rozwiń ›

W umowach (aneksach do nich) uzależniają zapłatę za kupiony towar lub usługę od prawidłowego wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez dostawcę. Niektórzy wymuszają nawet przesyłanie wizualizacji takiej faktury, albo wręcz nakazują dostawcom zwrot równowartości kwoty VAT - to na wypadek, gdyby skarbówka zanegowała odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF.

Co więcej, z takimi wymogami spotykają się przedsiębiorcy, którzy zgodnie z obowiązującymi przepisami nie muszą jeszcze od 1 lutego 2026 r. wystawiać faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

Duży może więcej?

Wszystkie te sytuacje mają zdaniem ekspertów jeden wspólny mianownik – mimo okresu przejściowego, więksi przedsiębiorcy wykorzystują swoją silniejszą pozycję biznesową. Takie postępowanie jest niezgodne z przepisami.

- W praktyce jest to przerzucanie ryzyka organizacyjnego i technologicznego na słabszą stronę umowy. Prawo podatkowe nie daje podstaw do takiego przymusu, jest to raczej nadużycie pozycji kontraktowej – komentuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFaktu.

Nie wszyscy jeszcze muszą

Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane przy wykorzystaniu KSeF muszą wystawiać najwięksi przedsiębiorcy. Średnie i mniejsze firmy będą miały taki obowiązek od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze - mikrofirmy, u których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie – od 1 stycznia 2027 r.

Wtedy też wejdą w życie sankcje za niestosowanie się do nowych obowiązków. Wszyscy jednak powinni być gotowi do odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF już od 1 lutego br.

Etapowe wdrożenie obowiązkowego KSeF i przejściowy brak sankcji to celowe działanie ustawodawcy. Ministerstwo Finansów chciało, aby 2026 r. był rokiem oswajania się z nowym systemem zarówno przez przedsiębiorców, jak i przez samego fiskusa.

W uzasadnieniu nowelizacji z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1203), czyli tej, która wprowadziła obowiązkowy KSeF, napisano, że okres przejściowy ma pomóc podatnikom we wdrożeniu systemu i „w wypracowaniu właściwych praktyk wystawiania faktur w docelowym trybie”.

W 2026 r. będzie więc w obiegu kilka rodzajów faktur: nie tylko ustrukturyzowane, ale także papierowe i zwykłe elektroniczne, przesyłane mailem (np. w formacie PDF).

KSeF przyspieszany wymuszeniami

Okazuje się, że część firm postanowiła przyśpieszyć zmiany u swoich kontrahentów.

- Obserwujemy działania, które wykraczają poza racjonalne zabezpieczenie procesu wdrażania obowiązkowego KSeF. Prowadzą one do nieuzasadnionego przerzucania ryzyk na kontrahentów poprzez niekorzystne zapisy umowne – mówi Elżbieta Ślusarczyk, doradca podatkowy i starszy menedżer w Grant Thornton. Ekspertka podaje kilka przykładów takich zapisów. Pierwszy to wspomniany już umowny wymóg wystawiania od 1 lutego 2026 r. faktur ustrukturyzowanych, niezależnie od statusu dostawcy czy też jego gotowości do wystawiania faktur w KSeF.

- Nie ma jakichkolwiek podstaw prawnych, aby narzucać na dostawców towarów lub usługodawców obowiązki związane z KSeF przed datami wynikającymi z obowiązujących przepisów – komentuje Elżbieta Ślusarczyk.

Podkreśla, że mniejsze podmioty mają pełne prawo liczyć na czas niezbędny do przygotowania się na zmiany w fakturowaniu. - Zmuszanie ich do rezygnacji z okresu przejściowego oceniam w związku z tym wyłącznie negatywnie – mówi ekspertka Grant Thornton.

Zwraca też uwagę, że o ile z punktu widzenia nabywcy szybsze fakturowanie w KSeF może być rozwiązaniem korzystnym, to po stronie dostawcy może ono generować dodatkowe koszty.

Płatność tylko za fakturę ustrukturyzowaną

Kolejnym zaskakującym zapisem, forsowanym w umowach, jest uzależnienie płatności od przekazania faktury ustrukturyzowanej. Krytycznie ocenia to Piotr Juszczyk. - Jeśli dostawca nie ma jeszcze takiego obowiązku, to jest to wyłącznie wymóg kontraktowy związany z relacjami biznesowymi panującymi między stronami umowy. Można to uznać za nadużycie przewagi kontraktowej, ponieważ wiele takich przypadków ma miejsce w relacjach asymetrycznych (duży zamawiający – mały wykonawca) – zauważa ekspert.

Niezbędna wizualizacja faktury

W niektórych aneksach do umów proponuje się, aby termin płatności danej faktury biegł od dnia, w którym faktura wystawiona przez wykonawcę spełni łącznie następujące warunki:

  1. Przydzielony zostanie tej fakturze numer KSeF (a w przypadku awarii KSeF dostarczona zostanie faktura elektroniczna) oraz
  2. Wizualizacja faktury z nadanym numerem KSeF zostanie przesłana na adres e-mail.

Dlaczego taki zapis jest kontrowersyjny? W myśl art. 106na ust.1 ustawy o VAT „fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur”. W takim przypadku faktura wchodzi już do obiegu prawnego i nie ma konieczności jej drukowania, generowania pliku PDF, ani jej wysyłania e-mailem.

Przekazanie wizualizacji faktury - w sposób uzgodniony z drugą stroną – jest konieczne tylko w wyjątkowych przypadkach, np. gdy odbiorcą jest podmiot zagraniczny, konsument lub inny podmiot nieposiadający NIP.

- Wymaganie jej przesłania przez dostawcę i uzależnianie od tego płatności za towar lub usługę jest więc nieuzasadnione, niezgodne z zasadami współżycia społecznego i przepisami – zauważa Elżbieta Ślusarczyk. Tłumaczy, że jeśli dostawca, zgodnie z przepisami, nie musi wystawiać jeszcze faktur ustrukturyzowanych, to prawidłowo wystawiona faktura w formacie PDF lub papierowa nadal pozostanie podstawą dla płatności za zakup. - W pozostałych przypadkach faktura wystawiona w KSeF będzie dostępna dla odbiorcy i to z tego systemu odbiorca powinien móc ją pobrać – przypomina ekspertka Grant Thornton.

Wymuszają nawet samorządy

Kolejny przykład podała w portalach społecznościowych Aneta Lech, doradca podatkowy w kancelarii LexAntis. Chodzi o pisma wysyłane przez jedną z gmin, która uzależniła zapłatę za wykonanie zamówienia od dostarczenia faktury papierowej - niezależnie od tego, czy wykonawca wystawia faktury w KSeF, czy nie ma jeszcze takiego obowiązku.

W dyskusji, która wywiązała się pod tym wpisem, internauci podali inne przykłady. Niektóre firmy żądają wpisania do umowy klauzuli o zapłacie kary umownej za przesłanie wizualizacji faktury. – Jedyna akceptowalna dla niej forma to wystawienie faktury w KSeF i to według ich wytycznych, czyli z wypełnieniem szeregu pól fakultatywnych, których nie obsługuje jeszcze większość programów do fakturowania – relacjonuje internautka.

Kara za podważone odliczenie VAT

Najbardziej zaskakująca dla ekspertów jest wymuszana klauzula umowna o treści: „Jeżeli zamawiający dokona odliczenia VAT naliczonego z faktury i odliczenie to zostanie zakwestionowane przez właściwe organy skarbowe, wykonawca będzie miał obowiązek zwrotu kwoty odpowiadającej naliczonemu VAT (wraz z ewentualnymi odsetkami, dodatkowym zobowiązaniem podatkowym oraz innymi naliczonymi karami wynikającymi z dokonanego przez zamawiającego odliczenia VAT naliczonego na podstawie tej faktury), w terminie 3 dni, od dnia wezwania wykonawcy do takiego zwrotu”.

- Powodem wprowadzania takiej klauzuli jest zapewne obawa odbiorcy o prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF – domyśla się Elżbieta Ślusarczyk.

Przypomnijmy, że na łamach DGP opisaliśmy już wiele interpretacji indywidualnych, w których dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdzał prawo do odliczenia podatku naliczonego, mimo że faktura zostanie – wbrew obowiązkowi - wystawiona poza KSeF. Zgadzał się również na zaliczenie wydatku udokumentowanego taką fakturą do kosztów uzyskania przychodu. Potwierdzali to również przedstawiciele MF w wywiadzie udzielonym naszej redakcji „Firmy otrzymały wystarczająco dużo czasu na przygotowania do KSeF” (DGP nr 233/2025).

- Niezależnie więc od wejścia w życie obowiązkowego KSeF, obowiązują zasady ogólne, zgodnie z którymi prawo do odliczenia VAT naliczonego zależy od okoliczności leżących po stronie nabywcy, w tym od związku zakupu z działalnością opodatkowaną, należytego udokumentowania wydatku i należytej staranności – podkreśla Elżbieta Ślusarczyk. W jej przekonaniu klauzule zobowiązujące dostawcę do zwrotu VAT są nie tylko nieuzasadnione pod kątem przepisów podatkowych, lecz także niezgodne z zasadami życia społecznego.

Co zrobić w razie żądań?

Jak zatem powinien postąpić dostawca, który otrzyma podobne żądania od nabywcy? - Przede wszystkim nie powinien traktować ich jako obowiązku, który wynika z przepisów o KSeF – doradza Piotr Juszczyk.

Zachęca, aby dostawcy i usługodawcy, którzy znajdą się w takich sytuacjach, weryfikowali, czy dana klauzula nie wykracza poza aktualny stan prawny. Warto też negocjować z nabywcami, by ograniczyć swoją odpowiedzialność do sytuacji faktycznie zawinionych.

- Obowiązkowy KSeF zmienia sposób obiegu faktur, ale nie znosi zasad równowagi kontraktowej ani nie daje podstaw do obchodzenia przepisów przejściowych – podkreśla ekspert.

Podobnie uważa Elżbieta Ślusarczyk.- Podpisanie umowy zawierającej np. klauzulę o konieczności zwrotu równowartości nieodliczonego VAT może mieć bardzo negatywne skutki dla dostawcy. Jednym z nich może być daleko idąca odpowiedzialność dostawcy – także za błędy popełnione przez nabywcę – podkreśla ekspertka.

Zwraca uwagę, że dostawca staje się w takiej sytuacji gwarantem prawidłowości rozliczeń podatkowych kontrahenta, bez realnego na nie wpływu.

- Przepisy o obowiązkowym KSeF nie uzasadniają przerzucania na kontrahentów odpowiedzialności za jego wdrożenie, czy też wprowadzania mechanizmów, które służą jako narzędzie blokowania płatności – podsumowuje Elżbieta Ślusarczyk.