Chodziło o obowiązek partycypacji w kosztach wynikający z art. 341 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. 2025 poz. 440). Zgodnie z tym przepisem pracodawcy objęci działaniem międzyzakładowej organizacji związkowej ponoszą m.in. koszty związane z zatrudnieniem pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie tej organizacji – proporcjonalnie do liczby zrzeszonych członków.

Wynagrodzenie działacza związkowego

Sprawa dotyczyła spółki, której podstawowym przedmiotem działalności jest likwidacja kopalń oraz zabezpieczanie zakładów górniczych. W spółce działa międzyzakładowa organizacja związkowa, do której władz oddelegowano pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy na czas kadencji w jej zarządzie.

Zgodnie ze wspomnianym przepisem koszty zatrudnienia takiego pracownika obciążają pracodawców objętych działalnością organizacji. Spółka zawarła więc porozumienie z innym zakładem pracy, który zobowiązał się do współfinansowania tych kosztów na zasadach wyznaczonych w art. 341 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych.

Spółka chciała się dowiedzieć, czy obciążając druga firmę częścią kosztów, powinna wystawiać fakturę, czy wystarczy nota obciążeniowa. Uważała, że przekazywane kwoty są jedynie zwrotem kosztów i w związku pozostają poza zakresem ustawy o VAT.

Czy to usługa podlegająca VAT?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał jednak, że partycypacja współfinansującego zakładu pracy w kosztach wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi odpłatne świadczenie usług. W jego ocenie pomiędzy spółkami istnieje stosunek zobowiązaniowy, w ramach którego jedna z nich podejmuje konkretne działania polegające na zapewnieniu warunków funkcjonowania międzyzakładowej organizacji związkowej i ponosi związane z tym koszty, natomiast druga – jako beneficjent tych działań – partycypuje w ich finansowaniu.

Zdaniem organu podatkowego kwoty przekazywane przez współfinansującą spółkę nie są jedynie zwrotem kosztów, lecz stanowią wynagrodzenie za usługę polegającą na utrzymaniu międzyzakładowej organizacji związkowej. Usługa ta podlega opodatkowaniu VAT, a jej wykonanie powinno być dokumentowane fakturą – wskazał dyrektor KIS.

To tylko zwrot kosztów

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach (sygn. akt I SA/Gl 367/22) stanął po stronie spółki. W jego ocenie w tej sprawie nie dochodzi do świadczenia usługi opodatkowanej VAT.

Współfinansujący pracodawca nie nabywa żadnego świadczenia o charakterze majątkowym, a przekazywane kwoty stanowią wyłącznie zwrot części kosztów ponoszonych przez spółkę – stwierdził WSA.

Bez faktury VAT

Tak samo orzekł sąd kasacyjny. Uznał, że pracodawca nie wykonuje działalności gospodarczej, gdy obciąża inną firmę kosztami zatrudnienia pracownika działającego w zarządzie organizacji związkowej. W tym zakresie spółka nie występuje więc jako podatnik VAT. Dlatego – jak podkreślił NSA – nie ma potrzeby wystawiania faktury VAT. Wystarczająca jest nota obciążeniowa.

Wyrok NSA z 22 stycznia 2026 r., sygn. akt I FSK 511/23