KSeF. Jak przedsiębiorcy są przygotowani do niego i jakie mają obawy?

KSeF. Harmonogram wdrożenia

Krajowy System e-Faktur będzie wdrażany etapowo. Za jego pomocą będą musieli wystawiać faktury:

- od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

- od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców (u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie) – oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Należy pamiętać, że wdrażanie etapami będzie dotyczyło wysyłania faktur za pomocą systemu, a nie ich odbierania. To oznacza, że wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać z KSeF ustrukturyzowane faktury, zanim jeszcze sami zaczną je wystawiać.

Ilu przedsiębiorców wie o KSeF i skąd?

Z badania* inFakt wynika, że o KSeF słyszało już 78 proc. przedsiębiorców, czyli dwa razy więcej niż w 2024 r. Skąd oni wiedzą o systemie? Najwięcej, bo 37 proc. respondentów przyznało, że od księgowych i biur rachunkowych, natomiast 25 proc., że z mediów.

Nadal jednak aż 25 proc. przedsiębiorców nie potrafi wskazać konkretnej daty obowiązkowego odbioru faktur w KSeF, a 29 proc. wskazało prawidłową datę.

Czy przedsiębiorcy są przygotowani do KSeF?

Badanie pokazuje, że z poziomem przygotowania firm do zmian w przepisach nie jest najlepiej. Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło już rozwiązania umożliwiające integrację z KSeF, a 32 proc. jest w trakcie tego procesu. Jednocześnie 18 proc. firm deklaruje, że w ogóle nie planuje wdrożenia systemu w najbliższym czasie.

- Pokazuje to skalę odraczania decyzji i niepewności związanej z nowym obowiązkiem. Dzieje się to, pomimo że KSeF w Polsce w wersji dobrowolnej znany jest od 2022 r., a od 2023 r. mówiło się o tym, że stanie się obowiązkowy. W 2024 r. obowiązek został przeniesiony na 2026 r., więc czasu było nadto. Mimo wszystko wdrożenie jest cały czas odkładane – podkreśla Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt.

Jakie obawy mają przedsiębiorcy w związku z KSeF?

Przedsiębiorcy obawiają się głównie kosztów i dodatkowych obciążeń administracyjnych. Aż 68 proc. z nich spodziewa się, że KSeF wygeneruje nowe wydatki, związane m.in. z dostosowaniem systemów informatycznych, zmianą procesów księgowych lub koniecznością zakupu dodatkowego oprogramowania. Natomiast 44 proc. respondentów uważa, że KSeF zwiększy poziom biurokracji w firmie, zamiast go ograniczyć.

- Ocena samego rozwiązania pozostaje niejednoznaczna. Przedsiębiorcy dostrzegają potencjalne korzyści, takie jak cyfrowy obieg dokumentów, brak konieczności archiwizacji papierowych faktur czy mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów. Jednocześnie dominują obawy związane z awariami systemu, możliwymi atakami hakerskimi, brakiem stabilności działania oraz zwiększoną kontrolą państwa nad obiegiem gospodarczym. W efekcie KSeF postrzegany jest dziś bardziej jako źródło ryzyka organizacyjnego niż realne narzędzie upraszczające prowadzenie działalności - Piotr Juszczyk. Dodaje, że z perspektywy przedsiębiorców problemem nie jest sam KSeF, lecz sposób jego wdrażania.

- Firmy wiedzą, że cyfryzacja jest nieunikniona, ale dziś widzą przede wszystkim koszty, ryzyko awarii i brak stabilności – mówi ekspert.

*Badanie zostało przeprowadzone w dniach od 5 do 18 listopada 2025 r. Wzięło w nim udział 1001 osób z mikro i małych firm.