 200 zł),
● Ma Rozrachunki z dostawcami (14 200 zł).
W trakcie 2017 r. nie wystąpiły różnice kursowe zrealizowane i księgowa też nie dokonała wyceny walutowej. W rachunku zysków i strat za 2017 r. zaprezentowano:
K. Koszty finansowe (14 200)
I. Odsetki, w tym:
– dla jednostek powiązanych
II. Strata z tytułu rozchodu aktywów finansowych, w tym:
– w jednostkach powiązanych
III. Aktualizacja wartości aktywów finansowych
IV. Inne (14 200)
Prawidłowo ta kwota powinna być przychodem finansowym (w pozycji Inne) i oczywiście powinna być dokonana wycena pozycji walutowych.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395).
Ustawa z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2226 ze zm.).
Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 700 ze zm.).
