rozwiń ›

Odpowiedzi na te pytania kryją się w przepisach, a także w piśmie, które Ministerstwo Finansów wystosowało do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Czy zwolniony z VAT wystawia faktury?

Przypomnijmy, że są dwa rodzaje zwolnień z VAT:

  • zwolnienie przedmiotowe (ze względu na rodzaj wykonywanych czynności), przysługujące głównie na podstawie art. 43 ustawy o VAT, i
  • zwolnienie podmiotowe, gdy roczna sprzedaż nie przekracza u podatnika 240 tys. zł (ani w poprzednim roku, ani w bieżącym).

W odpowiedzi na pytanie SKwP resort finansów przypomniał, że co do zasady podatnik zwolniony z VAT (czy to przedmiotowo, czy podmiotowo) nie musi wystawiać faktur, chyba że zażąda tego nabywca. Kupujący może zgłosić takie żądanie w ciągu trzech miesięcy – wynika z art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Kiedy nie musi wystawiać faktur?

„A contrario, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy o VAT, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji” – napisało ministerstwo.

Są jeszcze inne wyjątki, gdy podatnik zwolniony z VAT nie musi wystawić faktury na żądanie nabywcy. Są one wskazane w art. 106b ust. 3 ustawy. Chodzi m.in. o podatników wykonujących czynności, o których mowa w:

  • art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (np. usługi ochrony osób, ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, najmu, dzierżawy, leasingu),
  • art. 106a pkt 3 i 4 ustawy o VAT (czyli procedury szczególne, np. sprzedaż na odległość towarów importowanych rozliczana w procedurze VAT IOSS).

Wyjątki te oznaczają, że nawet jeżeli nabywca w ciągu trzech miesięcy zażąda wystawienia faktury, to sprzedający nie musi spełnić tego żądania. Potwierdziło to ministerstwo w piśmie do SKwP: „Regulacje te oznaczają, że w sytuacji wystosowania przez nabywcę żądania, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury”.

Nawet nie rachunek

Co więcej, z pisma Ministerstwa Finansów wynika, że w takiej sytuacji podatnik zwolniony z VAT nie powinien wystawić rachunku. „Rachunek wystawiany jest bowiem, co do zasady, do czynności nieobjętych VAT” – podkreśliło ministerstwo. Przypomniało, że rachunki mogą być wystawione:

  • gdy jest potrzeba udokumentowania czynności niepodlegających VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy o VAT (np. zbycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części),
  • gdy czynności są wykonywane przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika (np. organy władzy publicznej w zakresie wykonywanych zadań własnych),
  • przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

Natomiast podatnik zwolniony z VAT wykonuje czynności objęte podatkiem (działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT), tyle że z niego zwolnione na podstawie przepisów szczególnych.

Kiedy zwolniony z VAT wystawi fakturę?

Podsumowując, podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę, gdy:

  • nabywca zgłosi takie żądanie w ciągu trzech miesięcy, a podatnik nie wykonuje czynności, które są wyjęte spod obowiązku spełnienia tego żądania,
  • z własnej woli dokumentuje wykonywaną czynność zwolnioną z VAT.

Jeżeli podatnik zwolniony z VAT wystawi fakturę, to obowiązują go już reguły dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, w tym harmonogram wdrażania tego systemu u przedsiębiorców. Resort finansów wyjaśnił to następująco: „skoro ustawa o VAT określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. będzie zasadniczo podlegał wystawieniu przy użyciu KSeF”.

MF dodało, że dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. będzie można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej, w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF – dodał resort. Chodzi o rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1742).

Od kiedy wystawi ją w KSeF?

Przypomnijmy, że faktury ustrukturyzowane muszą wystawiać od:

  • 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
  • 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy, jeżeli wystawią w miesiącu faktury na łączną kwotę (brutto) powyżej 10 tys. zł,
  • 1 stycznia 2027 r. podatnicy, którzy wystawiają faktury na łączną kwotę (brutto) w miesiącu mniejszą lub równą 10 tys. zł.

Do limitu 10 tys. zł wlicza się wartość faktur (papierowych i elektronicznych), które co do zasady powinny być wystawione w KSeF. Nie wlicza się wartości sprzedaży:

  • na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej),
  • udokumentowanej paragonami fiskalnymi,
  • udokumentowanej tzw. fakturami fiskalnymi (wystawionymi za pomocą kas rejestrujących).

Zwolnienie podmiotowe z VAT a KSeF

Zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje przy sprzedaży nieprzekraczającej 240 tys. zł. To średnio 20 tys. zł miesięcznie, czyli więcej niż limit 10 tys. zł zwalniający z KSeF do końca 2026 r.

Wniosek: jeżeli podatnik zwolniony z VAT wystawi w miesiącu faktury na łączną kwotę (brutto) przekraczającą 10 tys. zł, to począwszy od tej, którą przekroczy ów limit, musi zacząć stosować KSeF. Nie będzie musiał tego robić, jeżeli sprzedaż dokumentuje w większości paragonami fiskalnymi, tzw. fakturami fiskalnymi (wystawionymi za pomocą kas rejestrujących), fakturami dla konsumentów.

Co z NIP?

„Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podatników zwolnionych wpływa na konieczność posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej przez podatnika na wystawionych fakturach (zgodnie z wymaganiami technicznymi KSeF)” – wyjaśniło MF.

To oznacza – jak podsumował resort – że gdy podatnik wykonujący czynności wyłącznie zwolnione z VAT (i podatnik zwolniony z VAT podmiotowo) będzie wystawiał fakturę w KSeF, będzie musiał podać swój NIP. Kto dziś jeszcze nie ma tego numeru, a będzie musiał wystawiać faktury w KSeF, powinien złożyć do urzędu skarbowego NIP-7. ©℗