Faktura wystawiona poza KSeF umożliwi szybsze odliczenie VAT

Potwierdzenie transakcji to za mało

Potwierdzenie transakcji ma być – jak tłumaczy resort – „odpowiedzią na potrzeby rynku”. Chodzi o to, by w sytuacji, gdy fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF, kupujący (np. pracownik w delegacji służbowej) mógł dostać jakiś dokument potwierdzający, że kupił towar lub usługę. Na str. 15 Podręcznika KSeF 2.0 czytamy: „Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF, sprzedawca może wydać nabywcy (bez względu na jego status) potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej)”.

Nawet jeżeli jest to „odpowiedź na potrzeby rynku”, to z pewnością otrzymanie potwierdzenia transakcji mija się z potrzebami nabywcy, bo jego celem jest odliczenie VAT naliczonego.

Poza KSeF też można odliczyć VAT

Co innego faktura (również uproszczona). Ona daje podstawę do odliczenia podatku naliczonego, ponieważ w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT podatkiem naliczonym jest kwota podatku wynikająca z faktury.

Wielokrotnie już do tej pory dyrektor KIS przyznawał, że nawet jeżeli sprzedawca wbrew obowiązkowi wystawi fakturę poza KSeF, to kupujący nie straci z tego powodu prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury. Dyrektor KIS musi tak odpowiadać ze względu na neutralność podatkową VAT wynikającą z unijnej dyrektywy i potwierdzoną licznymi wyrokami Trybunału Sprawiedliwości UE.

Dlatego w licznych już interpretacjach potwierdził: „będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez dostawców, w tym również wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur przy założeniu, że spełnione zostaną pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Ostatnio stwierdził tak w interpretacji z 19 stycznia 2026 r. (0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO), a wcześniej m.in. z 20 października 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.739. 2025.1.AMA), 17 października 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB), 13 października 2025 r. (0113-KDIPT1-3.4012.833. 2025.2.ALN), 12 sierpnia 2025 r. (0114-KDIP1-3.4012. 507.2025.1.JG).

Koszty również mimo braku KSeF

Tak samo dyrektor KIS odpowiada w sprawie kosztów uzyskania przychodów. To, że sprzedawca wbrew obowiązkowi wystawi fakturę poza KSeF, nie odbiera kupującemu prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdzają to interpretacje m.in. z 19 stycznia 2026 r. (0111-KDIB1-1. 4010.610.2025.2.SH) i 13 sty cznia 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.701.2025.1.PC).

Kiedy można odjąć VAT

Powstaje zatem pytanie: w którym momencie kupujący uzyskuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury, która została wystawiona poza KSeF, mimo że sprzedający był zobowiązany do wystawienia jej w formie ustrukturyzowanej? W dacie faktycznego otrzymania faktury – odpowiedział dyrektor KIS 13 stycznia 2026 r. (0114-KDIP1-3.4012. 804.2025.1.JG).

A w którym momencie nabywca uzyska to prawo, jeżeli faktura zostanie wystawiona prawidłowo, czyli w KSeF? Odpowiedź dyrektora KIS brzmi: w momencie, gdy takiej fakturze zostanie nadany numer KSeF.

To drugie może nastąpić później, co widać na przykładach podanych przez spółkę, która wystąpiła o interpretację. W jednym z nich założyła, że 1 maja 2026 r. otrzyma fakturę zakupową wystawioną poza KSeF, która 2 lipca 2026 r. zostanie przetworzona przez system i uzyska numer KSeF. W innym przykładzie spółka spytała o sytuację, w której faktura zakupowa zostanie wystawiona poza KSeF 1 maja 2026 r. i nigdy nie otrzyma numeru KSeF.

W którym momencie będzie można odliczyć VAT naliczony z takich faktur? – spytała. Dyrektor KIS odpowiedział, że zgodnie z obowiązującymi przepisami „datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”. W efekcie – jak podsumował – data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy”.

Jednocześnie dyrektor KIS zgodził się ze spółką, że inaczej będzie, gdy otrzyma ona fakturę ustrukturyzowaną. Taką fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, bo tak wynika z art. 106na ustawy o VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r. Ustęp 3 tego artykułu brzmi: „Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę”. W przykładach podanych przez spółkę jest to data późniejsza niż data wystawienia faktury poza KSeF (mimo obowiązku spoczywającego na sprzedawcy). ©℗

Wizualizacja faktury wystawionej w KSeF to też faktura

Podatnicy powinni pamiętać, że nawet w 2027 r., gdy KSeF będzie już obowiązkowy dla wszystkich, nadal będą obowiązywać te same co dziś zasady związane z wystawianiem faktur. Wizualizacja faktury wystawionej w KSeF to dalej faktura, ponieważ zawiera ona te same dane (tak jak ksero faktury dzisiaj). Faktura wystawiona poza KSeF (np. w trybie offline24), to dalej zwykła faktura, którą można udostępnić od razu każdemu, także podatnikowi krajowemu z NIP (a nie tylko w KSeF). Terminy wystawiania faktur w KSeF są takie same jak poza KSeF, prawo podatnika do odliczenia VAT ciągle – według ustawy o VAT – wiąże się z datą otrzymania faktury, a nie faktury ustrukturyzowanej, itd.

Dobrze byłoby, aby MF przejrzało wprowadzone przepisy i mocno je poprawiło. Na przykład, aby wprowadziło taką samą zasadę „otrzymania faktury” dla trybu offline24 i niedostępności KSeF, jaka obowiązuje w trybie awaryjnym – faktura jest otrzymana wtedy, kiedy jest faktycznie otrzymana, a jeśli wcześniej nadano jej numer KSeF, to jest otrzymana nawet wcześniej (wtedy, kiedy otrzymała numer KSeF).

Dlaczego (jakoby) nie można byłoby wydrukować wystawionej faktury (w KSeF, w trybie offline24 lub w trybie niedostępności KSeF) i przekazać jej od razu nabywcy jako „potwierdzenia transakcji”, czyli przecież faktury? Moim zdaniem można i Ministerstwo Finansów nie powinno zaklinać ani zakrzywiać rzeczywistości.

Nie da się ukryć, że KSeF jest w wielu aspektach mocno skomplikowany i to całkowicie niepotrzebnie, a co ważniejsze – w wielu aspektach jest niezgodny z innymi przepisami ustawy o VAT bądź dyrektywy VAT. Wiele rozwiązań wdrożonych do KSeF jest ewidentnie całkowicie niezgodnych z przepisami tej dyrektywy.

Należy liczyć się z tym, że faktury będą wystawiane poza KSeF

Interpretacje indywidualne dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej stanowią w mojej ocenie ważne rozstrzygnięcie u progu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Sytuacje opisane w tych interpretacjach, tj. wystawienie i dostarczenie faktury kontrahentowi poza KSeF, będą się prawdopodobnie zdarzać bardzo często. Wynika to z zauważalnych i zgłaszanych przez klientów problemów technicznych z systemem, które zapewne po 1 lutego i odpowiednio 1 kwietnia 2026 r. tylko się nasilą. Często więc podatnicy będą zmuszeni wystawiać i doręczać faktury poza KSeF, niekoniecznie prawidłowo robiąc to w trybie offline.

Poza tym duża część podatników po prostu wbrew obowiązkowi nie będzie używać KSeF. Widać to choćby po „wnioskach” o zwolnienie z jego używania, jakie ostatnio były masowo wysyłane przez podatników z powołaniem się na Konstytucję RP – o czym napisał Dziennik Gazeta Prawna.

Samo stanowisko dyrektora KIS nie budzi wątpliwości. Skoro w przepisach nie ma zakazu odliczenia w takim przypadku, to jeżeli z tą transakcją nie będą związane inne okoliczności wpływające na odliczenie, samo wystawienie i doręczenie faktury nie może powodować braku odliczenia. Na pewno jednak takie faktury znajdą się pod lupą fiskusa, dobrze więc będzie uzyskać własną interpretację indywidualną potwierdzającą prawo i moment odliczenia VAT z takiej faktury, dopóki MF nie wyda analogicznej interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych, co byłoby zasadne.