rozwiń ›

Dzień po tym, jak ruszył Krajowy System e-Faktur, nastąpiła awaria. Nie można było zalogować się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego. Powodem była awaria tej usługi, o czym poinformowało Ministerstwo Cyfryzacji. Bez problemu natomiast mogli logować się do KSeF ci, którzy korzystają z podpisu kwalifikowanego.

Sygnały o awarii pojawiły się w poniedziałek przed południem – w czasie, gdy w Ministerstwie Finansów trwał właśnie briefing prasowy, podczas którego przedstawiciele resortu chwalili, że KSeF ruszył zgodnie z planem.

Ministerstwo Cyfryzacji: mamy awarię

Resort cyfryzacji potwierdził na portalu X, że jest awaria: „Duże zainteresowanie KSeF 2.0 spowalnia działanie Profilu Zaufanego. W związku z bardzo dużym zainteresowaniem logowaniem do systemu KSeF 2.0, który został uruchomiony przez Ministerstwo Finansów 1 lutego, mogą występować czasowe utrudnienia w logowaniu do Profilu Zaufanego. Osoby korzystające z usług administracji publicznej w celach niezwiązanych z KSeF mogą, jeśli to możliwe, skorzystać z alternatywnych metod identyfikacji”.

KSeF i awaria. Kto miał problem

Na problem napotkali wszyscy przedsiębiorcy, którzy za pomocą Profilu Zaufanego chcieli skorzystać z KSeF, np. by odebrać fakturę wystawioną za pomocą tego systemu, nadać już uprawnienia swojemu księgowemu. Kłopot miały również osoby chcące skorzystać z innych urzędowych systemów i baz, np. z Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK).

Pierwsza próba logowania do uruchomionego 1 lutego 2026 r. KSeF kończyła się komunikatem o nieoczekiwanym błędzie. Po kolejnej użytkownik chcący wykorzystać Profil Zaufany otrzymywał informację o przekroczeniu limitu zapytań.

Faktury są wystawiane w KSeF

W trakcie poniedziałkowego briefingu w resorcie finansów Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej i sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, poinformowali, że w poniedziałek na godz. 10.00 w centralnym systemie wystawionych zostało już 700 tys. faktur oraz odnotowano 1,9 mln uwierzytelnień podatników.

Niektóre firmy trzymają się starego sposobu fakturowania

Spółka Toyota Leasing Polska wysłała klientom biznesowym maila, w którym nie informuje wprost, jakie faktury będzie im teraz wystawiać, ale tłumaczy, że „zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT dopuszczalne jest wystawianie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Faktura prawidłowo wystawiona – pod względem materialnym i formalnym – poza Krajowym Systemem e-Faktur spełnia definicję faktury VAT i tym samym stanowi podstawę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku”.

Jednocześnie spółka przypomina klientom, że jakiej by faktury nie dostali, muszą uregulować ratę leasingową, bo tak wynika z przepisów prawa oraz z zawartej umowy.

Jaka podstawa prawna?

Część firm wykorzystuje to, że do kwietnia faktury muszą wystawiać przy użyciu KSeF tylko podatnicy, których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostali będą mieli taki obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a i to pod warunkiem, że przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł, odnoszący się do łącznej wartości sprzedaży (z VAT) udokumentowanej fakturami (wystawionymi elektronicznie lub w postaci papierowej). Kto będzie fakturował na nie więcej niż 10 tys. zł łącznie, będzie musiał stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Poza tym, do końca 2026 r. można jeszcze wystawiać poza Krajowym Systemem e-Faktur:

  • faktury przy zastosowaniu drukarek fiskalnych, tzw. faktury fiskalne (tą drogą poszedł Orlen),
  • paragony fiskalne uznane za faktury, czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł.

Nie mówiąc już o fakturach dla konsumentów – na razie w ogóle nie ma w planach, żeby musiały one być wystawiane za pomocą KSeF.

Faktury fiskalne poza KSeF

Jak już informowaliśmy na łamach DGP, przedsiębiorcy wciąż będą dostawać na stacjach paliw Orlenu faktury fiskalne, a więc wystawione poza KSeF. Przynajmniej do 1 kwietnia 2026 r. – wyjaśnia spółka, zapewniając, że takie dokumenty dają podstawę do rozliczeń podatkowych.

Nie dotyczy to sprzedaży flotowej, bo ta będzie już dokumentowana fakturami ustrukturyzowanymi z załącznikiem. Załącznik będzie elementem faktury dostępnej w KSeF i będzie on zawierał listę transakcji dokumentowanych fakturą z uproszczonym zakresem danych – wyjaśnia Orlen.

Księgowym nie będzie łatwo

To oznacza – jak komentuje Jacek Kozik, biegły rewident – że w obiegu będą faktury KSeF, ich wizualizacje, paragony z NIP, faktury poza KSeF, czyli papierowe lub zwykłe elektroniczne, wysyłane najczęściej e-mailem w formacie pdf.

Na ten sam aspekt zwracają uwagę inni księgowi. – Księgowa będzie miała naprawdę duży problem, bo będzie dostawać dokumenty z kilku źródeł równocześnie. Jedne będą już zwizualizowane (a więc faktury ustrukturyzowane), inne jeszcze będą zwykłe, bo wystawione poza KSeF. I nie mam tu na myśli tylko tego, że jesteśmy jeszcze przed 1 kwietnia br. Część dostawców nie będzie chciała wystawiać faktur w KSeF, powołując się na to, że do 1 stycznia 2027 r. nie grożą im za to sankcje – mówił w wywiadzie dla DGP Piotr Steczyszyn z MDDP Outsourcing (zob. „Księgowi o starcie KSeF: stoimy naprawdę przed dużymi wyzwaniami”, DGP nr 21/2026).

Jacek Kozik przypomina, że dochodzą jeszcze nowe znaczniki w JPK_VAT. – Jeśli ktoś myślał, że cokolwiek się tu uprości lub zautomatyzuje, to jest w dużym błędzie – ocenia ekspert.

Bez poważnych incydentów

Podczas poniedziałkowego briefingu prasowego w MF Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów, zapewnił, że KSeF, mimo wzmożonego zainteresowania użytkowników, działa prawidłowo i na razie wykorzystuje kilka procent jego docelowych możliwości. Sprawnie nadawane jest UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru faktury wystawionej w KSeF.

Jak zapewnił dyrektor Łożyński, wydajność KSeF nie powinna być problemem również w przyszłości. Poinformował również, że nie odnotowano dotąd poważnych incydentów związanych z bezpieczeństwem systemu, a inne, mniej poważne były na bieżąco powstrzymywane.

MF zachęca do korzystania z KSeF

Przedstawiciele MF zachęcali małe i średnie firmy, aby nie czekały na 1 kwietnia 2026 r., gdy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Zbigniew Stawicki, wiceszef KAS i podsekretarz stanu w MF, zapewnił, że w najbliższym czasie KAS zorganizuje praktyczne szkolenia dla poszczególnych branż, jak mają korzystać z KSeF. Przypomniał natomiast, że do końca 2026 r. nie będzie jeszcze sankcji w związku z KSeF.

Na pytanie dziennikarza o pierwsze problemy z logowaniem się do KSeF, które niektórzy użytkownicy napotkali już pierwszego dnia, a więc w niedzielę 1 lutego 2026 r., odparł, że niekoniecznie muszą być one winą samego systemu. ©℗